Checklist pour organiser un salon de la boulangerie

Un salon de la boulangerie se prépare par étapes, car les exposants, les démonstrations et l’accueil du public dépendent les uns des autres. Commencez par fixer la date et le lieu, puis avancez vers les inscriptions, le plan des stands et la logistique. Les fours, machines à café, plaques à induction et rallonges demandent une vérification séparée, surtout si plusieurs démonstrations ont lieu en même temps. Cette checklist rassemble les 75 tâches et 76 articles du plan, dans l’ordre où vous en aurez besoin.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le lieu du salon
2 personnes
Établir la liste des exposants
2 personnes
Inviter les exposants
2 personnes
Élaborer le programme du salon
2 personnes
Planifier les démonstrations
2 personnes
Ouvrir le formulaire d’inscription
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier l’annonce sur les réseaux sociaux
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Confirmer les exposants
2 personnes
Réserver le catering
Vérifier les autorisations
Vérifier l’assurance
Créer le plan du salon
2 personnes
Attribuer les numéros de stand
2 personnes
Envoyer les informations aux exposants
Créer les badges nominatifs
Concevoir les brochures du programme
Concevoir la signalétique
Faire imprimer les documents
Organiser le mode de paiement de l’entrée
Répartir les bénévoles
2 personnes
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Envoyer un dernier mail aux exposants
Acheter des produits longue conservation
2 personnes
Vérifier la vaisselle et le matériel
2 personnes
Acheter les produits périssables
2 personnes
Ouvrir le lieu
2 personnes
Recevoir les livraisons
2 personnes
Installer les stands
3 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Aménager les stands des exposants
6 personnes
Monter la cuisine de démonstration
3 personnes
Installer le point café et thé
2 personnes
Aménager le buffet de dégustation
3 personnes
Installer la décoration
2 personnes
Installer la signalisation
2 personnes
Tester le système de sonorisation
2 personnes
Vérifier les points d'alimentation
2 personnes
Préparer la table d'inscription
2 personnes
Étiqueter les produits et les allergènes
3 personnes
Portionner les amuse-bouches
3 personnes
Briefer les bénévoles
2 personnes

Événement

Accueillir les exposants
3 personnes
Tenir l’accueil
2 personnes
Accueillir les visiteurs
3 personnes
Distribuer les programmes
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Ouvrir la dégustation
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Compléter les plats de dégustation
3 personnes
Encadrer les démonstrations
2 personnes
Annoncer les intervenants
Répondre aux informations sur les allergènes
Vider les poubelles
2 personnes
Vérifier les toilettes
Établir le planning des pauses
2 personnes
Enregistrer les objets trouvés
Informer les derniers visiteurs
2 personnes
Démonter les stands des exposants
3 personnes

Suivi

Clôturer la caisse
2 personnes
Réfrigérer les produits de dégustation
2 personnes
Rassembler la vaisselle
3 personnes
Éteindre l’équipement
2 personnes
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Trier et évacuer les déchets
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Sécuriser les objets trouvés
Retourner les matériels de location
2 personnes
Stocker les restes
2 personnes
Remercier les exposants
Envoyer l’e-mail aux visiteurs

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables hautesqté 8
Tables de standqté 24
Chaises pour les clientsqté 48
Chaises des exposantsqté 30
Nappesqté 30
Portants à vêtementsqté 4
Poteaux de balisageqté 12

Vaisselle

Tasses à caféqté 150
Verres à eauqté 150
Assiettes de dégustationqté 250
Fourchettes à gâteauqté 250
Cuillères à caféqté 150
Plateaux de serviceqté 30
Plateaux de serviceqté 20
Pichets à laitqté 8
Sucriersqté 8

Équipement

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Réfrigérateursqté 2
Glacièresqté 4
Bacs de maintien au chaudqté 4
Plaques à inductionqté 2
Foursqté 2
Microphones mainqté 2
Haut-parleursqté 2
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Caissesqté 2
Terminaux de paiementqté 3
Ordinateur portable
Imprimante

Cuisine

Saladiersqté 8
Verres doseursqté 6
Balances de cuisineqté 3
Planches à découperqté 6
Couteaux de chef et couteaux à painqté 8
Rouleaux à pâtisserieqté 4
Spatulesqté 8
Carafesqté 4
Plaques de cuissonqté 12
Moules de cuissonqté 12
Gants de cuisineqté 6
Pinces de cuisineqté 6
Trancheusesqté 2
Pinces à produitsqté 20
Bacs alimentairesqté 20
Thermomètres numériquesqté 4

Décoration

Bannières du salonqté 6
Chemins de tableqté 30
Paniers à pain décoratifsqté 20
Compositions floralesqté 12
Panneaux indicateursqté 12
Panneaux de standqté 30

Éclairage

Guirlandes LEDqté 8
Projecteurs LED de chantierqté 6

Catering

Courses

Inscription

Supports de badges nominatifsqté 150
Presse-papiersqté 6
Stylosqté 30
Formulaires d'inscriptionqté 200
Brochures du programmeqté 250
Braceletsqté 250
Bacs à monnaieqté 3

Nettoyage

Poubellesqté 12
Bacs de tri des déchetsqté 4
Sets de balaiqté 3
Serpillièresqté 3
Seauxqté 4
Distributeurs de serviettesqté 4

Sécurité

Extincteursqté 4
Tapis antidérapantsqté 8
Passe-câblesqté 12
Lampes de pocheqté 4

Communication

Talkies-walkiesqté 6
Blocs-notesqté 12
Listes de contactsqté 12

Conseils

Fixez la date et le lieu avant d’inviter les exposants : prévoyez au moins 8 à 12 semaines pour confirmer les stands, les autorisations et l’assurance.
Fermez les inscriptions suffisamment tôt pour établir le plan du salon, attribuer les numéros de stand et préparer les badges. Une échéance 10 à 14 jours avant l’événement laisse le temps de relancer les inscrits.
Pour chaque démonstration, notez la puissance électrique et le matériel nécessaire. Un four, une plaque à induction, une machine à café et une bouilloire peuvent nécessiter des rallonges et multiprises distinctes.
Prévoyez le service comme un poste à part : tasses, verres à eau, assiettes de dégustation, fourchettes, cuillères et plateaux doivent être comptés avant l’impression du programme et la commande du catering.
Envoyez un dernier e-mail aux exposants 3 à 5 jours avant l’ouverture avec leur numéro de stand, les horaires d’arrivée, le plan, les consignes électriques et les informations de paiement.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un salon de la boulangerie ?: Prévoyez idéalement 8 à 12 semaines. Ce délai permet de réserver le lieu, inviter les exposants, ouvrir les inscriptions, vérifier les autorisations et commander le matériel.
Quand faut-il confirmer les exposants d’un salon de la boulangerie ?: Confirmez-les environ 10 à 14 jours avant le salon. Vous pourrez alors finaliser le plan, les numéros de stand, les badges et les besoins alimentaires.
Quel matériel prévoir pour les démonstrations de boulangerie ?: Comptez notamment les fours, plaques à induction, balances de cuisine, verres doseurs, saladiers, rallonges et multiprises. Vérifiez la puissance disponible au moins 7 jours avant l’installation.
Quand envoyer les informations finales aux exposants ?: Envoyez-les 3 à 5 jours avant l’événement. Indiquez le numéro de stand, l’heure d’arrivée, le plan du salon, les accès, les branchements prévus et les modalités de paiement de l’entrée.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.