Checklist voor een goed georganiseerd bedrijfscongres

Een bedrijfscongres vraagt om meer dan een programma en een zaal. Je regelt tegelijk sprekers, aanmeldingen, techniek, catering, naamkaartjes en de ontvangst op locatie. Werk daarom terug vanaf de congresdatum: leg eerst datum, programma en zaal vast, verzamel daarna informatie van sprekers en deelnemers en plan de laatste controles in de week ervoor. Op de dag zelf draait veel om een duidelijke registratie, werkende presentaties en een zaal die vooraf volledig is opgebouwd.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en programma vastleggen
2 personen
Locatie en zaalindeling bevestigen
2 personen
Sprekers benaderen
2 personen
Presentaties en portretten verzamelen
Uitnodigingen opstellen
2 personen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldformulier openen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Parkeerinformatie versturen
Naamkaartgegevens controleren
2 personen
Naamkaartjes printen
2 personen
Aanmeldlijst finaliseren
Cateringbevestiging controleren
Sprekersbriefing versturen
Presentaties technisch controleren
2 personen
Printwerk voorbereiden
2 personen
Materialen verzamelen
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Zaal leegmaken
3 personen
Tafels opstellen
4 personen
Stoelen opstellen
4 personen
Registratietafel inrichten
2 personen
Naamkaartjes klaarleggen
2 personen
Podium en spreektafel plaatsen
3 personen
Projector en scherm plaatsen
2 personen
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
Presentaties op laptop zetten
2 personen
Microfoons testen
2 personen
Licht en temperatuur controleren
Koffiepunt inrichten
2 personen
Buffettafels inrichten
3 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Registratieteam instrueren
2 personen

Event

Sprekers ontvangen
2 personen
Bezoekers registreren
3 personen
Welkomstdrankjes serveren
3 personen
Sprekers naar zaal begeleiden
Opening verzorgen
Presentaties technisch ondersteunen
2 personen
Microfoons doorgeven
Dranken bijvullen
2 personen
Koffiepauze klaarzetten
3 personen
Koffie en thee serveren
3 personen
Servies en afval opruimen
2 personen
Paneldiscussie begeleiden
2 personen
Dinerbuffet openen
2 personen
Dinerbuffet aanvullen
3 personen
Borden en bestek aanvullen
2 personen
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
Dessertbuffet klaarzetten
2 personen
Netwerkmoment begeleiden
2 personen
Koffiepunt opruimen
2 personen
Afscheid en vertrek begeleiden
2 personen

Nazorg

Apparatuur uitschakelen
2 personen
Presentaties veiligstellen
Servies verzamelen
3 personen
Afval sorteren en afvoeren
3 personen
Tafels en stoelen afbouwen
4 personen
Decoratie verwijderen
2 personen
Zaal schoonmaken
3 personen
Keuken schoonmaken
2 personen
Servies afwassen
3 personen
Apparatuur inpakken
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Overgebleven catering opslaan
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 14
Stoelenaantal 110
Spreektafel
Registratietafelaantal 2
Buffettafelsaantal 6
Statafelsaantal 8
Garderoberekkenaantal 2

Apparatuur

Projector
Projectiescherm
Presentatielaptop
Draadloze microfoonsaantal 3
Microfoonstandaard
Speakersaantal 2
Mengpaneel
HDMI-kabelsaantal 3
HDMI-adaptersaantal 4
Stekkerdozenaantal 6
Verlengkabelsaantal 8
Mobiele telefoonladersaantal 4

Servies

Dinerbordenaantal 120
Dessertbordenaantal 120
Koffiekopjesaantal 120
Waterglazenaantal 120
Wijnglazenaantal 120
Koffielepelsaantal 120
Dinerbesteksetsaantal 120
Serveerlepelsaantal 12

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 3
Thermoskannenaantal 8
Waterkannenaantal 10
Koelboxenaantal 4
Serveerbladenaantal 10
Schaaltjesaantal 16
Opslagbakkenaantal 12
Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 4
Opscheptangenaantal 8

Decoratie

Tafellopersaantal 14
Naamkaartjesaantal 120
Naambadgehoudersaantal 120
Programmafoldersaantal 120
Welkomstbord
Richtingsbordenaantal 8
Bloemstukkenaantal 8
Tafelnummersaantal 14

Verlichting

Staande lampenaantal 6
Lichtsnoerenaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Schoonmaakemmersaantal 3
Dweilenaantal 3
Bezem en blikaantal 2
Stofzuiger
Afwasbakkenaantal 3

Catering

Boodschappen

Tips

Leg het programma en de zaalindeling vroeg vast. Reserveer naast stoelen en tafels ook ruimte voor een registratietafel, buffettafels, statafels en garderoberekken, zodat de ontvangst en pauzes niet door elkaar lopen.
Vraag presentaties en portretten uiterlijk één week voor het congres op en stuur sprekers daarna een briefing. Controleer alle bestanden vooraf op de presentatielaptop, inclusief HDMI-adapters en de juiste aansluitingen.
Sluit de deelnemerslijst enkele dagen voor het congres af. Controleer naamkaartgegevens, dieetwensen en parkeerinformatie voordat je de definitieve lijst en naamkaartjes maakt.
Test geluid en beeld minimaal één keer in de daadwerkelijke zaal. Controleer projector, scherm, draadloze microfoons, speakers, mengpaneel, stekkerdozen en verlengkabels; leg ook een reserve- of laadoplossing voor telefoons klaar.
Plan de opbouw op de congresdag ruim vóór de ontvangst. Zet stoelen, tafels, spreektafel en registratie klaar, leg naamkaartjes op alfabetische volgorde en zet water, koffie, kopjes, glazen en servies pas na de technische controle uit.

Veelgestelde vragen

Wanneer moet ik uitnodigingen voor een bedrijfscongres versturen?: Stuur de uitnodiging bij voorkeur 6 tot 8 weken voor het congres. Sluit de aanmelding 3 tot 5 werkdagen vooraf, zodat je catering, naamkaartjes en de definitieve aanmeldlijst kunt controleren.
Hoeveel tijd heb ik nodig voor de opbouw van een bedrijfscongres?: Plan minimaal 2 tot 3 uur voor zaalopbouw, registratie, catering en techniek. Reserveer daarnaast minstens 60 minuten voor een volledige test van presentaties, microfoons en beeld voordat deelnemers binnenkomen.
Wanneer moet ik de catering voor een bedrijfscongres bevestigen?: Controleer de cateringbevestiging uiterlijk 5 werkdagen vooraf. Geef daarna het definitieve aantal deelnemers en alle dieetwensen door, zodat je niet op de congresdag nog aantallen of speciale maaltijden hoeft te wijzigen.
Wat moet ik een week voor een bedrijfscongres controleren?: Controleer 7 dagen vooraf de sprekersbriefing, presentaties, zaalindeling, techniek, parkeerinformatie en printwerk. Maak uiterlijk 2 tot 3 werkdagen vooraf de definitieve aanmeldlijst en print daarna de naamkaartjes.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.