Zo organiseer je een stripbeurs zonder last-minute chaos

Begin met de datum, locatie en indeling van de beursvloer. Daarna leg je standhouders, auteurs en tekenaars vast, zodat je het programma en de kaartverkoop kunt openen met betrouwbare informatie. Plan vervolgens de praktische stroom: registratie, stands, catering, betalingen en techniek. De laatste week draait vooral om bevestigen, testen en klaarzetten; juist daar worden inschrijflijsten, badges, verlengsnoeren en contant geld vaak vergeten.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie vastleggen
2 personen
2
Beursplattegrond maken
2 personen
3
Standhouders benaderen
2 personen
4
Uitnodigingen versturen
2 personen
5
Aanmeldingen verwerken
2 personen
6
Standhouders bevestigen
2 personen
7
Standhoudersinformatie versturen
2 personen
8
Dieetwensen verzamelen
9
Drukwerk bestellen
10
Entreeprijzen vaststellen
2 personen
11
Online kaartverkoop openen
12
Reserveringen controleren
13
Programma publiceren
14
Vrijwilligers inroosteren
2 personen
15
Auteurs en tekenaars bevestigen
2 personen
16
Boodschappenlijst controleren
17
Catering reserveren
18
Techniek testen
2 personen
19
Betaalapparaten testen
2 personen
20
Badgekaarten voorbereiden
2 personen
21
Inschrijflijsten afdrukken
22
Contant geld klaarleggen
23
Boodschappen doen
2 personen
24
Materialen naar locatie brengen
3 personen
25
Locatie controleren
2 personen
26
Zaalvloer markeren
2 personen
27
Tafels voor standhouders opstellen
4 personen
28
Stoelen plaatsen
3 personen
29
Registratiebalie opbouwen
2 personen
30
Auteursplein inrichten
3 personen
31
Merchandisezone inrichten
2 personen
32
Cateringhoek inrichten
2 personen
33
Decoratie ophangen
2 personen
34
Routeborden plaatsen
2 personen
35
Programma- en prijsposters ophangen
2 personen
36
Garderobe inrichten
2 personen
37
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
38
Dranken koud zetten
2 personen
39
Hapjes klaarzetten
2 personen
40
Standhouders ontvangen
3 personen
41
Standplaatsen aanwijzen
3 personen
42
Auteurs ontvangen
2 personen
43
Briefing toegangsmedewerkers
4 personen
44
Briefing standhouders
2 personen

Event

45
Kassa en pinbalie openen
2 personen
46
Bezoekers verwelkomen
3 personen
47
Tickets controleren
3 personen
48
Polsbandjes uitdelen
2 personen
49
Garderobe beheren
2 personen
50
Auteurs begeleiden
51
Standhouders ondersteunen
2 personen
52
Programma aankondigen
53
Koffie en thee serveren
2 personen
54
Dranken bijvullen
2 personen
55
Hapjes aanvullen
2 personen
56
Afvalbakken legen
2 personen
57
Toiletten controleren
58
Rondgang langs stands maken
2 personen
59
Laatste programma aankondigen
60
Bezoekers uitgeleiden
3 personen

Nazorg

61
Kassa afsluiten
2 personen
62
Standhouders laten uitladen
3 personen
63
Garderobe afronden
2 personen
64
Tafels en stoelen afbreken
4 personen
65
Decoratie verwijderen
2 personen
66
Apparatuur uitschakelen
2 personen
67
Afval verzamelen
3 personen
68
Zaal schoonmaken
3 personen
69
Sanitair schoonmaken
2 personen
70
Materialen terugbrengen
3 personen
71
Geleende spullen retourneren
2 personen
72
Gevonden voorwerpen registreren
73
Onverkochte spullen verpakken
2 personen
74
Standhouders uitchecken
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Expositietafelsaantal 40
Stoelenaantal 90
Registratietafelsaantal 3
Barkrukkenaantal 6
Tafelkledenaantal 45
Garderoberekkenaantal 3
Kledinghangersaantal 250
Afzetpalenaantal 12
Afzetlintaantal 4

Apparatuur

Laptopsaantal 3
Tabletsaantal 3
Pinapparatenaantal 3
Kassaladesaantal 2
Barcodescannersaantal 2
Verlengsnoerenaantal 8
Stekkerdozenaantal 10
Oplaadkabelsaantal 8
Mobiele speakersaantal 2
Microfoon
Powerbanksaantal 4
Handtransportwagensaantal 2
Gereedschapskoffersaantal 2
Plakbanddispensersaantal 4

Servies

Herbruikbare drinkglazenaantal 120
Koffiekopjesaantal 80
Schotelsaantal 80
Bordenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 8
Koffiekannenaantal 4
Waterkannenaantal 6
Thermoskannenaantal 6

Keuken

Koelboxenaantal 6
IJscontainersaantal 4
Waterkokersaantal 3
Koffiezetapparatenaantal 3
Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 3
Keukenlepelsaantal 4

Decoratie

Stripfiguurpostersaantal 20
Vlaggenlijnenaantal 10
Ballonnenaantal 100
Fotowand
Ballonnenpompaantal 2
Tafelbordjesaantal 45
Krijtbordenaantal 8
Krijtstiftenaantal 12
Pijlen voor bewegwijzeringaantal 30
Informatiebordenaantal 12
Standhoudersbordenaantal 45
Naamkaartjesaantal 100
Lanyardsaantal 100

Verlichting

Ledlichtsnoerenaantal 8
Ledlampenaantal 10
Batterijenaantal 24

Catering

Boodschappen

Papierwaren

Entreeticketsaantal 500
Programmaflyersaantal 500
Standhouderslijstenaantal 100
Plattegrondenaantal 500
Feedbackformulierenaantal 150
Notitieblokkenaantal 12
Pennenaantal 30
Potlodenaantal 20
Permanentmarkersaantal 20
A4-mappenaantal 10
Enveloppenaantal 100
Kleefbadgesaantal 200
Polsbandjesaantal 500
Kassabonnenrollenaantal 12
Nietmachinesaantal 4
Nietjesaantal 8
Papierscharenaantal 6
Kleefgumaantal 12
Ducttapeaantal 8
Doorzichtig plakbandaantal 8

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Afvalbaklabelsaantal 36
Bezemaantal 3
Stoffer en blikaantal 3
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Vloertrekkersaantal 2
Schoonmaakwagen
Toiletborstelsaantal 4

Veiligheid

Zaklampenaantal 4
Veiligheidshesjesaantal 10
Werkhandschoenenaantal 8
Kabelmattenaantal 12
Antislipmattenaantal 8
EHBO-dozenaantal 2
Nooduitgangpictogrammenaantal 8
Branddekensaantal 2

Opbergen

Kunststof opbergbakkenaantal 12
Geldkistjesaantal 2
Documentenbakkenaantal 6
Transportdozenaantal 20
Bagagelabelsaantal 300

Tips

Maak de beursplattegrond zodra de locatie vastligt. Noteer per stand een tafel, stoel en stroompunt en houd looppaden vrij; zo weet je ook hoeveel expositietafels en afzetmateriaal je nodig hebt.
Benader standhouders vroeg en stuur uiterlijk 2 weken voor de beurs één informatiebericht met opbouwtijd, tafelindeling, bereikbaarheid, betaalafspraken en dieetwensen. Vraag bevestigingen met een duidelijke sluitingsdatum.
Open de online kaartverkoop pas wanneer entreeprijzen, programma en capaciteit definitief zijn. Controleer reserveringen dagelijks in de laatste 7 dagen en druk inschrijflijsten en badgekaarten uiterlijk de dag ervoor af.
Plan auteurs- en tekenaarsessies met concrete tijden en een duidelijke wachtrij. Test microfoon, mobiele speakers, laptops, tablets, pinapparaten en alle oplaadkabels uiterlijk 24 uur vooraf op de locatie.
Maak voor de opbouw een laadlijst met tafelkleden, verlengsnoeren, stekkerdozen, gereedschapskoffers en handtransportwagens. Breng materialen minstens 2 uur voor opening naar binnen en doe daarna een volledige ronde langs entree, stands, catering en garderobe.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een stripbeurs organiseren?: Begin minimaal 4 tot 6 maanden vooraf met datum, locatie en standhouders. Leg auteurs, tekenaars en catering bij voorkeur uiterlijk 8 weken vooraf vast, zodat drukwerk en kaartverkoop op tijd kunnen starten.
Hoeveel standhouders passen er op een stripbeurs?: Dat hangt af van de zaal en de afmetingen van je expositietafels. Reken per stand op een tafel, een stoel en extra ruimte voor looppaden; maak de plattegrond 6 tot 8 weken vooraf en tel daarna pas het definitieve aantal standhouders.
Wanneer open je de kaartverkoop voor een stripbeurs?: Open de verkoop zodra entreeprijzen, datum, locatie en het eerste programma definitief zijn, meestal 6 tot 8 weken voor de beurs. Controleer reserveringen dagelijks in de laatste week en houd een actuele inschrijflijst bij.
Wat moet je de dag voor een stripbeurs testen?: Test uiterlijk 24 uur vooraf alle pinapparaten, kassalades, barcodescanners, laptops, tablets, microfoon en mobiele speakers. Controleer ook verlengsnoeren, stekkerdozen en oplaadkabels en leg badges, contant geld en drukwerk klaar.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.