Checklist pour organiser une soirée de remerciement des bénévoles

Une soirée de remerciement réussie repose surtout sur une préparation dans le bon ordre. Commencez par confirmer la date et la salle, puis suivez les inscriptions et les besoins alimentaires avant de commander le repas. Dans les derniers jours, concentrez-vous sur les boissons, les badges, les textes de remerciement et les essais techniques. Le jour même, prévoyez assez de temps pour installer le buffet, les tables, les chaises et l’accueil avant l’arrivée des bénévoles.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer la date et le lieu
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Envoyer un rappel
Imprimer la liste définitive des invités
Confirmer la réservation de la salle
Passer la commande traiteur
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Récupérer les boissons
2 personnes
Imprimer les textes de remerciement
Écrire les badges nominatifs
2 personnes
Créer la playlist musicale
Tester la technique
2 personnes
Libérer la chambre froide
Préparer les en-cas
3 personnes
Portionner le dessert
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Installer les tables
3 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Monter le buffet
3 personnes
Préparer la vaisselle et les couverts
2 personnes
Suspendre la décoration
2 personnes
Installer la table d’accueil
2 personnes
Régler la lumière et la musique
2 personnes
Vérifier les toilettes

Événement

Tenir le bureau d'accueil
2 personnes
Accueillir les invités
2 personnes
Servir l'apéritif
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Prononcer le mot de bienvenue
Lire les discours de remerciement
2 personnes
Ouvrir le buffet
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
Servir les repas diététiques
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Servir le dessert
2 personnes
Évacuer les déchets entre-temps
Dire au revoir aux invités
2 personnes

Suivi

Ranger la nourriture et les boissons
3 personnes
Débarrasser les tables et les chaises
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer la cuisine
2 personnes
Nettoyer la salle
3 personnes
Nettoyer les toilettes
2 personnes
Sortir les conteneurs à déchets
2 personnes
Rapporter le matériel
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Distribuer les restes
2 personnes
Envoyer un message de remerciement aux bénévoles

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 55
Tables de buffetqté 3
Porte-manteauxqté 2

Vaisselle

Assiettes de dînerqté 60
Assiettes à dessertqté 60
Verresqté 70
Tasses à caféqté 60
Couvertsqté 60
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Glacièresqté 4
Planches à découperqté 3
Couteaux à painqté 3

Équipement

Micro sans fil
Enceinte portable
Rallongesqté 3
Multiprisesqté 3
Ordinateur portable

Décoration

Nappesqté 8
Guirlandes de fanionsqté 4
Compositions floralesqté 6
Badges nominatifsqté 60
Stylosqté 10
Cartes de remerciementqté 60
Porte-bougies chauffe-platqté 12

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 3
Lanternes LEDqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 4
Porte-sacs-poubelleqté 4
Seaux de nettoyageqté 2
Serpillièresqté 2

Catering

Courses

Conseils

Envoyez les invitations au moins 3 à 4 semaines avant la soirée et fixez une date limite d’inscription 7 jours avant l’événement. Vous aurez ainsi le temps de relancer les personnes qui n’ont pas répondu et de transmettre un nombre fiable au traiteur.
Demandez les allergies, régimes particuliers et besoins alimentaires dès l’inscription. Relisez cette liste 5 jours avant la soirée, puis vérifiez-la une dernière fois au moment de réceptionner la commande.
Ne gardez pas les boissons et les desserts pour la dernière minute : récupérez les boissons la veille, mettez-les au frais plusieurs heures avant l’arrivée et portionnez le dessert avant le début de la soirée.
Testez le micro sans fil, l’enceinte, l’ordinateur, les rallonges et les multiprises au moins 24 heures à l’avance. Un essai de 10 minutes suffit pour repérer un câble manquant ou une prise trop éloignée.
Installez la table d’accueil, les badges nominatifs et les stylos avant l’ouverture des portes. Imprimez aussi la liste définitive des invités le jour même, après la dernière mise à jour des inscriptions.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour une soirée de remerciement des bénévoles ?: Envoyez-les idéalement 3 à 4 semaines avant la date prévue. Demandez une réponse au plus tard 7 jours avant afin de confirmer le repas, les places assises et le matériel nécessaire.
Quand commander le traiteur pour une soirée de bénévoles ?: Passez la commande environ 10 à 14 jours avant la soirée, dès que le lieu et la date sont confirmés. Communiquez ensuite le nombre définitif de convives et les besoins alimentaires au moins 5 jours avant.
Combien de temps faut-il prévoir pour installer la salle ?: Réservez au minimum 2 heures avant l’accueil des invités pour installer les tables, les chaises, le buffet, la vaisselle et la décoration. Ajoutez 30 minutes si vous devez tester le son et préparer plusieurs espaces.
Quand préparer les badges et les textes de remerciement ?: Préparez les badges et imprimez les textes 2 à 3 jours avant, puis contrôlez les noms avec la liste définitive le jour de la soirée. Gardez quelques badges vierges et des stylos pour les changements de dernière minute.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.