LizztLIZZT
deLanguage — Deutsch

Firmenausflug organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Firmenausflug braucht mehr Vorbereitung als nur Bus und Ausflugsziel. Du musst Anmeldungen, Ernährungswünsche und Notfallkontakte erfassen, Fahrzeiten prüfen und Reservierungen aufeinander abstimmen. Besonders am Veranstaltungstag fehlen oft Namensschilder, aktualisierte Teilnehmerlisten, gekühlte Getränke oder Lunchpakete. Diese Checkliste führt dich von der ersten Einladung bis zur Materialkontrolle am Abfahrtstag durch die wichtigsten Schritte.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Einladung verschicken

  • Anmeldungen öffnen

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Notfallkontakte sammeln

  • Teilnehmerliste erstellen

  • Bus reservieren

  • Ausflugsort reservieren

  • Führung buchen

  • Restaurant reservieren

  • Route und Fahrzeit prüfen

  • Programm erstellen

  • Sammelpunkt festlegen

  • Transportinformationen versenden

  • Teilnehmerliste aktualisieren

  • Mittagsbestellung bestätigen

  • Diätmahlzeiten mitteilen

  • Programm an den Veranstaltungsort schicken

  • Namensschilder erstellen

    2 Personen

  • Teilnehmerdaten prüfen

  • Programm drucken

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Lunchpakete zusammenstellen

    3 Personen

  • Materialien bereitstellen

    2 Personen

  • Bus und Reservierungen bestätigen

  • Wettervorhersage prüfen

Event

  • Sammelpunkt einrichten

    2 Personen

  • Anwesenheit erfassen

    2 Personen

  • Namensschilder verteilen

    2 Personen

  • Teilnehmer zum Bus begleiten

    2 Personen

  • Lunchpakete verteilen

    2 Personen

  • Programm vorstellen

  • Anwesenheit an den Zwischenstopps zählen

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Exkursionsgruppe empfangen

    2 Personen

  • Führung begleiten

    2 Personen

  • Gruppenfoto machen

  • Dinner begleiten

    2 Personen

  • Sondermahlzeiten prüfen

  • Abfahrtszeit ankündigen

  • Anwesenheit vor Abreise zählen

    2 Personen

  • Abfall sammeln

    2 Personen

  • Getränke für die Rückreise auffüllen

    2 Personen

  • Anwesende bei der Ankunft zählen

    2 Personen

Nachbereitung

  • Materialien ausladen

    2 Personen

  • Reste gekühlt aufbewahren

    2 Personen

  • Geschirr abwaschen

    2 Personen

  • Müll wegwerfen

    2 Personen

  • Materialien reinigen

    2 Personen

  • Geliehene Materialien zurückgeben

  • Fundgegenstände registrieren

  • Dankesmail versenden

  • Ausgaben sammeln

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Büromaterial

  • NamensschilderAnz. 55
  • BadgehalterAnz. 55
  • LanyardsAnz. 55
  • StifteAnz. 20
  • KlemmbretterAnz. 4
  • Gedruckte ProgrammeAnz. 60
  • TeilnehmerlistenAnz. 4
  • UmschlägeAnz. 10

Catering

  • KühlboxenAnz. 4
  • KühlelementeAnz. 16
  • ThermoskannenAnz. 4
  • Einkäufe

Geschirr

  • Wiederverwendbare BecherAnz. 60
  • Mehrweg-TellerAnz. 60
  • Wiederverwendbares BesteckAnz. 60
  • ServierschalenAnz. 6
  • ServierlöffelAnz. 6

Ausstattung

  • PowerbanksAnz. 4
  • LadekabelAnz. 8
  • TaschenlampenAnz. 4

Sicherheit

  • Erste-Hilfe-Koffer
  • WarnwestenAnz. 4
  • HanddesinfektionsmittelAnz. 4

Reinigung

  • MikrofasertücherAnz. 8
  • SpülbeckenAnz. 2
  • AbfallgreiferAnz. 2

Aufräumen

  • KlappkistenAnz. 6
  • Wasserdichte DokumentenmappenAnz. 4

Tipps

  • Öffne die Anmeldung frühzeitig und setze eine klare Frist. Erfasse neben Zu- und Absagen auch Ernährungswünsche sowie Notfallkontakte, damit du die Teilnehmerliste spätestens vor der finalen Buchung prüfen kannst.
  • Bestätige Bus, Ausflugsort, Führung und Restaurant nicht nur mündlich. Prüfe Route und Fahrzeit und verschicke die gesammelten Transportinformationen rechtzeitig mit Treffpunkt, Abfahrtszeit und Rückkehr.
  • Plane das Programm mit Zeitpuffern für Einsteigen, Toilettenpausen und verspätete Rückkehr. Schicke den Ablauf vorab an den Veranstaltungsort und drucke zusätzliche Exemplare für die Gruppe.
  • Kontrolliere die Verpflegung spätestens am Vortag: Mittagsbestellung bestätigen, Diätmahlzeiten weitergeben, Getränke kühlen und Lunchpakete zusammenstellen. Kühlboxen und Kühlelemente sollten bereits am Abfahrtsort bereitstehen.
  • Lege Namensschilder, Badgehalter, Lanyards, Stifte, Klemmbretter und gedruckte Programme gemeinsam bereit. Packe außerdem Powerbanks, Ladekabel, Taschenlampen, Warnwesten und den Erste-Hilfe-Koffer ein, statt diese Dinge erst unterwegs zu suchen.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Firmenausflug planen?
Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Ausflugsziel, Bus, Führung und Restaurant. Öffne die Anmeldung so früh, dass du Teilnehmerzahl und Ernährungswünsche mindestens 2 bis 3 Wochen vor dem Termin kennst.
Wann sollte die Anmeldung für den Firmenausflug geschlossen werden?
Setze die Anmeldefrist etwa 3 Wochen vor dem Ausflug. So bleiben noch 7 bis 10 Tage, um Teilnehmerliste, Buskapazität, Restaurant und Diätmahlzeiten verbindlich zu bestätigen.
Wie viele Getränke braucht man für einen Firmenausflug?
Rechne für die Hinfahrt und den Aufenthalt mit etwa 1 bis 1,5 Litern Getränken pro Person, abhängig von Wetter und Dauer. Kaufe die Getränke spätestens am Vortag und kühle sie in Kühlboxen mit Kühlelementen.
Was muss am Tag vor dem Firmenausflug kontrolliert werden?
Prüfe Teilnehmerliste, Treffpunkt, Transportinformationen, Programm, Namensschilder und Reservierungsbestätigungen. Stelle Verpflegung, Materialien, Erste-Hilfe-Koffer und Ladezubehör spätestens am Vorabend zusammen.

Ähnliche Pläne

Starte diesen Plan in Lizzt

Jede Aufgabe und jeder Artikel von dieser Seite, fertig in deinem eigenen Event. Lade Leute ein, verteilt die Arbeit und seht, wer was erledigt hat.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Kostenlos organisieren und deine Kontakte einladen!