Vier Abende lang organisieren: So gehst du vor

Bei Vier Abende lang entscheidet nicht der einzelne Abend, sondern die Vorbereitung für vier aufeinanderfolgende Tage. Beginne mit Strecke, Start- und Zielort sowie den nötigen Genehmigungen. Danach folgen Anmeldung, Helferplanung und die Aufteilung von Startgruppen und Tagesmaterial. Plane die Routepakete, Starterpakete und Teilnehmerinformationen getrennt nach Tag, damit am Veranstaltungstag nichts gesucht oder neu sortiert werden muss.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Routenabstände festlegen
2 Personen
2
Routen abgehen
4 Personen
3
Start- und Zielort reservieren
4
Genehmigungen beantragen
5
Streckenverantwortliche informieren
2 Personen
6
Verkehrsplan ausarbeiten
2 Personen
7
Freiwillige rekrutieren
2 Personen
8
Freiwillige einteilen
2 Personen
9
Anmeldeformular veröffentlichen
10
Einladungen verschicken
2 Personen
11
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
12
Ernährungswünsche erfassen
13
Teilnehmerlisten prüfen
2 Personen
14
Startgruppen einteilen
2 Personen
15
Routenkarten drucken
2 Personen
16
Armbänder sortieren
2 Personen
17
Wegweiser prüfen
2 Personen
18
Verkehrsmaterialien bereitstellen
2 Personen
19
Medizinisches Material auffüllen
20
Volunteer-Briefing vorbereiten
21
Teilnehmerinformationen versenden
22
Einkaufen gehen
3 Personen
23
Kühlboxen füllen
2 Personen
24
Starterpakete zusammenstellen
4 Personen
25
Routenpakete pro Tag sortieren
3 Personen

Event

26
Startgelände absperren
4 Personen
27
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
28
Anmeldetisch einrichten
2 Personen
29
Wegweiser aufstellen
6 Personen
30
Ruhezonen einrichten
6 Personen
31
Freiwillige einweisen
2 Personen
32
Teilnehmer registrieren
4 Personen
33
Startgruppen begleiten
4 Personen
34
Ruhebereiche besetzen
8 Personen
35
Verkehrsposten besetzen
8 Personen
36
Getränke nachfüllen
2 Personen
37
Finisher abhaken
3 Personen
38
Abschlusskontrolle der Strecke durchführen
4 Personen
39
Abfall sammeln
4 Personen
40
Gelände aufräumen
6 Personen
41
Startgelände neu aufbauen
4 Personen
42
Tagesschilder für die Route aufstellen
6 Personen
43
Ruhepunkte neu einrichten
6 Personen
44
Teilnehmer erneut registrieren
4 Personen
45
Startgruppen begleiten
4 Personen
46
Ruhebereiche besetzen
8 Personen
47
Verkehrsposten besetzen
8 Personen
48
Getränke nachfüllen
2 Personen
49
Finisher abhaken
3 Personen
50
Route aufräumen
4 Personen
51
Gelände aufräumen
6 Personen
52
Tagesroute vorbereiten
6 Personen
53
Ruhebereiche besetzen
8 Personen
54
Verkehrsposten besetzen
8 Personen
55
Getränke nachfüllen
2 Personen
56
Finisher abhaken
3 Personen
57
Route aufräumen
4 Personen
58
Tagesroute vorbereiten
6 Personen
59
Medaillenverleihung vorbereiten
3 Personen
60
Ruhebereiche besetzen
8 Personen
61
Verkehrsposten besetzen
8 Personen
62
Getränke nachfüllen
2 Personen
63
Finisher abhaken
3 Personen
64
Medaillen überreichen
4 Personen
65
Route aufräumen
4 Personen
66
Zielbereich aufräumen
6 Personen

Nachbereitung

67
Wegweiser entfernen
6 Personen
68
Verkehrsmaterialien sammeln
4 Personen
69
Gelände gründlich reinigen
6 Personen
70
Geschirr abwaschen
3 Personen
71
Materialien inventarisieren
2 Personen
72
Übrig gebliebenes Essen lagern
2 Personen
73
Abfall entsorgen
3 Personen
74
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
75
Kühlboxen und Material reinigen
3 Personen
76
Teilnehmerergebnisse verarbeiten
2 Personen
77
Dankesnachricht versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 4
KlappischeAnz. 12
KlappstühleAnz. 30
AbsperrgitterAnz. 24
BiertischgarniturenAnz. 4

Ausstattung

KühlboxenAnz. 8
WasserspenderAnz. 8
Mobile LautsprecherAnz. 2
MegafonAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 6

Beleuchtung

BaustrahlerAnz. 6
LichterkettenAnz. 6

Verkehrsmaterial

WegweiserAnz. 80
WegweiserAnz. 40
VerkehrskegelAnz. 30
WarnwestenAnz. 30
LeitlampenAnz. 12

Registrierung

AnmeldeformulareAnz. 300
TeilnehmerlistenAnz. 20
StartnummernAnz. 300
ArmbänderAnz. 300
StiftesetsAnz. 12
RoutenpläneAnz. 1200
KlemmbrettmappenAnz. 12

Sportmaterial

MedaillenAnz. 300
StempelkartenAnz. 300
StempelkissenAnz. 12
WegweiserAnz. 120
StreckenbandAnz. 12

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 500
KaffeetassenAnz. 80
TellerAnz. 80
BestecksetsAnz. 80

Küche

KaffeemaschinenAnz. 3
ThermoskannenAnz. 8
AusgießkannenAnz. 8
SchneidebretterAnz. 4
KüchenmesserAnz. 4
ServierschalenAnz. 12
ZangenAnz. 8
KanisterAnz. 12

Sicherheit

Erste-Hilfe-KofferAnz. 4
RettungsdeckenAnz. 12
TaschenlampenAnz. 12
Walkie-TalkiesAnz. 12

Dekoration

WimpelkettenAnz. 12
Dorf旗genAnz. 8
Start-Ziel-Transparenz

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 12
BesensetsAnz. 4
MüllgreiferAnz. 4

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege zuerst alle Strecken fest und laufe sie vor. Notiere Abstände, unübersichtliche Stellen und den Bedarf an Routeborden, Kegeln, Warnwesten und Bakenlampen, bevor du das Verkehrsplan erstellst.
Reserviere Start- und Zielort und beantrage Genehmigungen frühzeitig. Rechne mindestens 6 bis 8 Wochen für Abstimmungen mit Behörden, Streckenverantwortlichen und Verkehrssicherung ein.
Teile die Freiwilligen nicht nur nach Tag, sondern nach Aufgabe ein: Strecke, Anmeldung, Verpflegung und Zielbereich brauchen jeweils eine verantwortliche Person. Verschicke die Einteilung spätestens 7 Tage vor dem ersten Abend.
Sortiere Routepakete, Teilnehmerlisten, Polsbandjes, Startnummern und Starterpakete pro Abend in getrennte Kisten. So bleibt die Ausgabe übersichtlich, auch wenn sich Anmeldungen oder Ernährungswünsche kurzfristig ändern.
Bereite Technik und Versorgung vor dem ersten Start vollständig vor. Teste mobile Lautsprecher, Megafon, Verlängerungskabel und Beleuchtung bei Dunkelheit und fülle Kühlboxen sowie medizinische Materialien für jeden Abend neu auf.

Häufige Fragen

Wie früh muss man Vier Abende lang anmelden?: Beginne 6 bis 8 Wochen vor dem ersten Abend mit Genehmigungen und Reservierungen. Die Anmeldung sollte spätestens 3 bis 4 Wochen vorher veröffentlicht werden, damit du Teilnehmerlisten, Ernährungswünsche und Startgruppen rechtzeitig bearbeiten kannst.
Wie plant man die Helfer für vier Abende ein?: Erstelle für jeden der vier Abende eine eigene Schicht- und Aufgabenliste. Verschicke die Einteilung mindestens 7 Tage vorher und plane pro Bereich eine verantwortliche Person als Ansprechpartner ein.
Wann sollte man die Strecken für Vier Abende lang prüfen?: Lege die Routen mindestens 6 Wochen vorher fest und laufe sie danach vollständig ab. Eine zweite Kontrolle 7 Tage vor Beginn zeigt, ob Routeborden, Absperrungen oder Verkehrsmaßnahmen angepasst werden müssen.
Wie sortiert man das Material für vier Veranstaltungstage?: Packe Routepakketten, Starterpakete, Teilnehmerlisten und Polsbandjes in vier klar beschriftete Tagessets. Kontrolliere jedes Set spätestens am Vortag und lege zusätzlich ein kleines Reservepaket für kurzfristige Änderungen bereit.

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