Basar organisieren: Die Checkliste für deine Planung

Ein Basar braucht mehr als Stände und Besucher: Standbetreiber, Genehmigungen, Zahlungswege, Verpflegung und Helfer müssen rechtzeitig zusammenspielen. Beginne mit Datum, Ort und der Aufteilung des Geländes und arbeite dich anschließend zu Anmeldungen, Werbung und Ausstattung vor. In den letzten Tagen zählen Wetter, Strom, Bargeld und Beschilderung. Diese Checkliste führt dich durch die wichtigsten Schritte bis zur Kontrolle vor Ort.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Datum und Ort festlegen
2 Personen
Marktaufteilung ausarbeiten
2 Personen
Standbetreiber ansprechen
2 Personen
Standbetreiber registrieren
2 Personen
Genehmigungen prüfen
Reservierungen vornehmen
Freiwillige rekrutieren
2 Personen
Einladungen verschicken
2 Personen
Werbung online stellen
Poster verteilen
3 Personen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Standplätze zuweisen
2 Personen
Standbetreiber informieren
2 Personen
Catering-Menü zusammenstellen
2 Personen
Personaleinsatzplan erstellen
2 Personen
Wettervorhersage prüfen
Bargeld bestellen
Bezahlterminal testen
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
Einkaufen gehen
3 Personen
Materialien bereitstellen
3 Personen
Route- und Parkschilder aufstellen
2 Personen
Gelände inspizieren
2 Personen
Stromanschlüsse kontrollieren
2 Personen
Tische und Stühle bereitstellen
4 Personen
Partyzelte aufbauen
4 Personen
Marktstände aufbauen
4 Personen
Stromkabel sicher verlegen
2 Personen
Beleuchtung aufhängen
3 Personen
Dekoration aufhängen
3 Personen
Wegweiser aufstellen
2 Personen
Anmeldetisch einrichten
2 Personen
Kasse einrichten
2 Personen
Cateringbuffet aufbauen
4 Personen
Getränke kalt stellen
2 Personen
Snacks vorbereiten
4 Personen
Geschirr und Besteck bereitstellen
2 Personen
Abfallstationen einrichten
2 Personen
Aussteller empfangen
3 Personen
Standbetreiber zu ihren Plätzen weisen
3 Personen
Stände mit Namensschildern versehen
2 Personen
Beschallungsanlage testen
2 Personen
Sicherheitskontrolle durchführen
2 Personen

Event

Eingang öffnen
3 Personen
Besucher begrüßen
3 Personen
Besucher registrieren
2 Personen
Informationen bereitstellen
2 Personen
Catering ausgeben
5 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Kaffee und Tee bereitstellen
2 Personen
Kasse betreuen
2 Personen
Barzahlungen abwickeln
2 Personen
Standbetreiber unterstützen
2 Personen
Bestand prüfen
2 Personen
Tische und Sitzplätze im Blick behalten
2 Personen
Mülleimer leeren
2 Personen
Toiletten kontrollieren
2 Personen
Gelände sauber halten
2 Personen
Beleuchtung kontrollieren
Letzte Bestellungen aufnehmen
3 Personen
Besucher verabschieden
3 Personen

Nachbereitung

Kasse abschließen
2 Personen
Standbetreiber mit dem Abbau beginnen lassen
3 Personen
Catering aufräumen
4 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Abfall sammeln
3 Personen
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
Dekoration entfernen
3 Personen
Beleuchtung abbauen
3 Personen
Partyzelte abbauen
4 Personen
Gelände reinigen
4 Personen
Geliehene Gegenstände überprüfen
2 Personen
Materialien zurückbringen
2 Personen
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
Übrig gebliebenes Essen lagern
2 Personen
Verlorene Gegenstände erfassen
Standbetreiber abrechnen
2 Personen
Rechnungen und Belege sammeln

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

MarktständeAnz. 12
PartyzelteAnz. 4
TischeAnz. 12
KlappstühleAnz. 40
BarhockerAnz. 8
Kassentisch
BuffetischeAnz. 4
StehtischeAnz. 6
AufbewahrungsregaleAnz. 4
KleiderständerAnz. 6

Ausstattung

KartenterminalsAnz. 2
Kassenschale
Soundanlage
MikrofonAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 8
KabeltrommelnAnz. 3
KühlboxenAnz. 6
WarmhaltebehälterAnz. 4
WasserkocherAnz. 3
KaffeemaschinenAnz. 2
InduktionskochplattenAnz. 2
HandlampenAnz. 4
AbsperrpfostenAnz. 12
AbsperrbandAnz. 4

Geschirr

Mehrweg-TellerAnz. 120
Wiederverwendbare SchüsselnAnz. 80
Wiederverwendbare BecherAnz. 180
KaffeetassenAnz. 80
GläserAnz. 100
BestecksetsAnz. 150
ServierlöffelAnz. 8
ServierschalenAnz. 12
TablettsAnz. 6
BrotkörbeAnz. 4

Dekoration

WimpelkettenAnz. 8
BallonsAnz. 100
TischdeckenAnz. 16
NamensschilderAnz. 20
PreisschilderAnz. 80
KreidetafelnAnz. 8
WegweiserAnz. 12
TischblumenarrangementsAnz. 8

Beleuchtung

LichterkettenAnz. 8
LED-LampenAnz. 12
BatterienAnz. 24
LichterkabelAnz. 4

Küche

SchneidebretterAnz. 6
KüchenmesserAnz. 6
MessbecherAnz. 4
RührschüsselnAnz. 6
PfannenAnz. 6
ZangenAnz. 8
KüchenschürzenAnz. 8
KühlmattenAnz. 6

Reinigung

EimerAnz. 4
BesensetsAnz. 3
WischmopsAnz. 4
Handfeger und KehrblechAnz. 4
HandseifenspenderAnz. 6

Catering

Einkäufe

Tipps

Kläre Genehmigungen und Reservierungen frühzeitig, sobald Datum und Ort feststehen. Plane dafür mehrere Wochen Vorlauf ein, weil Rückfragen von Behörden oder dem Veranstaltungsort die weitere Planung verzögern können.
Erfasse Standbetreiber nicht nur mit Namen, sondern auch mit Standgröße, Angebot und Strombedarf. Weise die Plätze erst danach endgültig zu und verschicke die Informationen spätestens eine Woche vor dem Basar.
Plane Helfer in Schichten und besetze besonders Aufbau, Kasse, Einlass, Catering und Abbau. Für jede Schicht sollte eine verantwortliche Person eingetragen sein, damit am Veranstaltungstag niemand lange nach Zuständigkeiten suchen muss.
Teste Kartenterminals, Verlängerungskabel, Kabeltrommeln, Kaffeemaschinen und die Soundanlage vor dem Aufbau. Bestelle Bargeld rechtzeitig und lege eine Kassenschale sowie einen festen Aufbewahrungsort für Einnahmen fest.
Prüfe am Vortag die Wettervorhersage und kontrolliere Zelte, Stromanschlüsse, Kühlboxen und Warmhaltebehälter. Stelle Route-, Park- und Absperrschilder vor der Öffnung auf, damit Besucher und Standbetreiber den Platz ohne Rückfragen finden.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Basar organisieren?: Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Ort, Genehmigungen und der Suche nach Standbetreibern. Werbung, Anmeldungen und die Einteilung der Standplätze folgen danach.
Was muss man für einen Basar anmelden?: Registriere alle Standbetreiber mit Kontaktdaten, Angebot und benötigter Fläche. Erfasse zusätzlich Ernährungswünsche und besondere Anforderungen wie Strom, Kühlung oder einen Tisch spätestens eine Woche vor dem Termin.
Wie viele Helfer braucht man für einen Basar?: Plane mindestens eine verantwortliche Person für Aufbau, Kasse, Einlass, Catering und Abbau ein. Bei mehreren Bereichen solltest du pro Schicht zusätzlich eine Vertretung einteilen, damit Pausen und Ausfälle abgedeckt sind.
Was sollte man am Tag vor dem Basar prüfen?: Kontrolliere Wetter, Stromanschlüsse, Technik, Bargeld, Beschilderung und die vollständige Ausstattung. Lege Materialien, Geschirr und Geräte spätestens am Vorabend nach Einsatzort bereit, damit der Aufbau am Veranstaltungstag zügig beginnt.

Starte diesen Plan in Lizzt

Jede Aufgabe und jeder Artikel von dieser Seite, fertig in deinem eigenen Event. Lade Leute ein, verteilt die Arbeit und seht, wer was erledigt hat.