Checklist pour organiser un salon de la salle de bains

Un salon de la salle de bains demande une coordination précise entre exposants, fournisseurs et visiteurs. Commencez par fixer la date et le lieu, puis construisez le plan des stands avant de confirmer les participants. Les inscriptions, le programme des démonstrations et les informations produits doivent être verrouillés assez tôt pour alimenter les supports imprimés et la communication. Cette checklist regroupe les tâches à suivre dans l’ordre, du cadrage de l’événement à l’accueil sur place.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le lieu
2 personnes
Créer le plan du salon
2 personnes
Contacter les exposants
2 personnes
Recenser les marques participantes
2 personnes
Attribuer les emplacements
2 personnes
Informer les exposants
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Élaborer le programme
2 personnes
Planifier les démonstrations
2 personnes
Confirmer les fournisseurs
Commander le catering
Commander des boissons
Sélectionner les produits de salle de bain
2 personnes
Collecter les informations produit
2 personnes
Vérifier les tarifs
2 personnes
Concevoir la signalétique
Préparer les badges nominatifs
Préparer les badges visiteurs
2 personnes
Rassembler les présentations
Vérifier les modèles de démonstration
2 personnes
Faire imprimer les brochures
Publier des messages sur les réseaux sociaux
Envoyer le communiqué de presse
Imprimer la liste des exposants
Imprimer la liste d'inscription
Faire les courses
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer le service traiteur
3 personnes

Événement

Ouvrir le lieu
2 personnes
Réception des livraisons
3 personnes
Apporter le matériel aux stands
4 personnes
Installer les parois des stands
4 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer les bassins de démonstration
4 personnes
Brancher l’éclairage
2 personnes
Brancher les présentations
2 personnes
Répartir les brochures par stand
2 personnes
Préparer les badges
2 personnes
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
Mettre en place le point café
2 personnes
Mettre le buffet en place
3 personnes
Effectuer le contrôle de sécurité
2 personnes
Accueillir les exposants
2 personnes
Donner le briefing d'ouverture
2 personnes
Enregistrer les visiteurs
3 personnes
Distribuer les badges
2 personnes
Accueillir les visiteurs
2 personnes
Encadrer les démonstrations
3 personnes
Lancer les présentations
2 personnes
Servir le service traiteur
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner le café et le thé
2 personnes
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Vérifier les toilettes
Soutenir les exposants
2 personnes
Répondre aux questions des visiteurs
2 personnes
Assurer le message de clôture
Reconduire les visiteurs
2 personnes

Suivi

Faire le check-out des exposants
2 personnes
Emballer les produits en toute sécurité
4 personnes
Éteindre l’équipement
2 personnes
Démonter la décoration
3 personnes
Démonter le mobilier
4 personnes
Rassembler la vaisselle
2 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Trier les déchets
2 personnes
Nettoyer le lieu
3 personnes
Rassembler les objets trouvés
Inventorier le matériel
2 personnes
Retourner les matériels de location
2 personnes
Stocker les produits restants
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Bureau du salon
Bureaux d’informationqté 3
Tablesqté 18
Chaises pliantesqté 80
Tabourets de barqté 12
Fauteuils loungeqté 8
Poubellesqté 12
Panneaux de standqté 24
Présentoirs à dépliantsqté 12
Présentoirsqté 10
Portants à vêtementsqté 4

Équipement

Ordinateurs portablesqté 4
Tablettesqté 4
Vidéoprojecteurqté 2
Écrans de projectionqté 2
Écransqté 6
Haut-parleursqté 2
Microphonesqté 2
Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 2
Réfrigérateursqté 2
Glacièresqté 4
Multiprisesqté 12
Rallongesqté 12
Goulottes de câblesqté 30
Batteries externesqté 4
Imprimante d'étiquettes
Terminaux de paiementqté 3
Chariots de transport manuelqté 2

Vaisselle

Tasses à caféqté 80
Verres à théqté 80
Verres à eauqté 100
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8
Pichets à caféqté 4
Carafes d’eauqté 6
Thermosqté 4

Décoration

Toiles de standqté 12
Plantesqté 20
Nappesqté 18
Badges nominatifsqté 40
Porte-badgesqté 250
Panneaux indicateursqté 12
Panneaux d'informationqté 10
Supports de bannièreqté 8
Serre-câblesqté 100

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 4
Couteaux à painqté 2
Corbeilles à painqté 6
Conteneurs réfrigérésqté 4
Balances de cuisineqté 2

Nettoyage

Seaux de nettoyageqté 4
Serpillièresqté 4
Sets de balaiqté 3
Aspirateur
Gants de nettoyageqté 8
Chiffons microfibresqté 30

Catering

Courses

Conseils

Fixez la date et le lieu avant de contacter les exposants : le plan de salle dépendra des accès, des zones de circulation et de la place nécessaire pour les démonstrations.
Attribuez les emplacements après avoir recensé les marques participantes. Gardez une marge pour les bureaux d’information, les présentoirs et les passages ; un stand ne se limite pas à sa table.
Demandez les besoins alimentaires au moment de l’inscription et transmettez le nombre final au traiteur au plus tard 7 jours avant le salon. Les retardataires sont souvent oubliés dans la commande.
Testez les démonstrations au moins 2 heures avant l’ouverture : vérifiez les modèles, le vidéoprojecteur, les écrans, les microphones, les rallonges et les multiprises.
Préparez les badges visiteurs et nominatifs la veille. Imprimez aussi les brochures et la signalétique après validation des tarifs et des informations produits, afin d’éviter des supports déjà obsolètes.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un salon de la salle de bains ?: Prévoyez au minimum 8 à 12 semaines pour un salon avec plusieurs exposants. Ce délai permet de réserver le lieu, confirmer les marques, traiter les inscriptions, préparer le programme et faire imprimer les supports.
Quand faut-il confirmer les exposants d’un salon de la salle de bains ?: Confirmez les exposants environ 6 semaines avant l’événement et attribuez les emplacements dès que la liste est stabilisée. Envoyez ensuite le plan, les horaires d’installation et les besoins techniques à chaque participant.
Quand commander le catering et les boissons pour un salon ?: Passez la commande définitive 7 jours avant le salon, après avoir recueilli les inscriptions et les besoins alimentaires. Pour les boissons, prévoyez au minimum 2 à 3 consommations par personne pendant la première heure, puis ajustez selon la durée d’accueil.
Quand préparer les badges et la signalétique ?: Validez les noms, les marques et les tarifs au moins 10 jours avant l’ouverture, puis imprimez les badges et la signalétique la veille ou l’avant-veille. Gardez une imprimante d’étiquettes pour corriger rapidement une erreur sur place.

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