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Firmenabendessen organisieren: die vollständige Checkliste

Ein gelungenes Firmenabendessen steht und fällt mit den Details vor dem ersten Gang. Kläre zuerst Gästezahl, Ernährungswünsche und Menü, bevor du Catering und Tischordnung festlegst. Am Veranstaltungstag brauchst du ausreichend Zeit für Tische, Geschirr, Namensschilder, Buffet und Technik. Diese Checkliste führt dich Schritt für Schritt durch die Vorbereitung und hilft dir, typische Last-Minute-Probleme zu vermeiden.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Gästeliste erstellen

  • Einladungen verschicken

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Endgültige Gästezahl festlegen

  • Tischordnung erstellen

  • Menü und Diätoptionen festlegen

    2 Personen

  • Cateringbestellung aufgeben

  • Reservierungen bestätigen

  • Einkaufsliste prüfen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Getränke gekühlt bereitstellen

    2 Personen

  • Diätmahlzeiten kennzeichnen

  • Programm und Namensschilder drucken

  • Ort öffnen und kontrollieren

    2 Personen

  • Tische und Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Tischwäsche und Geschirr bereitlegen

    3 Personen

  • Besteck und Gläser aufstellen

    3 Personen

  • Namensschilder platzieren

    2 Personen

  • Dekoration anbringen

    2 Personen

  • Licht und Musik testen

    2 Personen

  • Buffet und Getränkestation einrichten

    3 Personen

  • Snacks vorbereiten

    3 Personen

  • Abendessen vorbereiten

    4 Personen

  • Empfangstresen aufstellen

Event

  • Gäste empfangen

    3 Personen

  • Willkommensgetränke servieren

    2 Personen

  • Snacks servieren

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Vorspeise servieren

    3 Personen

  • Hauptgang servieren

    4 Personen

  • Diätmahlzeiten ausgeben

    2 Personen

  • Tische zwischendurch abräumen

    3 Personen

  • Dessert servieren

    3 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    2 Personen

  • Letzte Runde ankündigen

Nachbereitung

  • Reste sicher verpacken

    2 Personen

  • Geschirr und Gläser abwaschen

    3 Personen

  • Tische und Stühle aufräumen

    4 Personen

  • Dekoration entfernen

    2 Personen

  • Abfall sammeln und trennen

    2 Personen

  • Küche und Saal reinigen

    3 Personen

  • Geräte ausschalten

    2 Personen

  • Schlüssel und Standort prüfen

  • Geliehene Materialien zurückgeben

    2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • EsstischeAnz. 6
  • StühleAnz. 36
  • BuffetischeAnz. 2
  • Willkommenstisch
  • TischwäscheAnz. 8

Geschirr

  • Dinner-TellerAnz. 40
  • Tiefe TellerAnz. 40
  • DesserttellerAnz. 40
  • KaffeetassenAnz. 40
  • WassergläserAnz. 40
  • WeingläserAnz. 40
  • KaffeelöffelAnz. 40
  • Abendbesteck-SetsAnz. 40
  • ServierlöffelAnz. 8
  • ServierschalenAnz. 8
  • ServierzangenAnz. 4
  • KaraffenAnz. 6

Dekoration

  • NamensschilderAnz. 36
  • TischdekorationenAnz. 6
  • SpeisekartenAnz. 36
  • KerzenAnz. 24
  • KerzenhalterAnz. 12

Ausstattung

  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • KühlboxenAnz. 3
  • WarmhalteschalenAnz. 6
  • VerlängerungskabelAnz. 3
  • VerlängerungskabelAnz. 3
  • Bluetooth-Lautsprecher

Küche

  • SchneidebretterAnz. 4
  • KüchenmesserAnz. 4
  • RührschüsselnAnz. 4
  • MessbecherAnz. 2
  • ServierschalenAnz. 8

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 4
  • PutzeimerAnz. 2
  • WischmopsAnz. 2
  • MüllsackhalterAnz. 2

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Lege die endgültige Gästezahl spätestens 5 bis 7 Tage vor dem Abendessen fest. So kannst du Catering, Sitzplätze, Geschirr und Getränke passend bestellen.
  • Erfasse Ernährungswünsche nicht nur auf der Gästeliste, sondern kennzeichne die fertigen Diätmahlzeiten sichtbar. Eine separate Menükarte oder ein Namensschild verhindert Verwechslungen beim Servieren.
  • Plane für den Aufbau mindestens 2 Stunden ein. Tische und Stühle, Tischwäsche, Geschirr, Besteck, Gläser, Namensschilder und Dekoration brauchen mehr Zeit als das bloße Aufstellen der Möbel.
  • Richte Buffet, Getränkestation und Empfangstresen getrennt voneinander ein. Dadurch stauen sich Gäste beim Ankommen nicht am Essen, und gekühlte Getränke bleiben bis zum Empfang bereit.
  • Teste Licht, Musik, Kaffeemaschine und Wasserkocher mindestens 60 Minuten vor Beginn. Prüfe außerdem Verlängerungskabel, Warmhalteschalen und Kühlboxen, bevor die ersten Gäste eintreffen.

Häufige Fragen

Wie früh muss man ein Firmenabendessen organisieren?
Beginne idealerweise 4 bis 6 Wochen vorher mit Gästeliste, Einladungen und Reservierung. Menü, Ernährungswünsche und die endgültige Gästezahl sollten spätestens 5 bis 7 Tage vor dem Termin feststehen.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau für ein Firmenabendessen?
Plane für einen vollständigen Aufbau mindestens 2 Stunden ein, bei vielen Tischen eher 3 Stunden. Eine zusätzliche Person für Geschirr, Namensschilder und Dekoration verkürzt die letzte Aufbauphase deutlich.
Wann sollte man die Sitzordnung für ein Firmenabendessen erstellen?
Erstelle einen ersten Entwurf etwa 1 Woche vorher und passe ihn nach Anmeldeschluss an. Drucke Namensschilder und Speisekarten erst, wenn die endgültige Gästezahl und die Sitzplätze bestätigt sind.
Wie viele Gläser und Teller braucht man pro Gast?
Rechne pro Gast mindestens einen Dinner-Teller, einen Dessertteller, ein Wasserglas und ein Weinglas ein. Bei einem Menü mit mehreren Gängen sind zusätzlich tiefe Teller sowie etwa 10 bis 15 Prozent Reserve sinnvoll.

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