Checklist pour organiser un bazar sans rien oublier

Un bazar demande plus qu’une liste d’exposants et quelques tables. Il faut coordonner les inscriptions, les autorisations, l’aménagement des stands, l’accueil, les paiements et le rangement dans un ordre précis. Cette checklist regroupe les 79 tâches et 61 fournitures du plan, des premières réservations jusqu’à l’inspection du site le jour même. Elle vous aide aussi à repérer les points souvent réglés trop tard, comme les besoins électriques, les emplacements et la monnaie.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le lieu
2 personnes
Élaborer l'aménagement du marché
2 personnes
Contacter les exposants
2 personnes
Enregistrer les exposants
2 personnes
Vérifier les autorisations
Faire les réservations
Recruter des bénévoles
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier la promotion en ligne
Distribuer les affiches
3 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Attribuer les emplacements
2 personnes
Informer les exposants
2 personnes
Composer le menu traiteur
2 personnes
Établir le planning du personnel
2 personnes
Vérifier les prévisions météo
Commander de l’argent liquide
Tester le terminal de paiement
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Préparer le matériel
3 personnes
Installer les panneaux de route et de parking
2 personnes
Inspecter le site
2 personnes
Vérifier les points d'alimentation
2 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Monter les tentes de réception
4 personnes
Installer les stands du marché
4 personnes
Poser les câbles électriques en toute sécurité
2 personnes
Installer l'éclairage
3 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Installer des panneaux directionnels
2 personnes
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
Installer la caisse
2 personnes
Monter le buffet traiteur
4 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer les en-cas
4 personnes
Préparer la vaisselle et les couverts
2 personnes
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
Accueillir les exposants
3 personnes
Indiquer l'emplacement aux exposants
3 personnes
Équiper les stands de badges nominatifs
2 personnes
Tester le système de sonorisation
2 personnes
Effectuer le contrôle de sécurité
2 personnes

Événement

Ouvrir l’entrée
3 personnes
Accueillir les visiteurs
3 personnes
Enregistrer les visiteurs
2 personnes
Fournir les informations
2 personnes
Servir le service traiteur
5 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Gérer la caisse
2 personnes
Gérer les paiements en espèces
2 personnes
Soutenir les exposants
2 personnes
Vérifier les stocks
2 personnes
Tenir à jour les tables et les places assises
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Vérifier les toilettes
2 personnes
Maintenir le site propre
2 personnes
Vérifier l'éclairage
Recueillir les dernières commandes
3 personnes
Reconduire les visiteurs
3 personnes

Suivi

Clôturer la caisse
2 personnes
Faire démonter les stands
3 personnes
Ranger le service traiteur
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Démonter l’éclairage
3 personnes
Démonter les tentes de fête
4 personnes
Nettoyer le site
4 personnes
Vérifier le matériel emprunté
2 personnes
Rapporter le matériel
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Stocker les restes alimentaires
2 personnes
Enregistrer les objets trouvés
Encaisser les exposants
2 personnes
Rassembler les factures et les reçus

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Stands de marchéqté 12
Tentes de réceptionqté 4
Tablesqté 12
Chaises pliantesqté 40
Tabourets de barqté 8
Table de caisse
Tables de buffetqté 4
Tables hautesqté 6
Étagères de rangementqté 4
Portants à vêtementsqté 6

Équipement

Terminaux de paiementqté 2
Tiroir-caisse
Système de sonorisation
Microphoneqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 8
Rallonges à enrouleurqté 3
Glacièresqté 6
Bacs de maintien au chaudqté 4
Bouilloiresqté 3
Machines à caféqté 2
Plaques à inductionqté 2
Lampes de pocheqté 4
Poteaux de délimitationqté 12
Ruban de balisageqté 4

Vaisselle

Assiettes réutilisablesqté 120
Bols réutilisablesqté 80
Gobelets réutilisablesqté 180
Tasses à caféqté 80
Verresqté 100
Couvertsqté 150
Louchesqté 8
Plateaux de serviceqté 12
Plateauxqté 6
Corbeilles à painqté 4

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 8
Ballonsqté 100
Nappesqté 16
Badges nominatifsqté 20
Étiquettes de prixqté 80
Panneaux en ardoiseqté 8
Panneaux indicateursqté 12
Compositions florales de tableqté 8

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 8
Lampes LEDqté 12
Pilesqté 24
Guirlandes lumineusesqté 4

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteaux de chefqté 6
Verres doseursqté 4
Saladiersqté 6
Casserolesqté 6
Pincesqté 8
Tabliers de cuisineqté 8
Tapis rafraîchissantsqté 6

Nettoyage

Seauxqté 4
Sets de balaiqté 3
Serpillièresqté 4
Balayette et pelleqté 4
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6

Catering

Courses

Conseils

Commencez 6 à 8 semaines avant le bazar : fixez la date et le lieu, vérifiez les autorisations, puis contactez les exposants avant de lancer la promotion.
Demandez les inscriptions et les besoins alimentaires au plus tard 10 jours avant l’événement. Vous pourrez ensuite attribuer les emplacements et transmettre un plan fiable à chaque exposant.
Prévoyez l’implantation avant de louer le mobilier : les stands, tables, tentes, portants et étagères doivent laisser des passages dégagés et un accès simple à la caisse.
Testez les terminaux de paiement 2 à 3 jours avant, commandez l’argent liquide et vérifiez les rallonges, multiprises et points d’alimentation. Une panne de courant ne se corrige pas au moment de l’ouverture.
La veille, contrôlez la météo, les achats et le matériel. Le jour même, installez les panneaux de circulation et de parking, inspectez le site et gardez des lampes de poche pour les zones mal éclairées.

Questions fréquentes

Quand commencer l’organisation d’un bazar ?: Commencez idéalement 6 à 8 semaines avant la date prévue. Les autorisations, les réservations, les exposants et la promotion doivent être lancés avant les derniers préparatifs.
Combien de temps avant faut-il inscrire les exposants ?: Fixez une date limite environ 10 jours avant le bazar. Gardez ensuite quelques jours pour traiter les inscriptions, recueillir les besoins et attribuer les emplacements.
Que faut-il prévoir pour les paiements dans un bazar ?: Préparez un terminal de paiement, un tiroir-caisse et de l’argent liquide. Testez le terminal 2 à 3 jours avant et vérifiez la monnaie avant l’installation de la caisse.
Quand installer les stands et les tables d’un bazar ?: Préparez le matériel la veille lorsque c’est possible, puis installez les stands, tables et tentes le jour même selon le plan. Faites une inspection finale avant l’arrivée du public.

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