Checklist pour organiser un congrès d’entreprise

Un congrès d’entreprise demande de coordonner le programme, les intervenants, les inscriptions et la logistique le même jour. Cette checklist regroupe 67 tâches et 54 éléments à prévoir, de la réservation de la salle jusqu’à l’installation. Vous y trouverez notamment le suivi des besoins alimentaires, les badges nominatifs, les présentations et le matériel audiovisuel. Commencez par fixer la date et le déroulé, puis avancez vers les confirmations et la préparation sur place.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le programme
2 personnes
Confirmer le lieu et l’agencement de la salle
2 personnes
Contacter les intervenants
2 personnes
Rassembler les présentations et les portraits
Rédiger les invitations
2 personnes
Envoyer les invitations
Ouvrir le formulaire d’inscription
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Envoyer les infos de parking
Vérifier les données des badges nominatifs
2 personnes
Imprimer les badges nominatifs
2 personnes
Finaliser la liste d'inscription
Vérifier la confirmation du traiteur
Envoyer le briefing des intervenants
Vérifier techniquement les présentations
2 personnes
Préparer les impressions
2 personnes
Rassembler le matériel
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Vider la salle
3 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises
4 personnes
Installer la table d'inscription
2 personnes
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Installer la scène et le pupitre
3 personnes
Installer le projecteur et l'écran
2 personnes
Raccorder la sonorisation
2 personnes
Mettre les présentations sur l'ordinateur portable
2 personnes
Tester les microphones
2 personnes
Vérifier l'éclairage et la température
Mettre en place le point café
2 personnes
Installer les tables de buffet
3 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Briefer l'équipe d'inscription
2 personnes

Événement

Accueillir les intervenants
2 personnes
Enregistrer les visiteurs
3 personnes
Servir les boissons de bienvenue
3 personnes
Accompagner les intervenants à la salle
Assurer l’ouverture
Assurer le support technique des présentations
2 personnes
Passer les microphones
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Préparer la pause café
3 personnes
Servir le café et le thé
3 personnes
Ramasser la vaisselle et les déchets
2 personnes
Animer la table ronde
2 personnes
Ouvrir le buffet du dîner
2 personnes
Réapprovisionner le buffet du dîner
3 personnes
Réapprovisionner les assiettes et les couverts
2 personnes
Servir les repas diététiques
2 personnes
Mettre en place le buffet des desserts
2 personnes
Animer le moment de networking
2 personnes
Ranger le point café
2 personnes
Accompagner les départs
2 personnes

Suivi

Éteindre l’équipement
2 personnes
Sécuriser les présentations
Rassembler la vaisselle
3 personnes
Trier et évacuer les déchets
3 personnes
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Nettoyer la salle
3 personnes
Nettoyer la cuisine
2 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Emballer le matériel
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Stocker la restauration restante
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 14
Chaisesqté 110
Table de prise de parole
Table d'inscriptionqté 2
Tables de buffetqté 6
Tables hautesqté 8
Portantsqté 2

Équipement

Projecteur
Écran de projection
Ordinateur portable de présentation
Microphones sans filqté 3
Pied de microphone
Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Câbles HDMIqté 3
Adaptateurs HDMIqté 4
Multiprisesqté 6
Rallongesqté 8
Chargeurs de téléphone portableqté 4

Vaisselle

Assiettes de dînerqté 120
Assiettes à dessertqté 120
Tasses à caféqté 120
Verres à eauqté 120
Verres à vinqté 120
Cuillères à caféqté 120
Sets de couverts pour le dînerqté 120
Cuillères de serviceqté 12

Cuisine

Machines à caféqté 3
Thermosqté 8
Carafes d’eauqté 10
Glacièresqté 4
Plateaux de serviceqté 10
Petits bolsqté 16
Bacs de rangementqté 12
Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 4
Pince de serviceqté 8

Décoration

Chemins de tableqté 14
Badges nominatifsqté 120
Supports de badges nominatifsqté 120
Brochures du programmeqté 120
Panneau d’accueil
Panneaux directionnelsqté 8
Compositions floralesqté 8
Numéros de tableqté 14

Éclairage

Lampadairesqté 6
Guirlandes lumineusesqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 8
Seaux de nettoyageqté 3
Serpillièresqté 3
Balai et pelleqté 2
Aspirateur
Bacs à vaisselleqté 3

Catering

Courses

Conseils

Fixez la date et le programme avant d’ouvrir les inscriptions : les invitations doivent préciser les horaires, le lieu, les intervenants et les modalités pratiques.
Demandez les besoins alimentaires dès l’inscription et transmettez le récapitulatif au traiteur au plus tard quelques jours avant le congrès. Les régimes signalés tardivement sont faciles à oublier.
Prévoyez une vérification technique des présentations avant l’arrivée des participants. Testez le projecteur, l’écran, les microphones, les haut-parleurs, les câbles HDMI et les adaptateurs avec l’ordinateur de présentation.
Traitez la liste des inscrits avant d’imprimer les badges nominatifs. Une dernière vérification des noms, fonctions et inscriptions évite de refaire les badges à la table d’accueil.
Préparez l’accueil et le buffet séparément : la table d’inscription, les badges, les tables de buffet, les verres, les carafes d’eau, les machines à café et les thermos doivent être installés avant l’ouverture des portes.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour un congrès d’entreprise ?: Envoyez les invitations environ 6 à 8 semaines avant le congrès pour laisser le temps de répondre. Fermez les inscriptions quelques jours avant l’événement afin de finaliser les badges, le traiteur et la liste d’accueil.
Quand finaliser la liste des participants à un congrès ?: Finalisez-la idéalement 3 à 5 jours avant le congrès. Vérifiez ensuite les noms des badges, les besoins alimentaires et les informations de parking avant l’impression.
Combien de temps prévoir pour installer une salle de congrès ?: Prévoyez au moins 2 à 3 heures pour vider la salle, installer les tables et les chaises, préparer l’accueil et mettre en place le matériel technique. Ajoutez du temps si les présentations ou la sonorisation nécessitent des tests approfondis.
Quand vérifier le matériel audiovisuel d’un congrès ?: Faites une première vérification plusieurs jours avant, puis un test complet le jour même avant l’arrivée du public. Contrôlez notamment le projecteur, l’écran, les microphones, les câbles, les multiprises et les rallonges.

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