Balkonkonzert organisieren: die vollständige Checkliste

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Informiere die Anwohner spätestens 7 bis 14 Tage vorher über Uhrzeit, erwartete Dauer und eine Kontaktmöglichkeit. So können Rückfragen geklärt werden, bevor die Einladungen verschickt sind.
• Plane die Tonanlage nicht erst am Konzerttag: Reserviere Lautsprecher, Mischpult, Mikrofone, Stative, DI-Boxen und Kabel mindestens 2 Wochen vorher und lege einen 60-minütigen Soundcheck fest.
• Erfasse bei der Anmeldung nicht nur die Personenzahl, sondern auch Ernährungswünsche. Rechne Sitzplätze, Gläser und Teller für alle angemeldeten Gäste plus etwa 10 Prozent Reserve.
• Lege den Schlechtwetterplan spätestens 3 Tage vor dem Konzert fest und teile ihn den Gästen mit. Eine Wetterprüfung am Veranstaltungstag ersetzt diese Entscheidung nicht, weil Aufbau und Absagen Zeit benötigen.
• Beginne mit Reinigung, Möblierung, Beleuchtung und Buffet mindestens 3 Stunden vor Beginn. Die Künstler sollten mindestens 60 Minuten vor dem ersten Auftritt eintreffen, damit Anschlüsse und Programm ohne Zeitdruck geprüft werden können.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Balkonkonzert planen?

Beginne idealerweise 4 bis 6 Wochen vorher. Sicherheit, Lärmschutz, Künstler, Tonanlage, Einladungen und Sitzmöbel brauchen mehrere Abstimmungen; die Anwohner solltest du 7 bis 14 Tage vorher informieren.

Wann muss die Tonanlage für ein Balkonkonzert reserviert werden?

Reserviere aktive Lautsprecher, Mischpult, Mikrofone, Kabel und Stative mindestens 2 Wochen vor dem Termin. Für Abholung, Aufbau und Soundcheck solltest du am Konzerttag insgesamt etwa 2 bis 3 Stunden einplanen.

Wie viele Sitzplätze und Gläser brauche ich für ein Balkonkonzert?

Plane pro angemeldeter Person einen Sitzplatz und je nach Ausschank mindestens 2 Trink- oder Weingläser. Lege zusätzlich etwa 10 Prozent Reserve bereit, damit Nachmeldungen und beschädigtes Geschirr nicht zum Engpass werden.

Wann sollte der Schlechtwetterplan feststehen?

Treffe die Entscheidung spätestens 3 Tage vor dem Konzert und informiere alle Gäste danach sofort. Prüfe die Wettervorhersage zusätzlich am Veranstaltungstag, aber verschiebe Aufbau und Kommunikation nicht bis zur letzten Stunde.

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