Checklist pour organiser une démonstration de barista

Une démonstration de barista réussie repose sur un enchaînement précis : réserver la salle et le professionnel, gérer les inscriptions, puis préparer le matériel et l’espace de dégustation. Prévoyez plusieurs méthodes d’extraction, des tasses adaptées et assez de prises électriques avant le jour J. Les dernières heures servent surtout à refroidir les boissons, préparer les encas, répartir les grains et vérifier l’installation. Cette checklist vous aide à suivre les 44 tâches dans le bon ordre.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Réserver la salle
Élaborer le programme
Réserver un barista
Envoyer les invitations
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Réserver le matériel de café
Confirmer les livraisons
Créer le menu et les panneaux
Imprimer la liste des visiteurs
Faire les courses
2 personnes
Répartir les grains de café
2 personnes
Préparer les en-cas
2 personnes
Refroidir les boissons
Vérifier le lieu
2 personnes
Installer les tables et les chaises
3 personnes
Monter le bar à café
3 personnes
Aménager l'espace de démonstration
2 personnes
Brancher l'alimentation électrique
2 personnes
Préparer le café de dégustation
2 personnes
Préparer la table d'inscription
Installer la table d’accueil

Événement

Accueillir les participants
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Assurer l'accueil
Présenter un espresso
Faire une démonstration de mousse de lait
Démontrer le café filtre
Faire déguster les cafés
3 personnes
Servir des amuse-bouches
2 personnes
Réapprovisionner le bar à café
2 personnes
Animer une dégustation de café gratuite
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
Rassembler la vaisselle utilisée
2 personnes
Servir le dernier café
2 personnes
Saluer les visiteurs à leur départ
2 personnes

Suivi

Éteindre l’équipement
2 personnes
Démonter le bar à café
3 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Ranger les tables et les chaises
3 personnes
Nettoyer le lieu
3 personnes
Évacuer les déchets
2 personnes
Nettoyer l’équipement
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 60
Tabourets de barqté 4
Table de serviceqté 2
Poubellesqté 4

Vaisselle

Tasses à caféqté 70
Tasses à espressoqté 40
Verresqté 70
Sous-tassesqté 50
Cuillères à caféqté 70
Fourchettes à gâteauqté 60
Cuillères de serviceqté 8

Équipement

Machine à espresso
Moulins à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Cafetière à café filtre
Balance à caféqté 2
Mousseur à lait
Glacièresqté 2
Thermosqté 4
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4

Cuisine

Pichets à laitqté 6
Tasseurqté 2
Knockboxqté 2
Gobelets doseursqté 6
Filtres à caféqté 100
Planches à découperqté 3
Couteaux de cuisineqté 3
Plateaux de serviceqté 8
Pincesqté 4

Décoration

Cartes de menuqté 6
Badges nominatifsqté 60
Chemins de tableqté 8
Panneaux de directionqté 6

Éclairage

Lampes de tableqté 4

Nettoyage

Bacs à vaisselleqté 2
Chiffons microfibresqté 12

Catering

Courses

Conseils

Réservez le barista et le matériel de café dès que la date est fixée. Vérifiez notamment la machine à espresso, les moulins, les bouilloires, la cafetière filtre et le mousseur à lait.
Demandez les besoins alimentaires au moment des inscriptions, puis préparez les encas séparément. Prévoyez des ustensiles et des planches propres pour éviter les mélanges le jour de la démonstration.
Contrôlez l’alimentation électrique avant l’arrivée du matériel : repérez les prises, testez les rallonges et répartissez les appareils sur plusieurs multiprises si nécessaire.
Installez le bar à café et l’espace de démonstration avant l’accueil. Gardez la table d’inscription près de l’entrée et laissez un passage dégagé entre les tables, les chaises et les tabourets de bar.
Préparez le café de dégustation peu avant le début et gardez les boissons chaudes dans des thermos. Sortez les tasses à café, tasses à espresso, sous-tasses et cuillères avant l’arrivée des participants.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une démonstration de barista ?: Prévoyez au moins 2 à 3 semaines pour réserver la salle, le barista et le matériel. Gardez les 2 derniers jours pour confirmer les livraisons, faire les courses et finaliser les panneaux.
Quel matériel faut-il pour une démonstration de barista ?: Comptez au minimum une machine à espresso, un moulin, une balance à café, une bouilloire et une solution pour le café filtre. Ajoutez des rallonges, multiprises, thermos, tasses, verres et une knockbox selon le programme.
Quand préparer le café de dégustation ?: Préparez-le juste avant l’accueil, idéalement dans les 30 minutes précédant le début de la séance. Les boissons destinées à rester disponibles peuvent ensuite être conservées dans des thermos.
Combien de prises électriques faut-il prévoir ?: Faites la liste des appareils électriques et prévoyez au moins une prise pour chacun, plus 1 à 2 prises de secours. Testez les rallonges et les multiprises pendant la vérification du lieu, avant l’installation des tables.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.