Organiser un concours de groupes sans rien oublier

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Conseils

• Fixe les règles du concours avant d’ouvrir les inscriptions : précise le format du passage, la durée de chaque prestation, les critères du jury et la méthode de notation. Les formulaires du jury doivent reprendre exactement ces critères.
• Demande la fiche technique de chaque groupe dès l’inscription. Regroupe ensuite les besoins en microphones, boîtiers DI, amplis, batterie, retours et branchements afin que l’équipe technique puisse préparer la scène sans improviser.
• Envoie le planning des groupes dès qu’il est stabilisé, puis rappelle à chacun son heure d’arrivée et son passage. Prévois une marge entre les prestations pour le changement de plateau et les réglages sonores.
• Contrôle la billetterie et transmets les informations pratiques aux visiteurs avant le jour J. Indique au minimum les horaires, l’accès, les consignes d’accueil et le déroulement prévu de la soirée.
• Ne garde pas les achats et la logistique pour le dernier moment : récupère le matériel, installe les tables du jury et d’accueil, refroidis les boissons et prépare les en-cas la veille si possible. Le jour même, vérifie les câbles, les multiprises, les passe-câbles et l’éclairage avant l’arrivée des groupes.

Questions fréquentes

Combien de temps à l’avance ouvrir les inscriptions pour un concours de groupes ?

Ouvre les inscriptions au moins 6 à 8 semaines avant le concours. Garde ensuite 1 à 2 semaines pour vérifier les candidatures, demander les fiches techniques et confirmer les besoins alimentaires.

Quand envoyer le planning aux groupes participants ?

Envoie un premier planning dès que les inscriptions sont validées, puis la version définitive au plus tard 7 jours avant l’événement. Rappelle l’horaire d’arrivée, le passage sur scène et la durée du changement de plateau.

Que faut-il prévoir pour la technique d’un concours de groupes ?

Prévois la table de mixage, les haut-parleurs PA, les subs, les microphones, les pieds, les boîtiers DI, les amplis, la batterie, les rallonges et les multiprises. Vérifie chaque fiche technique au moins 7 jours avant afin d’identifier les éléments manquants.

Quand préparer la salle et le matériel le jour du concours ?

Commence l’installation au moins 4 heures avant l’arrivée du premier groupe. Garde ensuite 1 heure pour les tests de son et de lumière, puis 30 minutes pour contrôler l’accueil, le jury, les boissons et les en-cas.

Des plans du même genre

• Action crêpes : que faut-il acheter et préparer ?
• La liste de courses pour votre action de sponsoring
• Action soupe : que faut-il acheter et préparer ?
• Anniversaire à vélo : que faut-il prévoir ?