Bedrijfsbarbecue organiseren: checklist en planning
Een bedrijfsbarbecue loopt vooral soepel als je aantallen, eten en materiaal niet op dezelfde dag probeert te regelen. Begin met uitnodigingen en aanmeldingen, verzamel dieetwensen en leg barbecue, partytenten en muziek vast. Tel daarna het definitieve aantal gasten en controleer of boodschappen, gasflessen, servies en koeling daarop zijn afgestemd. Op de dag zelf werk je van locatiecontrole en opbouw naar voorbereiding, koeling en buffet. De checklist op deze pagina volgt die volgorde.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Aanmeldingen bevestigen
Barbecue reserveren
Partytenten reserveren
Muziek afstemmen
Weersverwachting controleren
Definitieve aantallen tellen
Boodschappenlijst controleren
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Vlees en vegetarische producten koelen
2 personen
Versiering verzamelen
Locatie controleren
Boodschappen sorteren
2 personen
Groenten en fruit wassen
2 personen
Salades voorbereiden
2 personen
Brood en sauzen klaarzetten
Partytenten opbouwen
4 personen
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen plaatsen
3 personen
Barbecue en werktafels plaatsen
3 personen
Servies en bestek klaarzetten
2 personen
Buffet inrichten
2 personen
Versiering ophangen
2 personen
Muziek installeren
Event
Barbecue aansteken
2 personen
Gasten ontvangen
2 personen
Dranken serveren
2 personen
Hapjes serveren
2 personen
Barbecuevlees grillen
3 personen
Vegetarische producten grillen
2 personen
Buffet aanvullen
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Afval verzamelen
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Gasten uitzwaaien
2 personen
Nazorg
Barbecue veilig uitdoven
2 personen
Servies verzamelen
3 personen
Afval wegbrengen
2 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Servies afwassen
2 personen
Meubilair afbreken
4 personen
Partytenten afbreken
4 personen
Materialen controleren
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Overgebleven voorraad opbergen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Partytentenaantal 2
- Klaptafelsaantal 6
- Klapstoelenaantal 55
- Buffettafelsaantal 3
- Statafelsaantal 4
Servies
- Herbruikbare bordenaantal 60
- Herbruikbare kommenaantal 60
- Herbruikbare glazenaantal 100
- Koffiekopjesaantal 30
- Besteksetsaantal 60
- Opscheplepelsaantal 10
Catering
- Boodschappen
Apparatuur
- Gasbarbecuesaantal 2
- Gasflessenaantal 4
- Gasdrukregelaarsaantal 2
- Grilltangenaantal 6
- Grillspatelsaantal 4
- Vleesthermometersaantal 2
- Koelboxenaantal 6
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Bluetoothspeakersaantal 2
Keuken
- Snijplankenaantal 8
- Koks- en broodmessenaantal 8
- Mengkommenaantal 8
- Serveerschalenaantal 12
- Serveerschalen met dekselaantal 8
- Sauskommenaantal 8
- Serveerbladenaantal 4
- Keukentangenaantal 6
- Maatbekersaantal 2
- Koelroostersaantal 4
Decoratie
- Slingersaantal 10
- Ballonnenaantal 100
- Ballonlintaantal 2
- Tafelkledenaantal 9
- Tafeldecoratieaantal 12
Verlichting
- Lichtsnoerenaantal 6
- Ledlampenaantal 8
- Verlengkabelsaantal 4
Schoonmaak
- Emmersaantal 3
- Vuilnisbakkenaantal 6
- Afvalscheidingsbakkenaantal 3
- Bezemsetsaantal 2
- Dweilenaantal 3
- Schoonmaakdoekenaantal 12
- Handzeepdispensersaantal 3
- Handdoekrollenaantal 6
Tips
- Sluit de aanmeldingen uiterlijk één week voor de barbecue en tel daarna het definitieve aantal gasten. Gebruik dat aantal voor boodschappen, stoelen, glazen, borden en de capaciteit van het buffet.
- Vraag dieetwensen meteen bij de uitnodiging uit en controleer ze opnieuw wanneer je de aanmeldingen bevestigt. Houd vegetarische producten gekoeld en voorkom dat ze tijdens het grillen tussen het vlees terechtkomen.
- Controleer de gasbarbecues minimaal één week vooraf: passen de gasdrukregelaars op de gasflessen en zijn grilltangen, grillspatels en vleesthermometers aanwezig? Test ontbrekend materiaal niet pas op de ochtend zelf.
- Controleer de weersverwachting 48 uur vooraf en bepaal dan of de partytenten nodig zijn. Bouw tenten, tafels, stoelen, werktafels en buffet minstens 2 uur voor aankomst op, zodat eten en drinken niet onbeheerd buiten staan.
- Koel dranken, vlees en vegetarische producten in aparte koelboxen en begin daar enkele uren voor de start mee. Zet salades, brood, sauzen en serveerschalen pas kort voor het eten klaar; zo blijven ze vers en overzichtelijk.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een bedrijfsbarbecue organiseren?
- Begin ongeveer 4 tot 6 weken vooraf met uitnodigingen en reserveringen voor de barbecue en partytenten. Verzamel dieetwensen tijdens de aanmeldperiode en maak de definitieve telling ongeveer 1 week vooraf.
- Wanneer moet ik de definitieve aantallen voor een bedrijfsbarbecue tellen?
- Tel de definitieve aantallen 5 tot 7 dagen voor de barbecue, nadat de aanmeldingen zijn bevestigd. Controleer daarna meteen de boodschappen, stoelen, servies, glazen en hoeveelheid vegetarische producten.
- Hoeveel tijd heb ik nodig om een bedrijfsbarbecue op te bouwen?
- Plan minimaal 2 uur voor de opbouw van partytenten, tafels, stoelen, barbecues, werktafels en buffet. Reken daarna nog 30 tot 45 minuten voor het klaarzetten van servies, bestek, sauzen, brood en drank.
- Wanneer moet ik vlees en drinken koelen voor een bedrijfsbarbecue?
- Koel dranken, vlees en vegetarische producten enkele uren voor de start, zodat alles bij aankomst van de gasten koud is. Bewaar vlees en vegetarische producten apart en laat ze tot gebruik in de koelboxen.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!