Checklist voor een goed georganiseerd bedrijfsdiner

Een bedrijfsdiner vraagt vooral om een strakke volgorde: eerst gasten en dieetwensen, daarna menu, locatie en catering. Zodra het definitieve aantal bekend is, kun je de tafelindeling, naamkaartjes en hoeveelheden servies vastleggen. Op de dag zelf draait het om timing: tafels opstellen, drank koelen, dieetmaaltijden labelen en apparatuur testen voordat de eerste gasten binnenkomen. Deze checklist bevat 45 taken en 39 benodigdheden, zodat je niets pas tijdens het diner hoeft te regelen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Gastenlijst opstellen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Definitief aantal gasten bepalen
Tafelindeling maken
Menu en dieetopties vastleggen
2 personen
Cateringbestelling plaatsen
Reserveringen bevestigen
Boodschappenlijst controleren
Boodschappen doen
2 personen
Dranken gekoeld klaarzetten
2 personen
Dieetmaaltijden labelen
Programma en naamkaartjes printen
Locatie openen en controleren
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Tafellinnen en servies klaarleggen
3 personen
Bestek en glazen plaatsen
3 personen
Naamkaartjes plaatsen
2 personen
Decoratie aanbrengen
2 personen
Licht en muziek testen
2 personen
Buffet en drankstation inrichten
3 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Diner voorbereiden
4 personen
Ontvangstbalie klaarzetten

Event

Gasten ontvangen
3 personen
Welkomstdrankjes serveren
2 personen
Hapjes serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Voorgerecht serveren
3 personen
Hoofdgerecht uitserveren
4 personen
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
Tafels tussendoor afruimen
3 personen
Dessert serveren
3 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Laatste ronde aankondigen

Nazorg

Restanten veilig verpakken
2 personen
Servies en glaswerk afwassen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Decoratie verwijderen
2 personen
Afval verzamelen en scheiden
2 personen
Keuken en zaal schoonmaken
3 personen
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Sleutels en locatie controleren
Geleende materialen retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Eettafelsaantal 6
Stoelenaantal 36
Buffettafelsaantal 2
Welkomsttafel
Tafellinnenaantal 8

Servies

Dinerbordenaantal 40
Diepe bordenaantal 40
Dessertbordenaantal 40
Koffiekopjesaantal 40
Waterglazenaantal 40
Wijnglazenaantal 40
Koffielepelsaantal 40
Dinerbesteksetsaantal 40
Opscheplepelsaantal 8
Serveerschalenaantal 8
Serveertangenaantal 4
Karaffenaantal 6

Decoratie

Naamkaartjesaantal 36
Tafeldecoratiesaantal 6
Menukaartenaantal 36
Kaarsenaantal 24
Kaarshoudersaantal 12

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 3
Warmhoudschalenaantal 6
Verlengkabelsaantal 3
Stekkerdozenaantal 3
Bluetoothspeaker

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koks messenaantal 4
Mengkommenaantal 4
Maatbekersaantal 2
Serveerschalenaantal 8

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Schoonmaakemmersaantal 2
Dweilenaantal 2
Vuilniszakhoudersaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Leg de uiterste aanmelddatum minstens 10 dagen vóór het diner vast. Verzamel tegelijk dieetwensen en allergieën, zodat catering en naamkaartjes op hetzelfde definitieve aantal worden gebaseerd.
Bevestig de reservering of cateringbestelling uiterlijk 5 werkdagen vooraf. Controleer daarna afzonderlijk het aantal dinerborden, diepe borden, dessertborden, glazen en besteksets; een tafel voor 30 gasten vraagt minimaal 30 complete sets.
Maak de tafelindeling zodra het aantal gasten definitief is en druk naamkaartjes, menukaarten en het programma samen af. Leg per dieetmaaltijd een duidelijk label klaar, zodat bediening niet hoeft te zoeken.
Plan de opbouw minimaal 2 uur vóór ontvangst. Zet eerst tafels en stoelen, leg daarna tafellinnen en servies, en richt vervolgens buffet, drankstation en welkomsttafel in.
Test licht, muziek en alle koffieapparatuur vóór de gasten arriveren. Controleer ook verlengkabels en stekkerdozen; een Bluetoothspeaker of koffiezetapparaat op de verkeerde aansluiting levert op het laatste moment vertraging op.

Veelgestelde vragen

Hoe ver van tevoren moet ik een bedrijfsdiner organiseren?: Begin bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf met de gastenlijst, locatie en uitnodigingen. Plan de definitieve aantallen en dieetwensen uiterlijk 5 werkdagen voor het diner door naar catering en locatie.
Hoeveel servies heb ik nodig voor een bedrijfsdiner?: Reken voor elke gast op één dinerbord, één dessertbord, één passende bestekset, één waterglas en eventueel één wijnglas. Bestel of leg 5 tot 10 procent extra klaar; voor 30 gasten zijn dat bijvoorbeeld 32 tot 33 stuks per essentieel onderdeel.
Wanneer moet ik dieetwensen voor een bedrijfsdiner verzamelen?: Vraag dieetwensen direct bij de uitnodiging uit en sluit de inventarisatie 7 tot 10 dagen vóór het diner. Label de dieetmaaltijden vóór de ontvangst, zodat ze niet tussen de reguliere gerechten verdwijnen.
Hoe lang duurt de opbouw van een bedrijfsdiner?: Reserveer voor een diner met tafels, buffet, drankstation en ontvangstbalie minimaal 2 uur opbouwtijd. Voeg 30 minuten toe als meubels, servies, decoratie en apparatuur nog uit verschillende ruimtes moeten worden gehaald.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.