Checklist voor een goed georganiseerde bedrijfsexcursie

Een bedrijfsexcursie vraagt meer voorbereiding dan alleen een locatie en een bus reserveren. Je moet aanmeldingen, dieetwensen, noodcontacten en reistijd op elkaar afstemmen, terwijl de deelnemers tijdig weten waar ze moeten verzamelen. Begin met de inschrijving en leg daarna vervoer, excursielocatie, rondleiding en restaurant vast. In de laatste week controleer je de deelnemerslijst, bevestig je de lunch en maak je alle materialen voor onderweg gereed.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Uitnodiging versturen
Aanmeldingen openen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Noodcontacten verzamelen
Deelnemerslijst opstellen
Bus reserveren
Excursielocatie reserveren
Rondleiding reserveren
Restaurant reserveren
Route en reistijd controleren
Programma opstellen
Verzamellocatie vastleggen
Vervoersinformatie versturen
Deelnemerslijst bijwerken
Lunchbestelling bevestigen
Dieetmaaltijden doorgeven
Programma naar locatie sturen
Naamkaartjes maken
2 personen
Deelnemersgegevens controleren
Programma afdrukken
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Lunchpakketten samenstellen
3 personen
Materialen klaarzetten
2 personen
Bus en reserveringen bevestigen
Weersverwachting controleren

Event

Verzamellocatie inrichten
2 personen
Aanwezigheid registreren
2 personen
Naamkaartjes uitdelen
2 personen
Deelnemers naar bus begeleiden
2 personen
Lunchpakketten uitdelen
2 personen
Programma toelichten
Aanwezigheid bij tussenstops tellen
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Excursiegroep ontvangen
2 personen
Rondleiding begeleiden
2 personen
Groepsfoto maken
Diner begeleiden
2 personen
Dieetmaaltijden controleren
Vertrektijd aankondigen
Aanwezigheid voor vertrek tellen
2 personen
Afval verzamelen
2 personen
Dranken bijvullen voor terugreis
2 personen
Aanwezigheid bij aankomst tellen
2 personen

Nazorg

Materialen uitladen
2 personen
Restanten gekoeld opbergen
2 personen
Servies afwassen
2 personen
Afval weggooien
2 personen
Materialen schoonmaken
2 personen
Geleende materialen retourneren
Gevonden voorwerpen registreren
Bedankmail versturen
Onkosten verzamelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Kantoorbenodigdheden

Naamkaartjesaantal 55
Badgehoudersaantal 55
Lanyardsaantal 55
Pennenaantal 20
Klembordenaantal 4
Geprinte programma'saantal 60
Deelnemerslijstenaantal 4
Enveloppenaantal 10

Catering

Koelboxenaantal 4
Koelelementenaantal 16
Thermoskannenaantal 4
Boodschappen

Servies

Herbruikbare bekersaantal 60
Herbruikbare bordenaantal 60
Herbruikbaar bestekaantal 60
Serveerschalenaantal 6
Serveerlepelsaantal 6

Apparatuur

Powerbanksaantal 4
Oplaadkabelsaantal 8
Zaklampenaantal 4

Veiligheid

EHBO-koffer
Reflecterende hesjesaantal 4
Handdesinfectieaantal 4

Schoonmaak

Microvezeldoekenaantal 8
Afwasbakkenaantal 2
Afvalgrijpersaantal 2

Opbergen

Opvouwbare kratjesaantal 6
Waterdichte documentmappenaantal 4

Tips

Open de aanmeldingen zodra bus, excursielocatie en programmaonderdelen voorlopig vaststaan. Vraag direct om dieetwensen en een noodcontact, zodat je niet vlak voor vertrek ontbrekende gegevens hoeft na te jagen.
Controleer de route op echte reistijd, tussenstops en de loopafstand vanaf de verzamelplek. Plan het vertrek niet alleen op basis van de theoretische busrit; een groep deelnemers instappen kost extra minuten.
Werk de deelnemerslijst meerdere keren bij: na het sluiten van de inschrijving, na de laatste wijzigingen en op de ochtend van vertrek. Gebruik die versie ook voor de lunchbestelling, naamkaartjes en aanwezigheidscontrole.
Stuur vervoersinformatie en programma uiterlijk enkele dagen vooraf. Vermeld de verzamellocatie, vertrektijd, contactpersoon, verwachte terugkomst en wat deelnemers zelf moeten meenemen.
Leg programma's, deelnemerslijsten en andere papieren in waterdichte documentmappen en verdeel materialen vooraf per onderdeel. Laad powerbanks, controleer oplaadkabels en zet EHBO-koffer, zaklampen en reflecterende hesjes apart klaar.

Veelgestelde vragen

Hoe ver van tevoren moet ik een bedrijfsexcursie organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf. Dan heb je tijd om de bus, excursielocatie, rondleiding en het restaurant vast te leggen en nog minstens 2 weken voor de aanmeldingen.
Wanneer moet ik de deelnemerslijst voor een bedrijfsexcursie definitief maken?: Maak een werkversie zodra de aanmeldingen openen en sluit de definitieve lijst ongeveer 7 dagen voor vertrek. Controleer daarna nog één keer wijzigingen, dieetmaaltijden en noodcontacten.
Wanneer bestel je lunch voor een bedrijfsexcursie?: Bevestig de lunchbestelling 3 tot 5 werkdagen voor vertrek, nadat de deelnemerslijst en dieetwensen zijn gecontroleerd. Geef afwijkende maaltijden afzonderlijk door aan de leverancier.
Hoeveel tijd moet er tussen onderdelen van een bedrijfsexcursie zitten?: Plan meestal 15 tot 30 minuten overgangstijd tussen programmaonderdelen. Voor een groep die uit een bus stapt, een rondleiding afrondt of naar een restaurant loopt, is 30 minuten veiliger dan een strak aansluitend schema.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.