Organiser un concert au balcon sans rien oublier
Un concert au balcon demande plus qu’une bonne programmation : il faut vérifier la charge et la sécurité du balcon, anticiper le bruit et prévoir une solution si la météo change. Cette checklist rassemble les démarches à faire avant le jour J, puis l’installation du son, des lumières, des places et du buffet. Tu y trouveras aussi les points souvent oubliés, comme les besoins alimentaires, les câbles et l’accueil des artistes.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Vérifier la sécurité du balcon
2 personnes
Vérifier les règles de bruit
Informer les voisins à l'avance
Réserver les artistes
Envoyer les invitations
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Réserver des chaises et des tables
Réserver le matériel de sonorisation
Vérifier les prévisions météo
Définir le plan en cas de mauvais temps
2 personnes
Confirmer le programme des artistes
Faire les courses
2 personnes
Récupérer le matériel audio
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer la vaisselle et le matériel
2 personnes
Nettoyer le balcon et l'entrée
2 personnes
Installer les chaises et les tables
3 personnes
Installer le système de sonorisation
3 personnes
Brancher les microphones
2 personnes
Installer l'éclairage
2 personnes
Installer les tables de buffet
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Effectuer la vérification du son
3 personnes
Événement
Accueillir les artistes
2 personnes
Accueillir les visiteurs
3 personnes
Annoncer le programme
Encadrer la première prestation
2 personnes
Servir des amuse-bouches
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Accompagner la deuxième prestation
2 personnes
Vérifier l'espace de pause et l'entrée
Accompagner le troisième spectacle
2 personnes
Encadrer la dernière représentation
2 personnes
Faire partir les visiteurs en toute sécurité
2 personnes
Suivi
Démonter le matériel audio
3 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Nettoyer le balcon et l'entrée
2 personnes
Ramener le mobilier
2 personnes
Retourner le matériel audio
2 personnes
Ranger l’éclairage et la décoration
2 personnes
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Chaisesqté 40
- Tablesqté 4
- Tables de buffetqté 2
- Tabouretsqté 4
Équipement
- Intervenants actifsqté 2
- Table de mixage
- Microphonesqté 3
- Pieds de microqté 3
- Boîtiers DIqté 2
- Instruments de musiqueqté 2
- Câbles d'instrumentsqté 6
- Câbles XLRqté 6
- Rallongesqté 6
- Multiprisesqté 4
- Goulottes de câblesqté 6
- Housses imperméablesqté 4
- Ruban gafferqté 4
Éclairage
- Guirlandes lumineuses LEDqté 4
- Lampes LEDqté 6
- Pieds d’éclairageqté 2
Décoration
- Guirlandes de fanionsqté 4
- Nappesqté 4
- Tentures de scèneqté 2
- Affiches du programmeqté 6
Vaisselle
- Verres à boireqté 50
- Verres à vinqté 30
- Assiettesqté 50
- Couvertsqté 50
- Tasses à caféqté 30
Cuisine
- Glacièresqté 4
- Plateaux de serviceqté 6
- Ciseauxqté 2
- Pincesqté 4
- Bouilloiresqté 2
- Machines à caféqté 2
Nettoyage
- Poubellesqté 4
- Seauxqté 2
- Sets de balaiqté 2
- Serpillièresqté 2
- Balais à mainqté 2
Catering
- Courses
Conseils
- Commence par vérifier la sécurité et les règles de bruit avant d’inviter qui que ce soit. Préviens les voisins au moins 7 jours à l’avance et indique les horaires prévus.
- Réserve les artistes et le matériel de sonorisation dès que la date est fixée. Pour un petit concert, prévois au minimum une table de mixage, des microphones, des pieds de micro et les câbles adaptés.
- Contrôle les inscriptions 3 à 5 jours avant l’événement afin d’ajuster les chaises, les tables, la vaisselle et les quantités du buffet. Demande aussi les allergies et régimes alimentaires à ce moment-là.
- Vérifie la météo 48 heures avant, puis définis une décision limite, par exemple le matin même. Une solution de repli doit préciser où déplacer les artistes, les invités et le matériel électrique.
- Le jour J, installe le mobilier et le buffet avant les branchements audio. Garde au moins 60 minutes pour le test du son, le passage des câbles et l’accueil des artistes avant l’arrivée du public.
Questions fréquentes
- Combien de temps faut-il prévoir pour installer un concert au balcon ?
- Prévois environ 3 heures pour installer les chaises, les tables, le buffet, l’éclairage et la sonorisation. Ajoute au moins 60 minutes pour le branchement des microphones et la vérification du son.
- Quand prévenir les voisins pour un concert au balcon ?
- Préviens-les au moins 7 jours à l’avance, avec la date, les horaires et un moyen de te joindre. Envoie ensuite un rappel 24 à 48 heures avant si le programme ou les horaires ont changé.
- Quand vérifier la météo pour un concert au balcon ?
- Fais une première vérification 48 heures avant, puis une dernière le matin de l’événement. Fixe une heure limite de décision afin de pouvoir déplacer le matériel et prévenir les invités à temps.
- Combien de chaises et de verres prévoir par invité ?
- Prévois une chaise par personne inscrite et environ deux verres par invité si tu ne veux pas les laver pendant la soirée. Ajoute 10 % de marge pour les invités qui arrivent sans inscription ou la casse.
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