Checklist para organizar una visita guiada de empresa

Una visita guiada de empresa necesita más preparación que una simple presentación. Hay que coordinar la ruta, las paradas, los grupos, la recepción y las normas de seguridad sin interrumpir la actividad diaria. Esta checklist reúne 56 tareas y 40 materiales para avanzar en el orden adecuado. Empieza por el programa y los riesgos, y termina con el montaje, las pruebas técnicas y las señales para los visitantes.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar la fecha y el programa
2 personas
Definir la ruta de la visita guiada
2 personas
Inventariar los riesgos de seguridad
2 personas
Reservar las paradas del recorrido
Redactar invitaciones
Enviar invitaciones
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Enviar la información de aparcamiento
Crear la lista de visitantes
Preparar tarjetas de nombre
2 personas
Asignar guías
Designar anfitrión y recepción
Realizar el pedido de catering
Comprobar la presentación y los vídeos
2 personas
Probar la técnica
2 personas
Imprimir instrucciones de seguridad
Comprobar los materiales
2 personas
Hacer la compra
2 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Limpiar espacios
2 personas
Montar mesas y sillas
3 personas
Montar el mostrador de recepción
2 personas
Preparar tarjetas con nombres
Colocar flechas y señales de ruta
2 personas
Montar los puntos de descanso
2 personas
Preparar el espacio de presentación
2 personas
Dejar listos los materiales de seguridad
2 personas
Preparar el catering y la vajilla
3 personas
Dar la briefing a los guías
3 personas

Evento

Atender la recepción
2 personas
Registrar a los visitantes
2 personas
Servir café y té
2 personas
Dar la presentación de bienvenida
2 personas
Dividir los grupos de visitantes
2 personas
Guiar visitas
4 personas
Explicar las instrucciones de seguridad
4 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Servir aperitivos
3 personas
Reponer el bufé
2 personas
Moderar la ronda de preguntas
2 personas
Guiar el cóctel de networking
3 personas
Recoger la vajilla
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Coordinar la despedida y la salida
2 personas

Seguimiento

Guardar los restos de forma segura
2 personas
Recoger mesas y sillas
3 personas
Lavar la vajilla
2 personas
Limpiar espacios
3 personas
Retirar los carteles de ruta
2 personas
Desmontar equipo técnico
2 personas
Retirar los residuos por separado
2 personas
Devolver los materiales
2 personas
Repartir el catering sobrante
Archivar los datos de los visitantes
Enviar mensaje de agradecimiento

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesas plegablescant. 8
Sillascant. 50
Mesas de buffetcant. 3
Percheroscant. 2

Vajilla

Tazas de cafécant. 50
Vasos para aguacant. 60
Copas de vinocant. 60
Platoscant. 60
Cubiertoscant. 60
Bandejas de servircant. 12
Pinzas de servircant. 8

Equipo

Proyector
Pantalla de proyección
Portátil
Micrófonos inalámbricoscant. 2
Altavocescant. 2
Cables alargadorescant. 4
Regletascant. 4
Neveras portátilescant. 4
Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2

Cocina

Termoscant. 6
Tablas de cortarcant. 3
Cuchillos de pancant. 3
Cuchillos de cocinacant. 2
Bandejas de servircant. 6
Jarras medidorascant. 2

Decoración

Tarjetas de nombrecant. 50
Manteles runnerscant. 8
Arreglos floralescant. 4
Señales de rutacant. 12
Pegatinas de flechascant. 24
Portanombrescant. 6

Seguridad

Gafas de seguridadcant. 50
Chalecos reflectantescant. 50
Protectores auditivoscant. 20
Credenciales para visitantescant. 50

Limpieza

Papeleracant. 6
Soportes para bolsas de basuracant. 6

Catering

Compras

Consejos

Cierra la fecha, el programa y la ruta antes de enviar las invitaciones. Reserva también las paradas del recorrido: una modificación tardía puede afectar a los guías, la seguridad y el tiempo disponible.
Haz una inspección de seguridad de toda la ruta al menos 7 días antes. Marca zonas restringidas, prepara las instrucciones impresas y decide cómo se dividirán los visitantes si el grupo supera la capacidad de una parada.
Cierra las inscripciones entre 3 y 5 días antes de la visita. Usa la lista final para preparar las tarjetas de nombre, asignar guías, recoger preferencias dietéticas y enviar la información de aparcamiento.
Prueba el proyector, la pantalla, el portátil, los micrófonos, los altavoces y los cables el día anterior. Comprueba también los vídeos y ten una alternativa preparada por si falla la conexión o el equipo.
Reserva las últimas 2 horas para limpiar, montar la recepción, colocar mesas y sillas, enfriar las bebidas y poner las flechas de la ruta. Deja las tarjetas de nombre y las instrucciones de seguridad en la recepción, no guardadas en cajas.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una visita guiada de empresa?: Empieza entre 3 y 4 semanas antes para fijar la fecha, el programa, la ruta y las paradas. Deja la confirmación de asistentes y las preferencias dietéticas para los últimos 3 a 5 días.
¿Cuándo hay que enviar las invitaciones para una visita de empresa?: Envíalas aproximadamente 3 semanas antes de la visita, cuando el programa y la ruta ya estén definidos. Cierra las inscripciones entre 3 y 5 días antes para preparar la lista de visitantes y las tarjetas de nombre.
¿Cuántos guías hacen falta para una visita guiada de empresa?: Asigna al menos 1 guía por cada grupo que recorra la ruta, además de una persona para la recepción y otra como anfitrión. Si el recorrido tiene varias paradas simultáneas, nombra un responsable para cada punto.
¿Cuándo se debe probar la técnica y preparar el catering?: Haz la prueba técnica el día anterior y comprueba de nuevo las conexiones al menos 2 horas antes de recibir al grupo. Confirma el pedido de catering cuando se cierre la lista de asistentes, normalmente entre 3 y 5 días antes.

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