Zo organiseer je een bedrijfsexcursie zonder last-minute gedoe

Begin een bedrijfsexcursie niet met het programma, maar met de deelnemers en de logistiek. Open eerst de aanmeldingen, verzamel dieetwensen en noodcontacten en leg daarna bus, excursielocatie, rondleiding en restaurant vast. Controleer route en reistijd voordat je tijden communiceert. In de laatste week draait alles om bevestigen: deelnemerslijst bijwerken, lunchbestelling doorgeven, materialen klaarzetten en iedereen dezelfde vervoersinformatie sturen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Uitnodiging versturen
2
Aanmeldingen openen
3
Aanmeldingen verwerken
4
Dieetwensen verzamelen
5
Noodcontacten verzamelen
6
Deelnemerslijst opstellen
7
Bus reserveren
8
Excursielocatie reserveren
9
Rondleiding reserveren
10
Restaurant reserveren
11
Route en reistijd controleren
12
Programma opstellen
13
Verzamellocatie vastleggen
14
Vervoersinformatie versturen
15
Deelnemerslijst bijwerken
16
Lunchbestelling bevestigen
17
Dieetmaaltijden doorgeven
18
Programma naar locatie sturen
19
Naamkaartjes maken
2 personen
20
Deelnemersgegevens controleren
21
Programma afdrukken
22
Boodschappen doen
2 personen
23
Dranken koelen
2 personen
24
Lunchpakketten samenstellen
3 personen
25
Materialen klaarzetten
2 personen
26
Bus en reserveringen bevestigen
27
Weersverwachting controleren

Event

28
Verzamellocatie inrichten
2 personen
29
Aanwezigheid registreren
2 personen
30
Naamkaartjes uitdelen
2 personen
31
Deelnemers naar bus begeleiden
2 personen
32
Lunchpakketten uitdelen
2 personen
33
Programma toelichten
34
Aanwezigheid bij tussenstops tellen
2 personen
35
Dranken bijvullen
2 personen
36
Excursiegroep ontvangen
2 personen
37
Rondleiding begeleiden
2 personen
38
Groepsfoto maken
39
Diner begeleiden
2 personen
40
Dieetmaaltijden controleren
41
Vertrektijd aankondigen
42
Aanwezigheid voor vertrek tellen
2 personen
43
Afval verzamelen
2 personen
44
Dranken bijvullen voor terugreis
2 personen
45
Aanwezigheid bij aankomst tellen
2 personen

Nazorg

46
Materialen uitladen
2 personen
47
Restanten gekoeld opbergen
2 personen
48
Servies afwassen
2 personen
49
Afval weggooien
2 personen
50
Materialen schoonmaken
2 personen
51
Geleende materialen retourneren
52
Gevonden voorwerpen registreren
53
Bedankmail versturen
54
Onkosten verzamelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Kantoorbenodigdheden

Naamkaartjesaantal 55
Badgehoudersaantal 55
Lanyardsaantal 55
Pennenaantal 20
Klembordenaantal 4
Geprinte programma'saantal 60
Deelnemerslijstenaantal 4
Enveloppenaantal 10

Catering

Koelboxenaantal 4
Koelelementenaantal 16
Thermoskannenaantal 4
Boodschappen

Servies

Herbruikbare bekersaantal 60
Herbruikbare bordenaantal 60
Herbruikbaar bestekaantal 60
Serveerschalenaantal 6
Serveerlepelsaantal 6

Apparatuur

Powerbanksaantal 4
Oplaadkabelsaantal 8
Zaklampenaantal 4

Veiligheid

EHBO-koffer
Reflecterende hesjesaantal 4
Handdesinfectieaantal 4

Schoonmaak

Microvezeldoekenaantal 8
Afwasbakkenaantal 2
Afvalgrijpersaantal 2

Opbergen

Opvouwbare kratjesaantal 6
Waterdichte documentmappenaantal 4

Tips

Plan de aanmeldingen met een duidelijke sluitingsdatum, bijvoorbeeld 14 dagen voor vertrek. Dan heb je tijd om de deelnemerslijst, dieetmaaltijden en naamkaartjes op aantallen af te stemmen.
Reserveer de bus, excursielocatie, rondleiding en het restaurant in deze volgorde. Controleer bij elke reservering de groepsgrootte, aankomsttijd en annuleringsvoorwaarden voordat je het programma definitief maakt.
Maak het programma pas definitief nadat je de route en reistijd hebt gecontroleerd. Zet naast vertrektijd ook een verzamellocatie, contactpersoon en buffer van minimaal 15 minuten bij belangrijke overstappen.
Stuur vervoersinformatie en het programma uiterlijk een week vooraf. Vermeld waar deelnemers zich verzamelen, hoe laat ze aanwezig moeten zijn en wat ze doen als ze de groep missen.
Bereid de praktische spullen de dag ervoor voor: naamkaartjes, geprinte programma’s, deelnemerslijsten, lunchpakketten, gekoelde dranken en materialen. Bewaar documenten waterdicht en laad powerbanks en telefoons volledig op.

Veelgestelde vragen

Wanneer moet ik een bus voor een bedrijfsexcursie reserveren?: Reserveer de bus zodra je een realistische groepsgrootte hebt, bij voorkeur 6 tot 8 weken voor vertrek. Wacht niet tot de aanmeldingen gesloten zijn als de excursie op een drukke dag plaatsvindt; geef de vervoerder dan een voorlopig aantal en bevestig het definitieve aantal uiterlijk 2 weken vooraf.
Hoeveel tijd moet er zitten tussen aankomst en een rondleiding?: Plan minimaal 15 minuten tussen de verwachte aankomst en de start van de rondleiding. Voor een busreis is 30 minuten veiliger, zodat uitstappen, toiletbezoek en het verzamelen van naamkaartjes niet meteen tot vertraging leiden.
Wanneer verzamel je dieetwensen en noodcontacten?: Vraag dieetwensen en noodcontacten op tijdens de aanmelding, met een deadline van uiterlijk 2 weken voor vertrek. Controleer de gegevens daarna nog één keer met de deelnemerslijst en geef dieetmaaltijden minimaal 5 werkdagen vooraf door aan de locatie of cateraar.
Wanneer stuur je het programma van een bedrijfsexcursie?: Stuur het programma en de vervoersinformatie uiterlijk 7 dagen voor vertrek. Stuur een korte herinnering 24 uur vooraf met de verzamellocatie, vertrektijd, contactpersoon en eventuele wijzigingen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.