Babybeurs organiseren: checklist en planning

Een babybeurs organiseren vraagt meer dan standhouders uitnodigen en tafels neerzetten. Je legt eerst datum, locatie en voorwaarden vast, daarna bouw je de beursindeling, communicatie en bezoekersregistratie op. Plan materialen, badges, catering en printwerk ruim vóór de opbouwdag, zodat ontbrekende spullen nog kunnen worden aangevuld. Deze checklist helpt je de 66 taken en 57 benodigdheden in een logische volgorde af te werken.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie vastleggen
2 personen
Beursindeling uitwerken
2 personen
Deelnemersvoorwaarden opstellen
2 personen
Standhouders benaderen
2 personen
Aanmeldformulier publiceren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Promotie op sociale media plaatsen
Lokale promotie verspreiden
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Standhouders bevestigen
2 personen
Reservering van materialen maken
Programma samenstellen
2 personen
Plattegrond voor bezoekers maken
Standhouderslijst opstellen
Badges en polsbandjes bestellen
Vergunningen controleren
Catering bestellen
2 personen
Dranken en snacks inkopen
2 personen
Printwerk voorbereiden
Bezoekersinformatie mailen
Standhoudersinformatie mailen
Boodschappen ophalen
2 personen
Materialen controleren
2 personen

Event

Registratietafel voorbereiden
2 personen
Standhouders ontvangen
3 personen
Standhouders aanmelden
2 personen
Standplaatsen aanwijzen
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Stands opbouwen
6 personen
Versiering ophangen
3 personen
Bewegwijzering plaatsen
2 personen
Verschoonruimte inrichten
2 personen
Voedingsruimte inrichten
2 personen
Speelhoek inrichten
2 personen
Koffiepunt inrichten
2 personen
Garderobe inrichten
2 personen
Geluidsapparatuur testen
2 personen
Licht en stroom controleren
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Servies klaarzetten
2 personen
Registratiematerialen klaarleggen
2 personen
Opening verzorgen
2 personen
Bezoekers verwelkomen
4 personen
Aanmeldingen registreren
3 personen
Programma toelichten
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Hapjes serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Verschoonruimte controleren
2 personen
Speelhoek controleren
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Toiletten controleren
2 personen
Standhouders ondersteunen
2 personen
Bezoekers naar uitgang begeleiden
2 personen
Standhouders uitchecken
2 personen

Nazorg

Stands afbouwen
6 personen
Meubilair verzamelen
4 personen
Decoratie verwijderen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Afval afvoeren
3 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen
Standhouders nabellen over spullen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Beurstafelsaantal 30
Stoelenaantal 80
Registratietafelaantal 2
Barkrukkenaantal 6
Kapstokkenaantal 4
Kleedkamerschermaantal 4
Loungefauteuilsaantal 4
Bijzettafelsaantal 6
Opbergboxenaantal 12

Servies

Herbruikbare bekersaantal 150
Koffiekopjesaantal 80
Bordenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Serveerschalenaantal 12
Koffiekannenaantal 4
Waterkannenaantal 8

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 4
Luidsprekersaantal 2
Microfoon
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Oplaadpuntenaantal 4
Handmicrofoonstandaard

Decoratie

Ballonnenaantal 150
Ballonnenboogaantal 2
Tafelkledenaantal 32
Vlaggenlijnenaantal 8
Bloemstukkenaantal 6
Fotowand
Naamkaartstandaardsaantal 35

Papierwaren

Programmafoldersaantal 400
Plattegrondenaantal 400
Standhoudersbadgesaantal 80
Bezoekersstickersaantal 500
Notitieblokkenaantal 100
Pennenaantal 60
Kleefbriefjesaantal 10
A4-printpapieraantal 500

Babyvoorzieningen

Aankleedkussensaantal 4
Verschoontafelsaantal 2
Voedingsstoelenaantal 4
Babydekensaantal 8
Speelmattenaantal 4
Babyspeelgoedaantal 20
Afvalbakken met dekselaantal 4

Veiligheid

EHBO-koffer
Kabelgotenaantal 12
Antislipmattenaantal 8
Zaklampenaantal 4

Schoonmaak

Schoonmaakemmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Bezem en blikaantal 3
Handgelhoudersaantal 8
Toiletborstelsaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Begin 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie, beursindeling en deelnemersvoorwaarden. Standhouders hebben tijd nodig om hun deelname te bevestigen en hun wensen door te geven.
Reserveer beurstafels, stoelen, registratietafel, koffiezetapparaten, luidsprekers en verlengkabels zodra de locatie vaststaat. Controleer uiterlijk 1 week vooraf of aantallen, aansluitingen en levering kloppen.
Verwerk aanmeldingen dagelijks en verzamel dieetwensen uiterlijk 7 dagen voor de beurs. Gebruik die informatie voor de catering en stuur bezoekersinformatie daarna in één duidelijke mail.
Maak de plattegrond pas definitief nadat de standhouders zijn bevestigd. Zet registratietafel, oplaadpunten, catering en eventuele loungefauteuils op de plattegrond, zodat bezoekers direct weten waar ze moeten zijn.
Leg printwerk, badges, polsbandjes en standhoudersinformatie uiterlijk 3 dagen vooraf klaar. Controleer op de dag vóór de beurs ook tafelkleden, bekers, koffie- en waterkannen, decoratie en opbergboxen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een babybeurs organiseren?: Start bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf. In de eerste 2 weken regel je datum, locatie en voorwaarden; daarna volgen standhouders, promotie, catering en materialen.
Hoeveel standhouders passen op een babybeurs?: Dat hangt af van de beschikbare vloeroppervlakte en de gekozen standmaat. Maak eerst een plattegrond met looproutes en registratieruimte en bevestig daarna pas het definitieve aantal standhouders.
Wanneer moet ik catering voor een babybeurs bestellen?: Bestel catering uiterlijk 2 weken vooraf en geef dieetwensen uiterlijk 7 dagen vooraf door. Koop dranken en snacks daarna pas definitief in, zodat je het aantal op de aanmeldingen kunt afstemmen.
Wat moet ik de dag voor een babybeurs controleren?: Controleer 1 dag vooraf de materialen, badges, plattegrond, printwerk, catering en techniek. Test luidsprekers, microfoon, verlengkabels en stekkerdozen en zet de registratietafel volledig klaar.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.