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Barista-Demonstration organisieren: die passende Checkliste

Eine Barista-Demonstration steht und fällt mit dem Ablauf an der Kaffeebar. Plane zuerst Raum, Programm und Barista, danach Einladungen, Anmeldungen und Ernährungswünsche. In den letzten Tagen prüfst du Lieferungen, portionierst die Kaffeebohnen und bereitest Snacks sowie Probierkaffee vor. Am Veranstaltungstag brauchst du vor dem Einlass Zeit für Strom, Maschinen, Sitzplätze, Registrierung und den Demonstrationsstand.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Raum reservieren

  • Programm erstellen

  • Barista buchen

  • Einladungen verschicken

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Kaffeeausrüstung reservieren

  • Lieferungen bestätigen

  • Speisekarte und Schilder erstellen

  • Besucherliste ausdrucken

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Kaffeebohnen portionieren

    2 Personen

  • Snacks vorbereiten

    2 Personen

  • Getränke kühlen

  • Ort überprüfen

    2 Personen

  • Tische und Stühle aufstellen

    3 Personen

  • Kaffeebar aufbauen

    3 Personen

  • Demonstrationsstand einrichten

    2 Personen

  • Stromversorgung anschließen

    2 Personen

  • Probierkaffee vorbereiten

    2 Personen

  • Registrierungstisch aufbauen

  • Empfangstisch bereitstellen

Event

  • Teilnehmende empfangen

    2 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    2 Personen

  • Begrüßung übernehmen

  • Espresso vorführen

  • Milchschaum demonstrieren

  • Filterkaffee demonstrieren

  • Kaffees verkosten lassen

    3 Personen

  • Snacks servieren

    2 Personen

  • Kaffeebar auffüllen

    2 Personen

  • Freie Kaffeeverkostung begleiten

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

  • Benutztes Geschirr sammeln

    2 Personen

  • Den letzten Kaffee servieren

    2 Personen

  • Besucher verabschieden

    2 Personen

Nachbereitung

  • Geräte ausschalten

    2 Personen

  • Kaffeebar abbauen

    3 Personen

  • Geschirr abwaschen

    2 Personen

  • Tische und Stühle aufräumen

    3 Personen

  • Location reinigen

    3 Personen

  • Abfall entsorgen

    2 Personen

  • Geräte reinigen

    2 Personen

  • Geliehene Sachen zurückgeben

    2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • TischeAnz. 8
  • StühleAnz. 60
  • BarhockerAnz. 4
  • ServicetischAnz. 2
  • AbfallbehälterAnz. 4

Geschirr

  • KaffeetassenAnz. 70
  • EspressotassenAnz. 40
  • GläserAnz. 70
  • UntertassenAnz. 50
  • TeelöffelAnz. 70
  • GebäckgabelnAnz. 60
  • ServierlöffelAnz. 8

Ausstattung

  • Espressomaschine
  • KaffeemühlenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • Filterkaffeeautomat
  • KaffeewaageAnz. 2
  • Milchaufschäumer
  • KühlboxenAnz. 2
  • ThermoskannenAnz. 4
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • VerlängerungskabelAnz. 4

Küche

  • MilchkannenAnz. 6
  • TamperAnz. 2
  • KnockboxAnz. 2
  • DosierbecherAnz. 6
  • KaffeefilterAnz. 100
  • SchneidebretterAnz. 3
  • KüchenmesserAnz. 3
  • ServierschalenAnz. 8
  • ZangenAnz. 4

Dekoration

  • SpeisekartenAnz. 6
  • NamensschilderAnz. 60
  • TischläuferAnz. 8
  • WegweiserAnz. 6

Beleuchtung

  • TischlampenAnz. 4

Reinigung

  • SpülbeckenAnz. 2
  • MikrofasertücherAnz. 12

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Reserviere den Raum mindestens 4 Wochen vorher und prüfe dabei Steckdosen, Wasserzugang und die Stellfläche für Espressomaschine, Kaffeemühlen und Wasserkocher.
  • Lege das Programm spätestens 10 Tage vorher fest. Plane feste Zeiten für Begrüßung, Demonstration und Probierkaffee ein, damit der Empfang nicht mit dem ersten Vortrag kollidiert.
  • Schließe die Anmeldungen 3 bis 5 Tage vor dem Termin ab und übertrage Allergien sowie Ernährungswünsche direkt in deine Einkaufsliste für Snacks und Milchalternativen.
  • Bestätige Lieferungen spätestens 48 Stunden vorher. Prüfe besonders Espressomaschine, Filterkaffeeautomat, Mühlen, Thermoskannen, Verlängerungskabel und Kühlboxen auf Vollständigkeit.
  • Baue Kaffeebar und Demonstrationsstand mindestens 90 Minuten vor Beginn auf. Stelle Tassen, Untertassen, Teelöffel, Milchaufschäumer, Tamper und Knockbox so bereit, dass der Barista ohne Suchwege arbeiten kann.

Häufige Fragen

Wie früh muss ich eine Barista-Demonstration organisieren?
Beginne idealerweise 4 bis 6 Wochen vorher, damit Raum und Barista verfügbar sind. Einladungen sollten spätestens 3 Wochen vor dem Termin verschickt werden.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau einer Barista-Demonstration?
Plane mindestens 90 Minuten für Möbel, Registrierungstisch, Kaffeebar, Demonstrationsstand und Stromversorgung ein. Für einen erstmaligen Aufbau sind 2 Stunden realistischer.
Wann soll ich die Teilnehmerzahl und Ernährungswünsche festlegen?
Schließe die Anmeldungen 3 bis 5 Tage vor der Veranstaltung. So kannst du Kaffee, Milch, Snacks, Tassen und Sitzplätze passend zur Personenzahl vorbereiten.
Was muss ich am Tag vor der Barista-Demonstration prüfen?
Kontrolliere 24 Stunden vorher die Lieferungen, portioniere die Kaffeebohnen und kühle Getränke. Prüfe außerdem, ob Verlängerungskabel, Wasserkocher, Thermoskannen und sämtliche Servierutensilien vorhanden sind.

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