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Checkliste für die Organisation einer Bäckereimesse

Eine Bäckereimesse braucht mehr als Aussteller und Probierstände. Lege zuerst Termin und Ort fest, danach folgen Ausstellerliste, Anmeldungen, Programm und Messeplan. Plane Vorführungen, Catering und Technik frühzeitig, weil Öfen, Kühlung, Strom und Mikrofone oft nicht kurzfristig verfügbar sind. In den letzten Tagen zählen klare Standnummern, Namensschilder, Beschilderung und eine letzte Mail an alle Aussteller. Diese Checkliste führt dich durch die 75 Aufgaben und 76 benötigten Dinge im Plan.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Messetermin und -ort festlegen

    2 Personen

  • Ausstellerliste zusammenstellen

    2 Personen

  • Aussteller einladen

    2 Personen

  • Messeprogramm erstellen

    2 Personen

  • Vorführungen planen

    2 Personen

  • Anmeldeformular öffnen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Social-Media-Ankündigung posten

  • Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Aussteller bestätigen

    2 Personen

  • Catering reservieren

  • Genehmigungen prüfen

  • Versicherung prüfen

  • Messeplan erstellen

    2 Personen

  • Standnummern zuweisen

    2 Personen

  • Ausstellerinformationen versenden

  • Namensschilder gestalten

  • Programmhefte gestalten

  • Beschilderung entwerfen

  • Drucksachen drucken lassen

  • Bezahlmethode für den Eintritt regeln

  • Freiwillige einteilen

    2 Personen

  • Einkaufsliste prüfen

    2 Personen

  • Aussteller ein letztes Mal mailen

  • Vorrat an haltbaren Produkten kaufen

    2 Personen

  • Geschirr und Geräte prüfen

    2 Personen

  • Verderbliche Produkte kaufen

    2 Personen

  • Location öffnen

    2 Personen

  • Lieferungen annehmen

    2 Personen

  • Stände aufbauen

    3 Personen

  • Tische und Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Ausstellerstände einrichten

    6 Personen

  • Vorführungsküche aufbauen

    3 Personen

  • Kaffee- und Teestation aufbauen

    2 Personen

  • Probierbuffet einrichten

    3 Personen

  • Dekoration aufhängen

    2 Personen

  • Beschilderung anbringen

    2 Personen

  • Beschallungsanlage testen

    2 Personen

  • Stromanschlüsse kontrollieren

    2 Personen

  • Registrierungstisch aufbauen

    2 Personen

  • Produkte und Allergene kennzeichnen

    3 Personen

  • Snacks portionieren

    3 Personen

  • Freiwillige einweisen

    2 Personen

Event

  • Aussteller empfangen

    3 Personen

  • Registrierung besetzen

    2 Personen

  • Besucher begrüßen

    3 Personen

  • Programmhefte verteilen

    2 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    2 Personen

  • Verkostung eröffnen

    3 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Verkostungsgerichte auffüllen

    3 Personen

  • Vorführungen betreuen

    2 Personen

  • Redner ankündigen

  • Allergeninformationen beantworten

  • Mülleimer leeren

    2 Personen

  • Toiletten kontrollieren

  • Pausenplanung umsetzen

    2 Personen

  • Verlorene Gegenstände erfassen

  • Letzte Besucher informieren

    2 Personen

  • Aussteller den Abbau durchführen lassen

    3 Personen

Nachbereitung

  • Kasse abschließen

    2 Personen

  • Probierprodukte kühlen

    2 Personen

  • Geschirr sammeln

    3 Personen

  • Geräte ausschalten

    2 Personen

  • Tische und Stühle abbauen

    4 Personen

  • Dekoration entfernen

    2 Personen

  • Abfall trennen und entsorgen

    3 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Location reinigen

    4 Personen

  • Fundsachen sichern

  • Mietmaterial zurückgeben

    2 Personen

  • Restbestände lagern

    2 Personen

  • Aussteller bedanken

  • Besucher-E-Mail versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • StehtischeAnz. 8
  • MessetischeAnz. 24
  • KundenstühleAnz. 48
  • AusstellerstühleAnz. 30
  • TischdeckenAnz. 30
  • KleiderständerAnz. 4
  • AbsperrpfostenAnz. 12

Geschirr

  • KaffeetassenAnz. 150
  • WassergläserAnz. 150
  • ProbiertellerAnz. 250
  • GebäckgabelnAnz. 250
  • TeelöffelAnz. 150
  • ServierschalenAnz. 30
  • ServiertablettsAnz. 20
  • MilchkännchenAnz. 8
  • ZuckerschalenAnz. 8

Ausstattung

  • KaffeemaschinenAnz. 3
  • WasserkocherAnz. 3
  • KühlschränkeAnz. 2
  • KühlboxenAnz. 4
  • WarmhaltebehälterAnz. 4
  • InduktionskochplattenAnz. 2
  • ÖfenAnz. 2
  • HandmikrofoneAnz. 2
  • LautsprecherAnz. 2
  • VerlängerungskabelAnz. 8
  • VerlängerungskabelAnz. 8
  • KassenboxenAnz. 2
  • KartenlesegeräteAnz. 3
  • Laptop
  • Drucker

Küche

  • RührschüsselnAnz. 8
  • MessbecherAnz. 6
  • KüchenwaagenAnz. 3
  • SchneidebretterAnz. 6
  • Koch- und BrotmesserAnz. 8
  • NudelholzAnz. 4
  • SpatelAnz. 8
  • SchneebesenAnz. 4
  • BackblecheAnz. 12
  • BackformenAnz. 12
  • OfenhandschuheAnz. 6
  • KüchenzangenAnz. 6
  • SchneidemaschinenAnz. 2
  • ProduktscherenAnz. 20
  • LebensmittelboxenAnz. 20
  • Digitale ThermometerAnz. 4

Dekoration

  • MessebannerAnz. 6
  • TischläuferAnz. 30
  • Dekorative BrotkörbeAnz. 20
  • BlumenarrangementsAnz. 12
  • WegweiserAnz. 12
  • StandbeschilderungAnz. 30

Beleuchtung

  • LED-LichterkettenAnz. 8
  • LED-BaustrahlerAnz. 6

Catering

  • Einkäufe

Registrierung

  • NamensschildhalterAnz. 150
  • KlemmbretterAnz. 6
  • StifteAnz. 30
  • AnmeldeformulareAnz. 200
  • ProgrammhefteAnz. 250
  • ArmbänderAnz. 250
  • KleingeldschalenAnz. 3

Reinigung

  • MülleimerAnz. 12
  • AbfalltrennbehälterAnz. 4
  • BesensetsAnz. 3
  • WischmopsAnz. 3
  • EimerAnz. 4
  • HandtuchspenderAnz. 4

Sicherheit

  • FeuerlöscherAnz. 4
  • Rutschfeste MattenAnz. 8
  • KabelmattenAnz. 12
  • TaschenlampenAnz. 4

Kommunikation

  • FunkgeräteAnz. 6
  • NotizblöckeAnz. 12
  • KontaktlistenAnz. 12

Tipps

  • Lege Termin und Ort fest, bevor du Einladungen verschickst. Plane mindestens 8 bis 12 Wochen Vorlauf ein, damit Aussteller, Catering und Genehmigungen realistisch organisiert werden können.
  • Schließe die Ausstelleranmeldung nicht erst am Veranstaltungstag ab. Erfasse dabei auch Ernährungswünsche und bestätige jeden Aussteller spätestens 10 bis 14 Tage vorher mit Standnummer, Aufbauzeit und Messeplan.
  • Plane Vorführungen mit eigener Technikliste: Für Öfen, Induktionskochplatten, Kaffeemaschinen und Wasserkocher müssen Stromanschlüsse, Verlängerungskabel und Stellflächen geprüft werden. Teste Mikrofone und Lautsprecher mindestens einen Tag vorher.
  • Bestelle Geschirr nach der erwarteten Besucherzahl und nicht nur nach der Ausstellerzahl. Für Verkostungen brauchst du unter anderem Probierteller, Gebäckgabeln, Servierschalen und Tabletts; rechne bei starkem Andrang mit mindestens 20 Prozent Reserve.
  • Verschicke die letzten Ausstellerinformationen 3 bis 5 Tage vor der Messe. Nenne darin Aufbau- und Einlasszeiten, Standnummern, Park- oder Lieferhinweise, Ansprechpartner sowie die geregelte Bezahlmethode für den Eintritt.

Häufige Fragen

Wie früh muss man eine Bäckereimesse organisieren?
Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vor dem Termin. In dieser Zeit lassen sich Aussteller einladen, Anmeldungen bearbeiten, Genehmigungen und Versicherung prüfen sowie Catering und Technik reservieren.
Was braucht man für eine Bäckereimesse?
Neben Messetischen, Stehtischen und Stühlen brauchst du je nach Programm Öfen, Induktionskochplatten, Kaffeemaschinen, Wasserkocher, Kühlschränke und Warmhaltebehälter. Für Verkostungen gehören Probierteller, Gebäckgabeln, Gläser, Tassen und Serviertabletts dazu.
Wann sollten Aussteller ihre Standnummer bekommen?
Versende Standnummern, Messeplan und Aufbauinformationen spätestens 10 bis 14 Tage vor der Messe. Eine kurze Erinnerungsmail mit den finalen Details sollte zusätzlich 3 bis 5 Tage vorher verschickt werden.
Wie plant man Verkostungen auf einer Bäckereimesse?
Ordne jedem Aussteller eine feste Standfläche und passende Servierausstattung zu. Plane mindestens 20 Prozent Reserve bei Tellern, Gabeln und Gläsern ein und kläre Ernährungswünsche spätestens mit dem Anmeldeabschluss.

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