Checklist voor een bedrijfsbarbecue organiseren

Een bedrijfsbarbecue vraagt meer voorbereiding dan alleen vlees en drank inkopen. Regel eerst de aanmeldingen, dieetwensen, BBQ’s, koelruimte en terreinindeling; daarna kun je gericht boodschappen doen en materialen verzamelen. Controleer de weersverwachting en deel route- en parkeerinformatie vooraf met collega’s. Op de dag zelf draait alles om een logische opbouw: eerst tenten, tafels en apparatuur, daarna buffet, koele dranken en servies.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen registreren
Dieetwensen verzamelen
Definitief aantal bepalen
BBQ's reserveren
Koelruimte reserveren
Weersverwachting controleren
Indeling van terrein maken
Muziek afspeellijst samenstellen
Boodschappenlijst controleren
Boodschappen doen
2 personen
Vlees en salades koelen
2 personen
Materialen verzamelen
2 personen
Licht- en geluidsapparatuur testen
2 personen
Route en parkeerinformatie delen
Partytenten opbouwen
4 personen
Tafels en stoelen plaatsen
3 personen
Buffettafels opstellen
2 personen
BBQ's veilig plaatsen
2 personen
Verlichting ophangen
2 personen
Muziek installeren
2 personen
Versiering ophangen
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Salades en brood klaarzetten
3 personen
Servies en bestek klaarleggen
2 personen
Afvalpunten inrichten

Event

BBQ's aansteken
2 personen
Gasten ontvangen
2 personen
Welkomstdrankjes serveren
2 personen
Hapjes serveren
2 personen
Vlees en groenten grillen
3 personen
Buffet aanvullen
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Dieetgerechten apart serveren
Dessert en koffie serveren
2 personen
Gebruikt servies verzamelen
2 personen
Afvalbakken legen
Muziek afronden

Nazorg

Barbecuevuren doven
2 personen
Eten en dranken opruimen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
Partytenten afbreken
4 personen
Servies en keukenspullen afwassen
3 personen
Terrein schoonmaken
3 personen
Materialen controleren
2 personen
Overgebleven boodschappen opslaan
2 personen
Afval afvoeren
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Biertafelsaantal 6
Klapstoelenaantal 45
Buffettafelsaantal 3
Statafelsaantal 4
Tafelkledenaantal 9

Servies

Herbruikbare bordenaantal 50
Herbruikbare kommenaantal 50
Drinkglazenaantal 60
Koffiekopjesaantal 45
Koffielepelsaantal 45
Opscheplepelsaantal 12
Vleestangenaantal 6
Schaaltjesaantal 12

Apparatuur

Barbecue'saantal 3
Koelboxenaantal 4
Luidsprekersaantal 2
Microfoon
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 3
Aanmaakbrikettenaantal 3

Keuken

Snijplankenaantal 6
Koks messenaantal 4
Mengkommenaantal 6
Aluminium schalenaantal 12
Barbecuetangenaantal 6
Ovenwantenaantal 4
Vleesthermometersaantal 2
Koelelementenaantal 20

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 6
Ballonnenaantal 50
Tafeldecoratieaantal 8

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 4
Ledlampenaantal 8

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Afvalcontainersaantal 3
Bezemsaantal 2
Stoffer en blikaantal 2
Dweilenaantal 2
Schoonmaakemmersaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Vraag dieetwensen uiterlijk één week vooraf uit en leg ze naast het definitieve aantal deelnemers voordat je vlees, salades en brood bestelt.
Reserveer BBQ’s en koelruimte minimaal twee weken vooraf. Plan extra koelboxen en koelelementen voor dranken én salades, zodat niet alles in dezelfde ruimte hoeft.
Maak de terreinindeling vóór de opbouw: houd BBQ’s op veilige afstand van partytenten en buffettafels en laat kabels niet door looproutes lopen.
Test luidsprekers, microfoon, verlengkabels en stekkerdozen minstens één dag vooraf. Een muziekinstallatie die pas tijdens de opbouw wordt getest, kost vaak onnodig tijd.
Zet op de dag zelf eerst tafels, stoelen, tenten en verlichting klaar. Plaats daarna BBQ’s en buffet; leg servies, bestek, opscheplepels en vleestangen pas vlak voor het eten neer.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een bedrijfsbarbecue organiseren?: Begin ongeveer 4 tot 6 weken vooraf met uitnodigingen en aanmeldingen. Reserveer BBQ’s, koelruimte en eventuele partytenten uiterlijk 2 weken voor de barbecue.
Hoeveel drank moet ik inkopen voor een bedrijfsbarbecue?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en daarna ongeveer 1 drankje per uur. Koop daarnaast voldoende alcoholvrije opties; het definitieve aantal deelnemers en de duur van de barbecue bepalen de totale hoeveelheid.
Wanneer moet ik dieetwensen voor een bedrijfsbarbecue verzamelen?: Vraag dieetwensen direct bij de uitnodiging uit en sluit de inventarisatie 7 dagen vooraf. Controleer daarna het definitieve aantal en houd vegetarische, veganistische en allergene producten apart tijdens voorbereiding en uitgifte.
Wanneer moet ik de weersverwachting voor een bedrijfsbarbecue controleren?: Controleer de verwachting 7 dagen vooraf voor de eerste planning en opnieuw 48 uur voor aanvang. Neem dan een definitieve beslissing over partytenten, inrichting, verlichting en eventuele aanpassingen aan de locatie.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.