Badkamerbeurs organiseren: checklist en planning
Een badkamerbeurs vraagt om meer dan stands en productpresentaties. Je legt eerst datum, locatie en plattegrond vast, daarna regel je standhouders, deelnemende merken en bezoekersregistratie. In de laatste weken komen productinformatie, prijslijsten, demonstraties, presentaties en bewegwijzering samen. Deze checklist helpt je de voorbereiding in de juiste volgorde te doorlopen, zodat technische aansluitingen, badges, folders en catering niet pas op de beursdag worden geregeld.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Datum en locatie vastleggen
2 personen
Plattegrond van de beurs maken
2 personen
Standhouders benaderen
2 personen
Deelnemende merken vastleggen
2 personen
Standplaatsen toewijzen
2 personen
Standhouders informeren
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Programma opstellen
2 personen
Demonstraties inplannen
2 personen
Leveranciers bevestigen
Catering bestellen
Dranken bestellen
Badkamerproducten selecteren
2 personen
Productinformatie verzamelen
2 personen
Prijslijsten controleren
2 personen
Bewegwijzering ontwerpen
Naamkaartjes voorbereiden
Bezoekersbadges voorbereiden
2 personen
Presentaties verzamelen
Demonstratiemodellen controleren
2 personen
Folders laten drukken
Sociale media berichten plaatsen
Persbericht versturen
Standhouderslijst afdrukken
Registratielijst afdrukken
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Catering voorbereiden
3 personen
Event
Locatie openen
2 personen
Leveringen ontvangen
3 personen
Materialen naar stands brengen
4 personen
Standwanden plaatsen
4 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Demonstratiebaden plaatsen
4 personen
Verlichting aansluiten
2 personen
Presentaties aansluiten
2 personen
Folders per stand verdelen
2 personen
Badges klaarleggen
2 personen
Registratiebalie inrichten
2 personen
Koffiepunt inrichten
2 personen
Buffet klaarzetten
3 personen
Veiligheidscontrole uitvoeren
2 personen
Standhouders ontvangen
2 personen
Openingsbriefing geven
2 personen
Bezoekers registreren
3 personen
Badges uitdelen
2 personen
Bezoekers welkom heten
2 personen
Demonstraties begeleiden
3 personen
Presentaties starten
2 personen
Catering serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Koffie en thee bijvullen
2 personen
Buffet aanvullen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Toiletten controleren
Standhouders ondersteunen
2 personen
Bezoekersvragen beantwoorden
2 personen
Eindmededeling verzorgen
Bezoekers uitgeleiden
2 personen
Nazorg
Standhouders uitchecken
2 personen
Producten veilig verpakken
4 personen
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Decoratie afbouwen
3 personen
Meubilair afbouwen
4 personen
Servies verzamelen
2 personen
Servies afwassen
2 personen
Afval sorteren
2 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen
Materialen inventariseren
2 personen
Huurmaterialen retourneren
2 personen
Overgebleven producten opslaan
2 personen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Beursbalie
- Informatiebaliesaantal 3
- Tafelsaantal 18
- Klapstoelenaantal 80
- Barkrukkenaantal 12
- Loungefauteuilsaantal 8
- Afvalbakkenaantal 12
- Standwandenaantal 24
- Folderrekkenaantal 12
- Presentatiedisplaysaantal 10
- Kledingrekkenaantal 4
Apparatuur
- Laptopsaantal 4
- Tabletsaantal 4
- Beameraantal 2
- Projectieschermenaantal 2
- Schermenaantal 6
- Luidsprekersaantal 2
- Microfoonsaantal 2
- Koffiezetapparatenaantal 3
- Waterkokersaantal 2
- Koelkastenaantal 2
- Koelboxenaantal 4
- Stekkerdozenaantal 12
- Verlengkabelsaantal 12
- Kabelgotenaantal 30
- Powerbanksaantal 4
- Labelprinter
- Pinapparatenaantal 3
- Handtransportwagensaantal 2
Servies
- Koffiekopjesaantal 80
- Theeglazenaantal 80
- Waterglazenaantal 100
- Bordenaantal 100
- Besteksetsaantal 100
- Serveerschalenaantal 12
- Serveertangenaantal 8
- Koffiekannenaantal 4
- Waterkannenaantal 6
- Thermoskannenaantal 4
Decoratie
- Standdoekenaantal 12
- Plantenaantal 20
- Tafelkledenaantal 18
- Naamkaartjesaantal 40
- Badgehoudersaantal 250
- Pijlbordenaantal 12
- Informatiebordenaantal 10
- Bannerstandaardsaantal 8
- Kabelbindersaantal 100
Keuken
- Snijplankenaantal 4
- Koksmesaantal 4
- Broodmessenaantal 2
- Broodmandenaantal 6
- Koelcontainersaantal 4
- Keukenweegschalenaantal 2
Schoonmaak
- Schoonmaakemmersaantal 4
- Dweilenaantal 4
- Bezemsetsaantal 3
- Stofzuiger
- Schoonmaakhandschoenenaantal 8
- Microvezeldoekenaantal 30
Catering
- Boodschappen
Tips
- Maak de plattegrond voordat je standplaatsen toewijst. Reserveer ruimte voor informatiebalies, demonstratiemodellen, bezoekersstromen, presentaties en kabels; controleer daarna of elke stand stroom en zichtbaarheid heeft.
- Vraag standhouders uiterlijk twee weken voor de beurs hun presentaties, logo’s, productinformatie en prijslijsten aan. Zo kun je folders, schermen en bewegwijzering nog controleren en laten drukken.
- Plan demonstraties in blokken van 30 tot 45 minuten en zet ze op het programma met een duidelijke locatie. Controleer per demonstratie vooraf het model, de benodigde stroom en eventuele microfoon of beamer.
- Verzamel dieetwensen tegelijk met de aanmeldingen en geef het definitieve aantal eters uiterlijk vijf werkdagen voor de beurs door aan de cateraar. Bestel dranken apart en zet waterpunten op de plattegrond.
- Doe 24 uur voor opening een technische ronde langs alle stands. Test laptops, tablets, schermen, beamer, luidsprekers, microfoons, pinapparaten en stekkerdozen; werk kabels weg met kabelgoten en leg verlengkabels alleen waar ze veilig kunnen liggen.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een badkamerbeurs organiseren?
- Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie, plattegrond en het benaderen van standhouders. Plan de laatste twee weken voor bevestigingen, drukwerk, badges, programma en techniek.
- Wanneer moet ik standhouders voor een badkamerbeurs benaderen?
- Benader standhouders 8 tot 10 weken voor de beurs, zodat je deelnemende merken en standplaatsen op tijd kunt vastleggen. Vraag presentaties, productinformatie en technische wensen uiterlijk 2 weken vooraf op.
- Hoeveel tijd kost de opbouw van een badkamerbeurs?
- Reken op minimaal 4 tot 6 uur opbouw voor stands, meubels, displays, folders, techniek en bewegwijzering. Plan daarna minstens 1 uur voor een volledige controle voordat bezoekers binnenkomen.
- Wanneer moet ik catering en dranken bestellen voor een badkamerbeurs?
- Geef de cateraar uiterlijk 5 werkdagen voor de beurs het definitieve aantal bezoekers en de dieetwensen door. Controleer dranken, koeling, koffiezetapparaten en servies 1 dag vooraf.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!