Barbecue d’entreprise : la checklist pour tout organiser

Un barbecue d’entreprise demande plus qu’une liste de courses. Il faut connaître le nombre définitif de participants, recueillir les allergies, prévoir une zone fraîche et organiser l’installation des barbecues en toute sécurité. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre, des invitations au rangement du matériel. Elle tient aussi compte des oublis fréquents : chaîne du froid, éclairage, itinéraire, stationnement et solutions de repli en cas de météo défavorable.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Envoyer les invitations
Enregistrer les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Déterminer le nombre définitif
Réserver les barbecues
Réserver une zone fraîche
Vérifier les prévisions météo
Établir le plan du site
Composer la playlist musicale
Vérifier la liste des courses
Faire les courses
2 personnes
Refroidir la viande et les salades
2 personnes
Rassembler le matériel
2 personnes
Tester le matériel de lumière et de son
2 personnes
Partager les informations d’itinéraire et de stationnement
Monter les tentes de réception
4 personnes
Installer les tables et les chaises
3 personnes
Installer les tables de buffet
2 personnes
Installer les barbecues en toute sécurité
2 personnes
Installer l'éclairage
2 personnes
Installer la musique
2 personnes
Suspendre la décoration
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer les salades et le pain
3 personnes
Préparer la vaisselle et les couverts
2 personnes
Installer des points de collecte des déchets

Événement

Allumer les barbecues
2 personnes
Accueillir les invités
2 personnes
Servir les boissons de bienvenue
2 personnes
Servir des amuse-bouches
2 personnes
Griller la viande et les légumes
3 personnes
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir séparément les plats spéciaux
Servir le dessert et le café
2 personnes
Rassembler la vaisselle utilisée
2 personnes
Vider les poubelles
Finaliser la musique

Suivi

Éteindre les feux de barbecue
2 personnes
Ranger la nourriture et les boissons
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
3 personnes
Démonter les tentes de fête
4 personnes
Laver la vaisselle et les ustensiles de cuisine
3 personnes
Nettoyer le site
3 personnes
Vérifier le matériel
2 personnes
Ranger les courses restantes
2 personnes
Évacuer les déchets
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tables de bièreqté 6
Chaises pliantesqté 45
Tables de buffetqté 3
Tables hautesqté 4
Nappesqté 9

Vaisselle

Assiettes réutilisablesqté 50
Bols réutilisablesqté 50
Verres à boireqté 60
Tasses à caféqté 45
Cuillères à caféqté 45
Louchesqté 12
Pinces à viandeqté 6
Petits bolsqté 12

Équipement

Barbecuesqté 3
Glacièresqté 4
Haut-parleursqté 2
Microphone
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 3
Briquettes d’allumageqté 3

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteaux de chefqté 4
Saladiersqté 6
Plateaux en aluminiumqté 12
Pinces de barbecueqté 6
Gants de cuisineqté 4
Thermomètres à viandeqté 2
Pains de glaceqté 20

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 6
Ballonsqté 50
Décoration de tableqté 8

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 4
Lampes LEDqté 8

Nettoyage

Poubellesqté 6
Conteneurs à déchetsqté 3
Balaisqté 2
Balayette et pelleqté 2
Serpillièresqté 2
Seaux de nettoyageqté 2

Catering

Courses

Conseils

Fixez le nombre définitif de participants quelques jours avant les courses, puis vérifiez les besoins alimentaires individuels. Prévoyez une quantité séparée pour les régimes végétariens, les allergies et les aliments nécessitant une préparation distincte.
Contrôlez les prévisions météo au moins 72 heures avant l’événement. Si la pluie ou la chaleur sont annoncées, confirmez les tentes de réception et la zone fraîche plutôt que d’attendre le jour même.
Installez les barbecues sur une surface stable, à distance des tables, des tentes et des passages. Gardez les gants de cuisine, les pinces et les thermomètres à viande accessibles dès le début de la cuisson.
Refroidissez la viande et les salades avant le départ et transportez-les dans des glacières avec des pains de glace. Ne laissez pas les aliments sensibles à température ambiante pendant plusieurs heures avant le service.
Testez le son, l’éclairage, les rallonges et les multiprises avant l’arrivée des invités. Préparez aussi les informations d’itinéraire et de stationnement pour éviter que plusieurs participants cherchent leur chemin au dernier moment.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un barbecue d’entreprise ?: Prévoyez idéalement 3 à 4 semaines pour envoyer les invitations, enregistrer les inscriptions et réserver les barbecues, les tables et les tentes. Gardez les 3 derniers jours pour le nombre définitif, les courses et la vérification de la météo.
Quand faut-il confirmer le nombre de participants ?: Fixez une date limite d’inscription environ 7 jours avant le barbecue. Confirmez ensuite le chiffre final 3 à 5 jours avant les achats, afin d’ajuster la viande, les salades, le pain, les boissons et la vaisselle.
Comment garder la viande et les salades au frais ?: Placez-les dans des glacières avec suffisamment de pains de glace avant le transport. Sortez seulement les quantités nécessaires au service et remettez les aliments sensibles au frais après 1 à 2 heures, surtout par temps chaud.
Quand installer les barbecues et les tables ?: Commencez l’installation 2 à 3 heures avant l’arrivée des invités. Montez d’abord les tentes, les tables et les chaises, puis sécurisez les barbecues avant de mettre en place le buffet, les boissons, l’éclairage et la musique.

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