Boodschappenlijst voor een babybeurs

Voor een babybeurs heb je meer nodig dan tafels voor standhouders. Bezoekers moeten zich snel kunnen registreren, hun spullen kunnen opbergen en tussendoor koffie of water kunnen pakken. Regel badges, polsbandjes, printwerk en catering op tijd; die onderdelen worden vaak pas op de laatste dagen geteld. Deze boodschappenlijst helpt je de inrichting, ontvangst, catering en techniek per onderdeel te controleren.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Beurstafelsaantal 30
Stoelenaantal 80
Registratietafelaantal 2
Barkrukkenaantal 6
Kapstokkenaantal 4
Kleedkamerschermaantal 4
Loungefauteuilsaantal 4
Bijzettafelsaantal 6
Opbergboxenaantal 12

Servies

Herbruikbare bekersaantal 150
Koffiekopjesaantal 80
Bordenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Serveerschalenaantal 12
Koffiekannenaantal 4
Waterkannenaantal 8

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 4
Luidsprekersaantal 2
Microfoon
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Oplaadpuntenaantal 4
Handmicrofoonstandaard

Decoratie

Ballonnenaantal 150
Ballonnenboogaantal 2
Tafelkledenaantal 32
Vlaggenlijnenaantal 8
Bloemstukkenaantal 6
Fotowand
Naamkaartstandaardsaantal 35

Papierwaren

Programmafoldersaantal 400
Plattegrondenaantal 400
Standhoudersbadgesaantal 80
Bezoekersstickersaantal 500
Notitieblokkenaantal 100
Pennenaantal 60
Kleefbriefjesaantal 10
A4-printpapieraantal 500

Babyvoorzieningen

Aankleedkussensaantal 4
Verschoontafelsaantal 2
Voedingsstoelenaantal 4
Babydekensaantal 8
Speelmattenaantal 4
Babyspeelgoedaantal 20
Afvalbakken met dekselaantal 4

Veiligheid

EHBO-koffer
Kabelgotenaantal 12
Antislipmattenaantal 8
Zaklampenaantal 4

Schoonmaak

Schoonmaakemmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Bezem en blikaantal 3
Handgelhoudersaantal 8
Toiletborstelsaantal 4

Catering

Boodschappen
- Koffie - 6 pakken
- Cafeïnevrije koffie - 1 pak
- Thee assortiment - 10 dozen
- Kruidenthee - 3 dozen
- Suiker - 3 kilo
- Zoetjes - 2 doosjes
- Melk - 12 liter
- Havermelk - 6 liter
- Chocolademelk - 6 liter
- Spa Blauw - 12 flessen
- Spa Rood - 8 flessen
- Cola - 6 flessen
- Cola Zero - 6 flessen
- Sinas - 4 flessen
- Appelsap - 6 pakken
- Jus d'orange - 6 pakken
- Citroenen - 2 kilo
- IJsblokjes - 10 zakken
- Roerstaafjes - 500 stuks
- Papieren servetten - 600 stuks
- Mini croissants - 150 stuks
- Mini broodjes - 150 stuks
- Volkoren brood - 8 broden
- Kaasplakken - 3 kilo
- Hamplakken - 2 kilo
- Roomkaas - 2 kilo
- Hummus - 2 kilo
- Komkommers - 12 stuks
- Cherrytomaten - 4 kilo
- Paprikachips - 8 zakken
- Naturelchips - 8 zakken
- Rijstwafels - 6 pakken
- Volkoren crackers - 6 pakken
- Mueslirepen - 100 stuks
- Appels - 8 kilo
- Bananen - 6 kilo
- Druiven - 5 kilo
- Mandarijnen - 5 kilo
- Allergenen vrije koekjes - 6 pakken
- Glutenvrije broodjes - 30 stuks
- Vegan beleg - 2 kilo
- Mayonaise - 2 flessen
- Ketchup - 2 flessen
- Mosterd - 2 potten
- Keukenpapier - 12 rollen
- Toiletpapier - 48 rollen
- Afvalzakken - 100 stuks
- Handzeep - 8 flacons
- Handdesinfectie - 8 flacons
- Allesreiniger - 4 flessen
- Glasreiniger - 2 flessen
- Desinfectiedoekjes - 10 pakken
- Wegwerphandschoenen - 4 dozen
- Papieren placemats - 200 stuks
- Herbruikbare drinkrietjes - 100 stuks

Tips

Tel per stand minimaal één tafel en twee stoelen en reserveer daarnaast 10% extra zitplaatsen voor onverwachte deelnemers of begeleiders.
Bereken voor koffie en thee ongeveer 2 koppen per bezoeker bij een beurs van een halve dag. Zet daarnaast minimaal één waterkan per 25 bezoekers klaar.
Bestel badges en polsbandjes op basis van het verwachte aantal bezoekers en standhouders, plus 10% reserve. Leg registratiebenodigdheden uiterlijk één dag vooraf gesorteerd klaar.
Gebruik per koffiepunt één koffiezetapparaat of waterkoker, een verlengkabel en een stekkerdoos. Test alle aansluitingen vóór de opbouw, zodat je niet pas bij de opening stroomproblemen ontdekt.
Voorzie per 25 bezoekers minstens één duidelijke plek voor afval en gebruikte bekers. Herbruikbare bekers, serveerschalen en opbergboxen zijn makkelijker centraal te controleren dan losse voorraad per stand.

Veelgestelde vragen

Hoeveel tafels heb ik nodig voor een babybeurs?: Reken met minimaal één beurstafel per standhouder. Reserveer daarbovenop 10% extra tafels als een deelnemer een extra presentatietafel nodig heeft of een tafel beschadigd raakt.
Hoeveel koffie moet ik inkopen voor een babybeurs?: Reken voor een beurs van een halve dag op ongeveer 2 koppen koffie of thee per bezoeker. Voor 100 bezoekers betekent dat circa 200 koppen, plus 10% reserve voor standhouders en vrijwilligers.
Hoeveel badges en polsbandjes moet ik bestellen?: Bestel één badge of polsbandje per verwachte bezoeker, standhouder en medewerker. Voeg 10% reserve toe en laat ze uiterlijk 1 week vóór de beurs leveren, zodat fouten nog kunnen worden hersteld.
Wanneer moet ik catering en dranken voor een babybeurs regelen?: Bevestig catering, dieetwensen en dranken minimaal 2 weken vooraf. Koop houdbare snacks en verpakkingsmateriaal eerder in; haal gekoelde producten pas op de dag zelf of maximaal 1 dag eerder op.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.