Baristademonstratie organiseren: een praktische checklist
Een baristademonstratie vraagt meer voorbereiding dan alleen een espressomachine en koffiebonen klaarzetten. Je regelt eerst de ruimte en het programma, daarna de barista, apparatuur en aanmeldingen. In de laatste dagen controleer je leveringen, dieetwensen en stroompunten en bereid je koffie, hapjes en proefkopjes voor. Op de dag zelf draait alles om een logische route: registratie, demonstratie, proeven en serveren zonder opstoppingen.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Ruimte reserveren
Programma opstellen
Barista vastleggen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Koffieapparatuur reserveren
Leveringen bevestigen
Menukaart en bordjes maken
Bezoekerslijst afdrukken
Boodschappen doen
2 personen
Koffiebonen portioneren
2 personen
Hapjes voorbereiden
2 personen
Dranken koelen
Locatie controleren
2 personen
Tafels en stoelen plaatsen
3 personen
Koffiebar opbouwen
3 personen
Demonstratieplek inrichten
2 personen
Stroomvoorziening aansluiten
2 personen
Proefkoffie voorbereiden
2 personen
Registratietafel klaarzetten
Ontvangsttafel klaarzetten
Event
Deelnemers ontvangen
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Introductie verzorgen
Espresso demonstreren
Melk opschuimen demonstreren
Filterkoffie demonstreren
Koffies laten proeven
3 personen
Hapjes serveren
2 personen
Koffiebar aanvullen
2 personen
Vrije koffieproeverij begeleiden
2 personen
Dranken bijvullen
Gebruikt servies verzamelen
2 personen
Laatste koffie serveren
2 personen
Bezoekers uitzwaaien
2 personen
Nazorg
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Koffiebar afbreken
3 personen
Servies afwassen
2 personen
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Afval afvoeren
2 personen
Apparatuur reinigen
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Tafelsaantal 8
- Stoelenaantal 60
- Barkrukkenaantal 4
- Servicetafelaantal 2
- Afvalbakkenaantal 4
Servies
- Koffiekopjesaantal 70
- Espressokopjesaantal 40
- Glazenaantal 70
- Schoteltjesaantal 50
- Theelepelsaantal 70
- Gebaksvorkjesaantal 60
- Serveerlepelsaantal 8
Apparatuur
- Espressomachine
- Koffiemolensaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Filterkoffiezetter
- Koffieweegschaalaantal 2
- Melkopschuimer
- Koelboxenaantal 2
- Thermoskannenaantal 4
- Verlengkabelsaantal 4
- Stekkerdozenaantal 4
Keuken
- Melkkannenaantal 6
- Tamperaantal 2
- Knockboxaantal 2
- Doseerbekersaantal 6
- Koffiefiltersaantal 100
- Snijplankenaantal 3
- Keukenmessenaantal 3
- Serveerschalenaantal 8
- Tangenaantal 4
Decoratie
- Menukaartenaantal 6
- Naamkaartjesaantal 60
- Tafellopersaantal 8
- Pijlbordjesaantal 6
Verlichting
- Tafellampenaantal 4
Schoonmaak
- Afwasteiltjesaantal 2
- Microvezeldoekenaantal 12
Catering
- Boodschappen
Tips
- Reserveer de demonstratieruimte voordat je apparatuur vastlegt. Controleer of er voldoende tafels, stoelen en barkrukken passen én of de demonstratieplek vanuit alle zitplaatsen zichtbaar is.
- Plan minstens twee stroompunten voor de espressomachine, koffiemolens en waterkokers. Leg verlengkabels en stekkerdozen vooraf klaar, zodat je op de dag zelf niet achter aansluitingen hoeft te zoeken.
- Verzamel dieetwensen uiterlijk bij de aanmelding en geef ze door voordat je hapjes en melkproducten inkoopt. Zet allergenen herkenbaar bij de serveerschalen en houd een aparte plek vrij voor aangepaste opties.
- Portioneer de koffiebonen en zet proefkoffie pas kort voor de start klaar. Gebruik aparte doseerbekers, koffiekopjes en espressokopjes per proefronde, zodat smaken en gebruikte koffiedik niet door elkaar raken.
- Richt registratie, ontvangsttafel en koffiebar in die volgorde van binnenkomst in. Leg de bezoekerslijst en menukaart klaar vóór de eerste deelnemer arriveert en houd afvalbakken binnen handbereik van de serveerplek.
Veelgestelde vragen
- Hoeveel tijd heb je nodig om een baristademonstratie voor te bereiden?
- Begin vier tot zes weken vooraf met de ruimte, het programma en het vastleggen van de barista. Plan de laatste twee dagen voor boodschappen, koffieportionering, hapjes, dranken en een controle van apparatuur en leveringen.
- Hoeveel koffiebonen heb je nodig voor een baristademonstratie?
- Reken per espresso op ongeveer 18 gram koffiebonen en tel daar extra bonen bij op voor demonstraties en mislukte shots. Voor 20 deelnemers met twee proefkoffies per persoon is minimaal 720 gram nodig; neem liever 10 tot 15 procent reserve mee.
- Hoeveel stopcontacten zijn nodig voor een baristademonstratie?
- Voor een kleine demonstratie plan je minimaal twee aparte stroompunten: één voor de espressomachine en één voor molens, waterkokers of andere apparatuur. Controleer uiterlijk een week vooraf waar de aansluitingen zitten en test verlengkabels en stekkerdozen vóór opbouw.
- Wanneer moet je deelnemers van een baristademonstratie uitnodigen?
- Verstuur de uitnodiging idealiter drie tot vier weken vooraf en sluit de aanmelding ongeveer één week voor de demonstratie. Gebruik die laatste week om de bezoekerslijst, dieetwensen, proefhoeveelheden en indeling van tafels en stoelen definitief te maken.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!