Bazaar organiseren: checklist van voorbereiding tot opruimen
Een bazaar organiseren vraagt meer dan kramen neerzetten. Je moet standhouders registreren, de marktindeling maken, vergunningen controleren en betalingen, catering en stroom vooraf testen. Begin met datum en locatie, leg daarna de standplaatsen en communicatie vast en werk toe naar een duidelijke opbouwdag. Deze checklist helpt je de 79 taken in de juiste volgorde af te werken, inclusief zaken die vaak pas op het laatste moment worden geregeld.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Datum en locatie vastleggen
2 personen
Marktindeling uitwerken
2 personen
Standhouders benaderen
2 personen
Standhouders registreren
2 personen
Vergunningen controleren
Reserveringen maken
Vrijwilligers werven
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Promotie online plaatsen
Posters verspreiden
3 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Standplaatsen toewijzen
2 personen
Standhouders informeren
2 personen
Cateringmenu samenstellen
2 personen
Personeelsrooster maken
2 personen
Weersverwachting controleren
Contant geld bestellen
Betaalapparaat testen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Materialen klaarzetten
3 personen
Route en parkeerborden plaatsen
2 personen
Terrein inspecteren
2 personen
Stroompunten controleren
2 personen
Tafels en stoelen klaarzetten
4 personen
Partytenten opbouwen
4 personen
Marktkramen opstellen
4 personen
Stroomkabels veilig leggen
2 personen
Verlichting ophangen
3 personen
Versiering ophangen
3 personen
Wegwijzers plaatsen
2 personen
Inschrijftafel inrichten
2 personen
Kassa inrichten
2 personen
Cateringbuffet opbouwen
4 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen
Servies en bestek klaarleggen
2 personen
Afvalpunten inrichten
2 personen
Standhouders ontvangen
3 personen
Standhouders naar plaatsen wijzen
3 personen
Kramen van naamkaartjes voorzien
2 personen
Geluidsinstallatie testen
2 personen
Veiligheidscontrole uitvoeren
2 personen
Event
Entree openen
3 personen
Bezoekers verwelkomen
3 personen
Bezoekers registreren
2 personen
Informatie verstrekken
2 personen
Catering serveren
5 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Koffie en thee verzorgen
2 personen
Kassa beheren
2 personen
Contante betalingen afhandelen
2 personen
Standhouders ondersteunen
2 personen
Voorraad controleren
2 personen
Tafels en zitplaatsen bijhouden
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Toiletten controleren
2 personen
Terrein schoonhouden
2 personen
Verlichting controleren
Laatste bestellingen opnemen
3 personen
Bezoekers uitgeleiden
3 personen
Nazorg
Kassa afsluiten
2 personen
Standhouders laten afbouwen
3 personen
Catering opruimen
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Afval verzamelen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Decoratie verwijderen
3 personen
Verlichting afbouwen
3 personen
Partytenten afbreken
4 personen
Terrein schoonmaken
4 personen
Geleende spullen controleren
2 personen
Materialen terugbrengen
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Overgebleven voedsel opslaan
2 personen
Verloren voorwerpen registreren
Standhouders afrekenen
2 personen
Facturen en bonnen verzamelen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Marktkramenaantal 12
- Partytentenaantal 4
- Tafelsaantal 12
- Klapstoelenaantal 40
- Barkrukkenaantal 8
- Kassa tafel
- Buffettafelsaantal 4
- Statafelsaantal 6
- Opbergrekkenaantal 4
- Kledingrekkenaantal 6
Apparatuur
- Betaalterminalsaantal 2
- Kassalade
- Geluidsset
- Microfoonaantal 2
- Verlengkabelsaantal 6
- Stekkerdozenaantal 8
- Kabelhaspelsaantal 3
- Koelboxenaantal 6
- Warmhoudbakkenaantal 4
- Waterkokersaantal 3
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Inductiekookplatenaantal 2
- Handlampenaantal 4
- Afzetpaaltjesaantal 12
- Afzetlintaantal 4
Servies
- Herbruikbare bordenaantal 120
- Herbruikbare kommenaantal 80
- Herbruikbare bekersaantal 180
- Koffiekopjesaantal 80
- Glazenaantal 100
- Besteksetsaantal 150
- Opscheplepelsaantal 8
- Serveerschalenaantal 12
- Dienbladenaantal 6
- Broodmandenaantal 4
Decoratie
- Vlaggenlijnenaantal 8
- Ballonnenaantal 100
- Tafelkledenaantal 16
- Naamkaartjesaantal 20
- Prijskaartjesaantal 80
- Krijtbordenaantal 8
- Pijlbordenaantal 12
- Tafelbloemstukkenaantal 8
Verlichting
- Lichtsnoerenaantal 8
- Ledlampenaantal 12
- Batterijenaantal 24
- Verlichtingssnoerenaantal 4
Keuken
- Snijplankenaantal 6
- Koks messenaantal 6
- Maatbekersaantal 4
- Mengkommenaantal 6
- Pannenaantal 6
- Tangenaantal 8
- Keukenschortenaantal 8
- Koelmattenaantal 6
Schoonmaak
- Emmersaantal 4
- Bezemsetsaantal 3
- Dweilenaantal 4
- Stoffer en blikaantal 4
- Handzeepdispensersaantal 6
Catering
- Boodschappen
Tips
- Maak de marktindeling voordat je standhouders definitief informeert. Houd ruimte vrij voor looproutes, buffettafels, kabelhaspels en een aparte kassa tafel, zodat bezoekers en medewerkers elkaar niet hinderen.
- Test betaalterminals, kassalade en stroompunten uiterlijk één dag vooraf. Neem daarnaast contant geld mee en controleer of verlengkabels, stekkerdozen en kabelhaspels lang genoeg zijn voor alle kramen.
- Regel standhouders niet alleen mondeling: registreer hun gegevens, verzamel dieetwensen en wijs iedere deelnemer een standplaats toe. Stuur de indeling en praktische informatie uiterlijk een week voor de bazaar.
- Plan de catering op basis van het aantal aanmeldingen en controleer of je genoeg herbruikbare borden, kommen, bekers, koffiekopjes en glazen hebt. Zet warmhoudbakken, koelboxen, waterkokers en koffiezetapparaten op aparte stroompunten.
- Controleer de weersverwachting 48 uur vooraf en loop het terrein op de ochtend zelf volledig na. Plaats route- en parkeerborden, controleer de partytenten en zet afzetpaaltjes en afzetlint klaar voordat bezoekers arriveren.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een bazaar organiseren?
- Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie, vergunningen en standhouders. Reserveer de laatste 2 weken voor aanmeldingen, standplaatsindeling, promotie en materiaalcontroles.
- Wanneer moet ik standhouders benaderen voor een bazaar?
- Benader standhouders uiterlijk 8 weken voor de bazaar, zodat je registratie en de marktindeling op tijd kunt afronden. Stuur de definitieve standplaats en praktische informatie minimaal 7 dagen vooraf.
- Hoeveel tijd kost de opbouw van een bazaar?
- Plan minimaal 3 tot 4 uur voor de opbouw van kramen, tafels, tenten, routing, catering en betaalpunten. Reserveer daarnaast 30 minuten voor een terreininspectie en een laatste controle van stroom en bewegwijzering.
- Wanneer controleer ik het weer voor een bazaar?
- Bekijk de weersverwachting 48 uur vooraf en nogmaals op de ochtend van de bazaar. Gebruik die controle om partytenten, kabels, afzetting en de indeling van buitenplekken tijdig aan te passen.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!