Checklist pour organiser une sortie d’entreprise
Une sortie d’entreprise demande plus que la réservation d’un lieu. Il faut coordonner les inscriptions, les besoins alimentaires, le transport, les horaires et les prestataires, puis transmettre les bonnes informations aux participants. Cette checklist regroupe 54 tâches et 28 fournitures pour suivre la préparation dans le bon ordre. Vous y trouverez aussi les points souvent oubliés, comme les contacts d’urgence, les repas spéciaux et le matériel à prévoir pour le trajet.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Envoyer l’invitation
Ouvrir les inscriptions
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Recueillir les contacts d'urgence
Établir la liste des participants
Réserver un bus
Réserver le lieu de l'excursion
Réserver une visite guidée
Réserver le restaurant
Vérifier l'itinéraire et le temps de trajet
Élaborer le programme
Fixer le point de rassemblement
Envoyer les informations de transport
Mettre à jour la liste des participants
Confirmer la commande du déjeuner
Communiquer les repas spéciaux
Envoyer le programme au lieu
Créer des badges nominatifs
2 personnes
Vérifier les données des participants
Imprimer le programme
Faire les courses
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les paniers-repas
3 personnes
Préparer le matériel
2 personnes
Confirmer le bus et les réservations
Vérifier les prévisions météo
Événement
Aménager le point de rassemblement
2 personnes
Enregistrer la présence
2 personnes
Distribuer les badges
2 personnes
Accompagner les participants au bus
2 personnes
Distribuer les paniers-repas
2 personnes
Présenter le programme
Compter les présents aux escales
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Accueillir le groupe d'excursion
2 personnes
Animer la visite guidée
2 personnes
Prendre une photo de groupe
Encadrer le dîner
2 personnes
Vérifier les repas adaptés
Annoncer l'heure de départ
Compter les présents avant le départ
2 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Ravitailler en boissons pour le trajet retour
2 personnes
Compter les présents à l'arrivée
2 personnes
Suivi
Décharger le matériel
2 personnes
Ranger les restes au frais
2 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Jeter les déchets
2 personnes
Nettoyer le matériel
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
Enregistrer les objets trouvés
Envoyer un e-mail de remerciement
Rassembler les frais
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Fournitures de bureau
- Badges nominatifsqté 55
- Porte-badgesqté 55
- Lanyardsqté 55
- Stylosqté 20
- Presse-papiersqté 4
- Programmes imprimésqté 60
- Listes de participantsqté 4
- Enveloppesqté 10
Catering
- Glacièresqté 4
- Pains de glaceqté 16
- Thermosqté 4
- Courses
Vaisselle
- Gobelets réutilisablesqté 60
- Assiettes réutilisablesqté 60
- Couverts réutilisablesqté 60
- Plateaux de serviceqté 6
- Cuillères de serviceqté 6
Équipement
- Batteries externesqté 4
- Câbles de rechargeqté 8
- Lampes de pocheqté 4
Sécurité
- Trousse de premiers secours
- Gilets réfléchissantsqté 4
- Gel hydroalcooliqueqté 4
Nettoyage
- Chiffons microfibresqté 8
- Bacs à vaisselleqté 2
- Pinces à déchetsqté 2
Ranger
- Caisses pliablesqté 6
- Classeurs étanchesqté 4
Conseils
- Ouvrez les inscriptions assez tôt pour pouvoir traiter les réponses et établir une liste fiable des participants. Prévoyez une date limite d’au moins 10 à 14 jours avant la sortie pour relancer les personnes qui n’ont pas répondu.
- Demandez les besoins alimentaires et les contacts d’urgence dans le même formulaire. Vérifiez ces informations une dernière fois avant de transmettre le nombre de repas et les demandes particulières au restaurant.
- Ne vous contentez pas de réserver un bus : contrôlez l’itinéraire, le temps de trajet et le point de rassemblement. Envoyez les informations de transport au moins 3 jours avant le départ, avec l’heure et les coordonnées utiles.
- Préparez le programme, les badges nominatifs et les listes de participants avant le jour J. Imprimez quelques exemplaires supplémentaires du programme et gardez les listes dans un classeur étanche.
- Pour une journée avec pique-nique ou boissons, refroidissez les boissons à l’avance et répartissez les courses dans des glacières avec pains de glace. Ajoutez les batteries externes, lampes de poche et la trousse de premiers secours au matériel vérifié la veille.
Questions fréquentes
- Quand envoyer l’invitation pour une sortie d’entreprise ?
- Envoyez l’invitation environ 4 à 6 semaines avant la sortie. Fixez la clôture des inscriptions 10 à 14 jours avant l’événement afin de confirmer le transport, les repas et la liste des participants.
- Combien de temps avant faut-il réserver le bus et les activités ?
- Réservez le bus, le lieu de l’excursion et la visite guidée dès que la date est fixée, idéalement 6 à 8 semaines à l’avance. Ce délai laisse le temps de comparer les horaires et d’ajuster le programme.
- Quand confirmer les repas spéciaux au restaurant ?
- Communiquez le nombre final de repas et les demandes particulières au restaurant 5 à 7 jours avant la sortie. Vérifiez encore les informations le jour précédent avec la liste des participants.
- Que préparer la veille d’une sortie d’entreprise ?
- La veille, vérifiez le programme, les badges, les listes, les fournitures, les boissons refroidies et les paniers-repas. Chargez les batteries externes et placez la trousse de premiers secours, les gilets réfléchissants et les lampes de poche dans un sac accessible.
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