Checkliste für den Dankesabend für Freiwillige

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Verschicke die Einladungen mindestens drei bis vier Wochen vorher und setze eine klare Rückmeldefrist. So bleiben noch sieben bis zehn Tage, um Absagen, Ernährungswünsche und die endgültige Gästeliste zu bearbeiten.
• Bestätige Raum und Catering spätestens eine Woche vor dem Abend. Prüfe dabei nicht nur die Personenzahl, sondern auch Buffetflächen, Sitzplätze und die Möglichkeit, Getränke kühl zu lagern.
• Drucke Dankestexte und die endgültige Gästeliste zwei bis drei Tage vorher aus. Schreibe Namensschilder nicht erst beim Einlass, sondern bereite sie vorher nach der bestätigten Liste vor.
• Teste Mikrofon, Lautsprecher, Laptop und Verlängerungskabel am Veranstaltungstag mindestens zwei Stunden vor Beginn. Ein kurzer Test mit angeschlossenem Gerät verhindert Ausfälle während der Begrüßung oder der Dankesworte.
• Stelle Getränke mindestens 60 Minuten vorher kalt und baue Buffet, Geschirr und Besteck in derselben Reihenfolge auf, in der die Gäste zugreifen. Plane zusätzlich 15 bis 20 Minuten für letzte Handgriffe am Willkommenstisch ein.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man zu einem Dankesabend für Freiwillige einladen?

Verschicke die Einladung idealerweise drei bis vier Wochen vor dem Termin. Lege die Rückmeldefrist etwa zehn bis vierzehn Tage vorher, damit Catering und Sitzordnung noch angepasst werden können.

Wann muss das Catering für einen Dankesabend bestellt werden?

Gib die Bestellung spätestens sieben Tage vor dem Abend auf, sobald die ungefähre Gästezahl und die Ernährungswünsche vorliegen. Die endgültige Zahl solltest du zwei bis drei Tage vorher bestätigen.

Wie viel Zeit braucht der Aufbau für einen Dankesabend?

Plane mindestens zwei Stunden für Tische, Stühle, Buffet, Geschirr, Dekoration und Technik ein. Für einen kurzen Funktionstest von Mikrofon und Lautsprecher solltest du zusätzlich 15 bis 20 Minuten reservieren.

Wann sollte man die Getränke kalt stellen?

Stelle die Getränke etwa 60 bis 90 Minuten vor Beginn kalt, sofern ausreichend Kühlraum vorhanden ist. Kühlboxen können als Reserve dienen, wenn der Kühlschrank nicht für die gesamte Menge reicht.

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