LizztLIZZT
nlLanguage — Nederlands

Balkonconcert organiseren: checklist en planning

Een balkonconcert vraagt om meer voorbereiding dan alleen artiesten en hapjes regelen. Je moet vooraf de draagkracht en veiligheid van het balkon controleren, geluidsregels nagaan en buren informeren. Reserveer stoelen, tafels en geluidsapparatuur op tijd en leg vast wat er gebeurt bij regen of harde wind. Op de dag zelf draait alles om een korte geluidscheck, veilige kabels, een duidelijke entree en een programma dat artiesten en gasten kennen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

  • Balkonveiligheid controleren

    2 personen

  • Geluidsregels controleren

  • Buren vooraf informeren

  • Artiesten vastleggen

  • Uitnodigingen versturen

  • Aanmeldingen verwerken

  • Dieetwensen verzamelen

  • Stoelen en tafels reserveren

  • Geluidsapparatuur reserveren

  • Weersverwachting controleren

  • Slechtweerplan bepalen

    2 personen

  • Artiëntenprogramma bevestigen

  • Boodschappen doen

    2 personen

  • Geluidsapparatuur ophalen

    2 personen

  • Dranken koelen

    2 personen

  • Servies en materialen klaarzetten

    2 personen

  • Balkon en entree schoonmaken

    2 personen

  • Stoelen en tafels opstellen

    3 personen

  • Geluidsinstallatie opbouwen

    3 personen

  • Microfoons aansluiten

    2 personen

  • Verlichting ophangen

    2 personen

  • Buffettafels inrichten

    2 personen

  • Hapjes voorbereiden

    3 personen

  • Geluidscheck uitvoeren

    3 personen

Event

  • Artiesten ontvangen

    2 personen

  • Bezoekers ontvangen

    3 personen

  • Programma aankondigen

  • Eerste optreden begeleiden

    2 personen

  • Hapjes serveren

    2 personen

  • Dranken bijvullen

    2 personen

  • Tweede optreden begeleiden

    2 personen

  • Pauzeplek en entree controleren

  • Derde optreden begeleiden

    2 personen

  • Laatste optreden begeleiden

    2 personen

  • Bezoekers veilig laten vertrekken

    2 personen

Nazorg

  • Geluidsapparatuur afbreken

    3 personen

  • Afval verzamelen

    3 personen

  • Servies afwassen

    2 personen

  • Balkon en entree schoonmaken

    2 personen

  • Meubilair terugbrengen

    2 personen

  • Geluidsapparatuur retourneren

    2 personen

  • Verlichting en decoratie opruimen

    2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

  • Stoelenaantal 40
  • Tafelsaantal 4
  • Buffettafelsaantal 2
  • Krukkenaantal 4

Apparatuur

  • Actieve speakersaantal 2
  • Mengpaneel
  • Microfoonsaantal 3
  • Microfoonstatievenaantal 3
  • DI-boxenaantal 2
  • Muziekinstrumentenaantal 2
  • Instrumentkabelsaantal 6
  • XLR-kabelsaantal 6
  • Verlengkabelsaantal 6
  • Stekkerdozenaantal 4
  • Kabelgotenaantal 6
  • Regendichte afdekhoezenaantal 4
  • Gaffer tapeaantal 4

Verlichting

  • Ledlichtslingersaantal 4
  • Ledlampenaantal 6
  • Lichtstatievenaantal 2

Decoratie

  • Vlaggenlijnenaantal 4
  • Tafelkledenaantal 4
  • Podiumdoekenaantal 2
  • Programmapostersaantal 6

Servies

  • Drinkglazenaantal 50
  • Wijnglazenaantal 30
  • Bordenaantal 50
  • Besteksetsaantal 50
  • Koffiekopjesaantal 30

Keuken

  • Koelboxenaantal 4
  • Serveerbladenaantal 6
  • Scharenaantal 2
  • Tangenaantal 4
  • Waterkokersaantal 2
  • Koffiezetapparatenaantal 2

Schoonmaak

  • Afvalbakkenaantal 4
  • Emmersaantal 2
  • Bezemsetsaantal 2
  • Dweilenaantal 2
  • Handvegersaantal 2

Catering

  • Boodschappen

Tips

  • Controleer het balkon minimaal 3 weken vooraf op draagkracht, vrije doorgangen en een veilige plek voor stoelen, tafels en apparatuur. Zet zware speakers en volle buffettafels niet zonder controle aan de rand.
  • Informeer buren minstens 2 weken vooraf en controleer de geluidsregels voordat je artiesten definitief vastlegt. Plan de geluidscheck op de dag zelf minimaal 2 uur voor het eerste optreden.
  • Reserveer stoelen, tafels en geluidsapparatuur zodra het aantal aanmeldingen bekend is, bij voorkeur 3 tot 4 weken vooraf. Tel ook microfoons, statieven, kabels, stekkerdozen en kabelgoten mee.
  • Maak uiterlijk 48 uur vooraf een slechtweerplan. Bepaal waar artiesten, geluidsinstallatie, hapjes en gasten terechtkunnen en communiceer een eventuele wijziging direct aan alle aangemelde bezoekers.
  • Zet op de dag zelf eerst de installatie en verlichting neer en richt daarna het buffet in. Houd minstens 60 minuten vrij voor microfoons aansluiten, kabels vastzetten, instrumenten testen en artiesten ontvangen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een balkonconcert organiseren?
Begin 4 tot 6 weken vooraf. Regel in de eerste 2 weken de artiesten, geluidsregels, balkonveiligheid en buren; verstuur daarna de uitnodigingen en reserveer meubilair en apparatuur.
Hoeveel tijd heb ik nodig voor de geluidscheck van een balkonconcert?
Plan minimaal 60 minuten voor de geluidscheck en zet de apparatuur ongeveer 2 uur voor het optreden op. Test elke microfoon, kabel, DI-box en speaker afzonderlijk voordat de gasten komen.
Hoeveel drank en hapjes heb ik nodig voor een balkonconcert?
Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en vul daarna aan op basis van de duur van het programma. Voor hapjes kun je 4 tot 6 kleine porties per persoon per uur aanhouden; verzamel dieetwensen uiterlijk 1 week vooraf.
Wat doe ik bij regen tijdens een balkonconcert?
Neem uiterlijk 48 uur vooraf een besluit op basis van de weersverwachting. Verplaats alleen apparatuur en gasten naar een vooraf gecontroleerde binnenruimte of stel het concert uit; laat bezoekers en artiesten meteen weten welk plan geldt.

Plannen die hierop lijken

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Organiseer gratis en nodig je contacten uit!