Checklist pour organiser un barbecue d’entreprise

Un barbecue d’entreprise demande surtout une bonne coordination entre les inscriptions, les achats et l’installation sur place. Commencez par confirmer le nombre de participants et leurs besoins alimentaires, puis réservez le barbecue, les tentes et le mobilier. La veille, refroidissez les boissons et gardez la viande ainsi que les produits végétariens au réfrigérateur. Le jour J, prévoyez assez de temps pour monter les tentes, installer les tables et mettre en place le buffet avant l’arrivée des collègues.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Envoyer les invitations
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Confirmer les inscriptions
Réserver le barbecue
Réserver des tentes de réception
Ajuster la musique
Vérifier les prévisions météo
Compter les quantités finales
Vérifier la liste des courses
Faire les courses
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Réfrigérer la viande et les produits végétariens
2 personnes
Rassembler la décoration
Vérifier le lieu
Trier les courses
2 personnes
Laver les légumes et les fruits
2 personnes
Préparer les salades
2 personnes
Préparer le pain et les sauces
Monter les tentes de réception
4 personnes
Installer les tables
3 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Installer le barbecue et les tables de travail
3 personnes
Préparer la vaisselle et les couverts
2 personnes
Installer le buffet
2 personnes
Suspendre la décoration
2 personnes
Installer la musique

Événement

Allumer le barbecue
2 personnes
Accueillir les invités
2 personnes
Servir les boissons
2 personnes
Servir des amuse-bouches
2 personnes
Griller la viande pour barbecue
3 personnes
Griller les produits végétariens
2 personnes
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Raccompagner les invités
2 personnes

Suivi

Éteindre le barbecue en toute sécurité
2 personnes
Rassembler la vaisselle
3 personnes
Évacuer les déchets
2 personnes
Nettoyer le lieu
3 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Démonter le mobilier
4 personnes
Démonter les tentes de fête
4 personnes
Vérifier le matériel
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Ranger le stock restant

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tables pliantesqté 6
Chaises pliantesqté 55
Tables de buffetqté 3
Tables hautesqté 4

Vaisselle

Assiettes réutilisablesqté 60
Bols réutilisablesqté 60
Verres réutilisablesqté 100
Tasses à caféqté 30
Couvertsqté 60
Louchesqté 10

Catering

Courses

Équipement

Barbecues à gazqté 2
Bouteilles de gazqté 4
Régulateurs de pression de gazqté 2
Pinces de grillqté 6
Spatules de grillqté 4
Thermomètres à viandeqté 2
Glacièresqté 6
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Haut-parleurs Bluetoothqté 2

Cuisine

Planches à découperqté 8
Couteaux de chef et couteaux à painqté 8
Saladiersqté 8
Plateaux de serviceqté 12
Plats de service avec couvercleqté 8
Ramequins à sauceqté 8
Plateaux de serviceqté 4
Pinces de cuisineqté 6
Verres doseursqté 2
Grilles de refroidissementqté 4

Décoration

Guirlandesqté 10
Ballonsqté 100
Ruban pour ballonsqté 2
Nappesqté 9
Décoration de tableqté 12

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 6
Lampes LEDqté 8
Rallongesqté 4

Nettoyage

Seauxqté 3
Poubellesqté 6
Bacs de tri des déchetsqté 3
Sets de balaiqté 2
Serpillièresqté 3
Chiffons de nettoyageqté 12
Distributeurs de savon pour les mainsqté 3
Rouleaux d’essuie-mainsqté 6

Conseils

Fixez une date limite d’inscription au moins 7 jours avant le barbecue. Vous aurez ainsi le temps de confirmer les participants, de recueillir les allergies et de calculer les quantités finales.
Vérifiez les prévisions météo 48 heures avant, puis de nouveau le matin même. Les tentes de réception doivent être montées avant l’installation du buffet et des tables de travail.
Refroidissez les boissons plusieurs heures à l’avance : une glacière remplie à température ambiante ne suffit pas pour servir rapidement un groupe important. Prévoyez aussi un espace séparé pour les boissons et les aliments.
Gardez la viande et les produits végétariens séparés jusqu’à la cuisson. Utilisez des planches, des pinces et des plats de service distincts pour limiter les mélanges.
Comptez le matériel par personne avant de partir sur place. Prévoyez au minimum une assiette, un verre et un jeu de couverts par invité, avec une réserve pour les accidents et les retours au buffet.

Questions fréquentes

Combien de temps à l’avance organiser un barbecue d’entreprise ?: Commencez 3 à 4 semaines avant la date prévue pour envoyer les invitations et réserver le barbecue, les tentes et le mobilier. Fermez les inscriptions environ 7 jours avant afin de finaliser les achats.
Quand acheter la viande pour un barbecue d’entreprise ?: Faites les courses 1 à 2 jours avant si vous disposez d’un réfrigérateur adapté. Réfrigérez immédiatement la viande et les produits végétariens, puis vérifiez les quantités finales avant de préparer les salades et les sauces.
Quelle quantité de boissons prévoir pour un barbecue d’entreprise ?: Pour le premier service, comptez environ 2 à 3 boissons par personne, puis ajustez selon la durée et la météo. Refroidissez-les plusieurs heures avant l’arrivée des invités et gardez une réserve accessible.
Que faut-il installer en premier le jour du barbecue ?: Commencez par vérifier le lieu et monter les tentes, puis installez les tables, les chaises et le barbecue avec ses tables de travail. Mettez ensuite en place la vaisselle et le buffet, idéalement 30 minutes avant l’arrivée des participants.

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