Firmenkongress organisieren: die Checkliste für die Planung

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Lege Programm und Raumaufteilung fest, bevor du Einladungen verschickst. So kannst du Beginn, Pausen, Sitzplätze und die benötigte Technik verlässlich ankündigen.
• Bitte Referenten spätestens zwei bis drei Wochen vor dem Kongress um Präsentation und Porträt. Prüfe die Dateien zusätzlich am Vortag auf dem Präsentationslaptop – einschließlich HDMI-Kabel und passendem Adapter.
• Schließe die Anmeldeliste etwa drei bis fünf Tage vorher. Dann lassen sich Namensschilder drucken, Ernährungswünsche an das Catering weitergeben und die endgültige Teilnehmerzahl für Tische, Stühle und Geschirr festlegen.
• Richte den Registrierungstisch mindestens 60 Minuten vor dem Einlass ein. Lege Namensschilder alphabetisch bereit und halte die Anmeldeliste griffbereit, statt sie erst während der Ankunft auszudrucken.
• Teste Mikrofone, Lautsprecher, Projektor und Leinwand vor dem Einlass mit jeder Präsentationsquelle. Plane außerdem Ersatz- und Verlängerungskabel ein; fehlende HDMI-Adapter werden am Veranstaltungstag besonders häufig zum Engpass.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Firmenkongress organisieren?

Beginne idealerweise drei bis sechs Monate vorher mit Datum, Programm und Location. Einladungen sollten etwa sechs bis acht Wochen vor dem Kongress verschickt werden, damit genügend Anmeldungen eingehen.

Wann müssen die Einladungen für einen Firmenkongress verschickt werden?

Versende die Einladungen etwa sechs bis acht Wochen vor dem Termin. Öffne das Anmeldeformular direkt mit dem Versand und setze eine Anmeldefrist von ungefähr sieben bis zehn Tagen vor dem Kongress.

Wann sollte die Technik für einen Firmenkongress geprüft werden?

Sammle Präsentationen spätestens zwei bis drei Wochen vorher und führe den vollständigen Techniktest am Vortag durch. Prüfe dabei Projektor, Leinwand, Laptop, Mikrofone, Lautsprecher, Kabel und Adapter gemeinsam im Saal.

Wie lange vor Beginn sollte der Aufbau fertig sein?

Plane mindestens 90 Minuten für Saal, Registrierungstisch, Bestuhlung und Technik ein. Der Registrierungstisch sollte spätestens 60 Minuten vor dem Einlass vollständig bereitstehen, inklusive Namensschildern und Anmeldeliste.

Ähnliche Pläne

• Einkaufsliste für ein 10-jähriges Jubiläum
• Ein 10-jähriges Jubiläum Schritt für Schritt organisieren
• Checkliste für das 10-jährige Jubiläum
• Was du für ein 100-jähriges Jubiläum brauchst