LizztLIZZT
nlLanguage — Nederlands

Checklist voor een bedankavond voor vrijwilligers

Een bedankavond voor vrijwilligers vraagt vooral om een strakke volgorde. Bevestig eerst datum, locatie en zaal, en verzamel daarna aanmeldingen en dieetwensen voordat je catering bestelt. In de laatste week leg je de gastenlijst, bedankteksten en naamkaartjes vast. Op de dag zelf draait alles om een logische opbouw: techniek testen, dranken koelen, buffet en welkomsttafel klaarzetten en voldoende tijd houden voor ontvangst.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

  • Datum en locatie bevestigen

  • Uitnodigingen versturen

    2 personen

  • Aanmeldingen verwerken

  • Dieetwensen verzamelen

  • Herinnering versturen

  • Definitieve gastenlijst printen

  • Zaalreservering bevestigen

  • Cateringbestelling plaatsen

  • Boodschappenlijst controleren

    2 personen

  • Boodschappen doen

    2 personen

  • Dranken ophalen

    2 personen

  • Bedankteksten printen

  • Naamkaartjes schrijven

    2 personen

  • Muziekafspeellijst maken

  • Techniek testen

    2 personen

  • Koelruimte vrijmaken

  • Hapjes voorbereiden

    3 personen

  • Dessert portioneren

    2 personen

  • Dranken koud zetten

    2 personen

  • Tafels opstellen

    3 personen

  • Stoelen klaarzetten

    3 personen

  • Buffet opbouwen

    3 personen

  • Servies en bestek klaarzetten

    2 personen

  • Versiering ophangen

    2 personen

  • Welkomsttafel inrichten

    2 personen

  • Licht en muziek instellen

    2 personen

  • Toiletten controleren

Event

  • Ontvangsttafel bemannen

    2 personen

  • Gasten welkom heten

    2 personen

  • Aperitief serveren

    2 personen

  • Dranken bijvullen

    2 personen

  • Welkomstwoord uitspreken

  • Bedankteksten voordragen

    2 personen

  • Buffet openen

  • Buffet aanvullen

    2 personen

  • Dieetmaaltijden uitserveren

    2 personen

  • Koffie en thee serveren

    2 personen

  • Dessert uitserveren

    2 personen

  • Afval tussendoor verwijderen

  • Afscheid nemen van gasten

    2 personen

Nazorg

  • Eten en dranken opruimen

    3 personen

  • Tafels en stoelen afruimen

    3 personen

  • Servies afwassen

    3 personen

  • Keuken schoonmaken

    2 personen

  • Zaal schoonmaken

    3 personen

  • Toiletten schoonmaken

    2 personen

  • Afvalcontainers buitenzetten

    2 personen

  • Materialen terugbrengen

    2 personen

  • Geleende spullen retourneren

    2 personen

  • Overgebleven eten verdelen

    2 personen

  • Dankbericht aan vrijwilligers sturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

  • Tafelsaantal 8
  • Stoelenaantal 55
  • Buffettafelsaantal 3
  • Kapstokkenaantal 2

Servies

  • Dinerbordenaantal 60
  • Dessertbordenaantal 60
  • Glazenaantal 70
  • Koffiekopjesaantal 60
  • Besteksetsaantal 60
  • Serveerschalenaantal 12
  • Serveertangenaantal 8

Keuken

  • Koffiezetapparatenaantal 2
  • Waterkokersaantal 2
  • Thermoskannenaantal 4
  • Koelboxenaantal 4
  • Snijplankenaantal 3
  • Broodmessenaantal 3

Apparatuur

  • Draadloze microfoon
  • Draagbare speaker
  • Verlengkabelsaantal 3
  • Stekkerdozenaantal 3
  • Laptop

Decoratie

  • Tafelkledenaantal 8
  • Vlaggenlijnenaantal 4
  • Bloemstukkenaantal 6
  • Naamkaartjesaantal 60
  • Pennenaantal 10
  • Bedankkaartenaantal 60
  • Theelichthoudersaantal 12

Verlichting

  • Slingerverlichtingaantal 3
  • LED-lantaarnsaantal 6

Schoonmaak

  • Afvalbakkenaantal 4
  • Vuilniszakhoudersaantal 4
  • Schoonmaakemmersaantal 2
  • Dweilenaantal 2

Catering

  • Boodschappen

Tips

  • Stuur de uitnodiging uiterlijk 3 weken vooraf en plan één herinnering 5 tot 7 dagen voor de avond. Zo heb je tijd om uitblijvende reacties na te bellen en de gastenlijst af te ronden.
  • Vraag dieetwensen direct bij de aanmelding uit en geef het definitieve aantal plus speciale maaltijden minimaal 5 dagen vooraf door aan de catering. Noteer die informatie ook bij het buffet.
  • Plan minstens 2 uur voor de opbouw. Tafels, stoelen, buffettafels, tafelkleden en servies staan dan klaar voordat je hapjes, dessert en koude dranken neerzet.
  • Test microfoon, speaker, laptop, verlengkabels en stekkerdozen 60 minuten voor binnenkomst. Controleer ook of de muziek werkt en of de ruimte voldoende stroompunten heeft.
  • Zet een welkomsttafel met naamkaartjes, pennen en bedankkaarten bij de ingang. Houd de definitieve gastenlijst op papier bij de hand voor last-minute wijzigingen en ontvangst.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een bedankavond voor vrijwilligers organiseren?
Begin 4 tot 6 weken vooraf met datum, locatie en uitnodigingen. Rond catering, dieetwensen en zaalopstelling uiterlijk 5 dagen voor de avond af.
Wanneer verstuur je de uitnodiging voor een bedankavond?
Verstuur de uitnodiging ongeveer 3 weken vooraf en vraag om aanmelding binnen 10 tot 14 dagen. Stuur 5 tot 7 dagen voor de avond een herinnering met tijd, locatie en eventuele dieetcontrole.
Hoeveel tijd heb je nodig om een bedankavond op te bouwen?
Reken op minimaal 2 uur voor tafels, stoelen, buffet, servies, decoratie en techniek. Plan daarnaast 30 tot 60 minuten voor het koelen van dranken, het klaarzetten van hapjes en de laatste controle.
Wanneer moet ik de catering voor een vrijwilligersavond bestellen?
Plaats de cateringbestelling zodra de eerste aanmeldingen binnen zijn, meestal 2 tot 3 weken vooraf. Bevestig het definitieve aantal gasten en dieetwensen uiterlijk 5 dagen voor de avond.

Plannen die hierop lijken

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Organiseer gratis en nodig je contacten uit!