Bandwedstrijd organiseren: checklist en planning
Een bandwedstrijd vraagt meer voorbereiding dan alleen bands boeken en een podium klaarzetten. Je moet inschrijvingen, wedstrijdregels, juryformulieren en het programma op elkaar afstemmen, terwijl de techniek per band verschilt. Verzamel daarom vroeg de technische fiches en stuur het bandschema ruim vóór de wedstrijddag. Deze checklist helpt je van concept en locatie tot kaartverkoop, soundcheck, ontvangst en de laatste controle van drank, hapjes en materialen.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Wedstrijdconcept vastleggen
2 personen
Locatie en datum bevestigen
2 personen
Bands benaderen
2 personen
Inschrijvingen openen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Juryleden vastleggen
2 personen
Presentator vastleggen
Reserveringen maken
Wedstrijdregels opstellen
2 personen
Juryformulieren maken
Programma samenstellen
2 personen
Bandschema versturen
Technische fiches verzamelen
2 personen
Techniekploeg vastleggen
Promotie publiceren
2 personen
Kaartverkoop controleren
Bezoekersinformatie versturen
Laatste bandgegevens controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Materialen ophalen
3 personen
Locatie controleren
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen
Podium opbouwen
4 personen
Geluidsinstallatie opbouwen
4 personen
Lichtinstallatie opbouwen
3 personen
Stroompunten controleren
2 personen
Backline plaatsen
3 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Entreebalie inrichten
2 personen
Jurytafel inrichten
2 personen
Cateringbuffet inrichten
3 personen
Versiering ophangen
3 personen
Routeborden plaatsen
2 personen
Technische soundcheck uitvoeren
4 personen
Event
Bands ontvangen
3 personen
Bandincheck registreren
2 personen
Publiek ontvangen
4 personen
Entreecontrole uitvoeren
3 personen
Programma presenteren
Wedstrijdoptredens begeleiden
4 personen
Jurybeoordelingen verzamelen
2 personen
Pauzemuziek afspelen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken schenken
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Buffet aanvullen
2 personen
Publieksstemming begeleiden
2 personen
Scores controleren
2 personen
Winnaar bekendmaken
2 personen
Prijzen uitreiken
2 personen
Afscheidsmuziek verzorgen
Publiek uitgeleiden
3 personen
Nazorg
Apparatuur uitschakelen
3 personen
Dranken en voedsel opruimen
3 personen
Afval verzamelen
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Podium en techniek afbreken
5 personen
Meubilair terugplaatsen
4 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Restanten opslaan
2 personen
Uitslagen publiceren
Bedankbericht versturen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Podiumdelenaantal 12
- Podiumtrap
- Statafelsaantal 10
- Tafelsaantal 8
- Stoelenaantal 120
- Jurytafel
- Entreetafelaantal 2
- Kledingrek
Apparatuur
- Mengpaneel
- PA-speakersaantal 4
- Subwoofersaantal 2
- Monitor speakersaantal 6
- Microfoonsaantal 10
- Microfoonstatievenaantal 10
- DI-boxenaantal 6
- Gitaarversterkersaantal 4
- Basversterkeraantal 2
- Drumstel
- Muziekcomputer
- Laptopstandaard
- Verlengkabelsaantal 12
- Stekkerdozenaantal 10
- Kabelmattenaantal 20
Verlichting
- Podiumspotsaantal 8
- Lichtstatievenaantal 4
- Sfeerverlichtingaantal 12
- Lichtslingeraantal 6
Decoratie
- Podiumachterdoek
- Ballonnenaantal 100
- Decoratiedoekaantal 4
- Wedstrijdbanner
- Richtingbordenaantal 8
- Tafeldecoratieaantal 10
Servies
- Herbruikbare glazenaantal 180
- Koffiekopjesaantal 50
- Bordenaantal 180
- Besteksetsaantal 180
- Serveerschalenaantal 15
- Schenkkanaantal 6
Keuken
- Koelboxenaantal 6
- IJscontainersaantal 4
- Thermoskannenaantal 4
- Snijplankenaantal 4
- Koksmesaantal 4
- Opslagbakkenaantal 12
- Serveertangenaantal 8
- Flesopenersaantal 4
Catering
- Kassa
- Pinnenapparaat
- Polsbandjesaantal 200
- Juryformulierenaantal 20
- Programmaboekjesaantal 180
- Naambadgesaantal 30
- Pennenaantal 30
- Prijzenaantal 3
- Boodschappen
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 12
- Dweilaantal 4
- Emmersaantal 4
- Bezemaantal 3
- Stoffer en blikaantal 3
- Schoonmaaksponzenaantal 10
- Afwasborstelsaantal 4
- Handzeepdispensersaantal 4
- Desinfectiesprayaantal 4
- Papieren handdoekenaantal 8
Tips
- Leg uiterlijk 6 tot 8 weken vooraf het wedstrijdconcept, de datum, locatie en regels vast. Dan kun je bands, juryleden en presentator met dezelfde informatie benaderen.
- Open de inschrijving met een duidelijke sluitingsdatum en vraag meteen bandnaam, contactpersoon, bezetting, dieetwensen en technische fiche op. Plan 1 week na de sluiting om ontbrekende gegevens na te jagen.
- Maak het programma pas definitief nadat alle technische fiches zijn gecontroleerd. Reserveer per band tijd voor opbouw, soundcheck en wissel; een schema zonder wisseltijd loopt al na de eerste act uit.
- Controleer de techniek minstens 2 weken vooraf op aansluitingen en aantallen. Denk niet alleen aan mengpaneel, PA-speakers, monitor speakers, microfoons en versterkers, maar ook aan DI-boxen, statieven, verlengkabels, stekkerdozen en kabelmatten.
- Stuur bezoekersinformatie en het bandschema uiterlijk 3 dagen vooraf. Controleer op de wedstrijddag eerst podium, jurytafel, entree, verlichting en kabels; koel de dranken en bereid hapjes pas nadat de technische opbouw is vrijgegeven.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een bandwedstrijd organiseren?
- Begin ongeveer 8 tot 12 weken vooraf. Gebruik de eerste 2 weken voor concept, locatie, datum en regels, en houd daarna minimaal 2 weken over voor techniek, programma en laatste controles.
- Wanneer moet ik bands inschrijven voor een bandwedstrijd?
- Open de inschrijving bij voorkeur 6 tot 8 weken voor de wedstrijd en sluit die ongeveer 3 weken vooraf. Zo heb je nog tijd om aanmeldingen te verwerken, ontbrekende technische fiches op te vragen en het bandschema te maken.
- Hoeveel tijd moet er tussen bands zitten?
- Plan minimaal 15 tot 30 minuten per band voor wissel en controle, afhankelijk van de bezetting en backline. Laat het programma bovendien minstens 30 minuten speling bevatten voor uitloop, juryoverleg of technische problemen.
- Wanneer stuur ik het bandschema naar de deelnemers?
- Stuur het definitieve schema uiterlijk 3 dagen vooraf, nadat de laatste bandgegevens en technische fiches zijn gecontroleerd. Vermeld daarin aankomsttijd, soundcheck, optreden, opbouw- en wisseltijd en het contactpunt op locatie.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!