Cómo organizar una Avondvierdaagse sin perder el control

Una Avondvierdaagse combina cuatro días de caminata, varios grupos de salida y una logística que debe repetirse con precisión cada jornada. Empieza por definir las distancias y recorrer las rutas antes de abrir las inscripciones. Después reserva la salida y la meta, solicita los permisos y prepara el plan de tráfico. Cuando conozcas el número de participantes, podrás dividir las salidas, asignar voluntarios y preparar mapas, pulseras, avituallamiento y material médico.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Establecer las distancias del recorrido
2 personas
2
Recorrer las rutas
4 personas
3
Reservar la salida y la meta
4
Solicitar permisos
5
Informar a los coordinadores de ruta
2 personas
6
Elaborar el plan de tráfico
2 personas
7
Reclutar voluntarios
2 personas
8
Asignar voluntarios
2 personas
9
Publicar el formulario de inscripción
10
Enviar invitaciones
2 personas
11
Gestionar inscripciones
2 personas
12
Recoger preferencias dietéticas
13
Comprobar las listas de participantes
2 personas
14
Dividir los grupos de salida
2 personas
15
Imprimir mapas de ruta
2 personas
16
Clasificar las pulseras
2 personas
17
Comprobar los carteles de ruta
2 personas
18
Preparar el material de tráfico
2 personas
19
Reponer el material médico
20
Preparar la sesión informativa para voluntarios
21
Enviar información a los participantes
22
Hacer la compra
3 personas
23
Llenar las neveras portátiles
2 personas
24
Preparar kits de inicio
4 personas
25
Clasificar los paquetes de ruta por día
3 personas

Evento

26
Delimitar el área de salida
4 personas
27
Colocar mesas y sillas
4 personas
28
Montar la mesa de inscripciones
2 personas
29
Colocar señales de ruta
6 personas
30
Montar zonas de descanso
6 personas
31
Instruir a los voluntarios
2 personas
32
Registrar a los participantes
4 personas
33
Guiar a los grupos de salida
4 personas
34
Atender los puntos de descanso
8 personas
35
Cubrir los puntos de control
8 personas
36
Rellenar las bebidas
2 personas
37
Marcar a los finishers
3 personas
38
Realizar la revisión final de la ruta
4 personas
39
Recoger la basura
4 personas
40
Limpiar el recinto
6 personas
41
Reinstalar la zona de salida
4 personas
42
Colocar los carteles de ruta del día
6 personas
43
Reorganizar los puntos de descanso
6 personas
44
Volver a registrar a los participantes
4 personas
45
Guiar a los grupos de salida
4 personas
46
Atender los puntos de descanso
8 personas
47
Cubrir los puntos de control
8 personas
48
Rellenar las bebidas
2 personas
49
Marcar a los finishers
3 personas
50
Recoger la ruta
4 personas
51
Limpiar el recinto
6 personas
52
Preparar la ruta del día
6 personas
53
Atender los puntos de descanso
8 personas
54
Cubrir los puntos de control
8 personas
55
Rellenar las bebidas
2 personas
56
Marcar a los finishers
3 personas
57
Recoger la ruta
4 personas
58
Preparar la ruta del día
6 personas
59
Preparar la entrega de medallas
3 personas
60
Atender los puntos de descanso
8 personas
61
Cubrir los puntos de control
8 personas
62
Rellenar las bebidas
2 personas
63
Marcar a los finishers
3 personas
64
Entregar las medallas
4 personas
65
Recoger la ruta
4 personas
66
Limpiar la zona de meta
6 personas

Seguimiento

67
Retirar los carteles de ruta
6 personas
68
Reunir los materiales de tráfico
4 personas
69
Limpiar a fondo el recinto
6 personas
70
Lavar la vajilla
3 personas
71
Inventariar materiales
2 personas
72
Guardar la comida sobrante
2 personas
73
Retirar los residuos
3 personas
74
Devolver los objetos prestados
2 personas
75
Limpiar neveras portátiles y material
3 personas
76
Procesar los resultados de los participantes
2 personas
77
Enviar mensaje de agradecimiento

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 4
Mesas plegablescant. 12
Sillas plegablescant. 30
Vallas de separacióncant. 24
Mesas con bancoscant. 4

Equipo

Neveras portátilescant. 8
Dispensadores de aguacant. 8
Altavoces móvilescant. 2
Megáfonocant. 2
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6

Iluminación

Lámparas de obracant. 6
Guirnaldas de lucescant. 6

Material de tráfico

Señales de rutacant. 80
Carteles direccionalescant. 40
Conos de tráficocant. 30
Chalecos reflectantescant. 30
Lámparas balizacant. 12

Registro

Formularios de inscripcióncant. 300
Listas de participantescant. 20
Dorsalescant. 300
Pulserascant. 300
Juego de bolígrafoscant. 12
Mapas de rutacant. 1200
Carpetas portapapelescant. 12

Material deportivo

Medallascant. 300
Tarjetas de selloscant. 300
Tampones para sellarcant. 12
Flechas de rutacant. 120
Cinta de recorridocant. 12

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 500
Tazas de cafécant. 80
Platoscant. 80
Cubiertoscant. 80

Cocina

Máquinas de cafécant. 3
Termoscant. 8
Jarras de servircant. 8
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de cocinacant. 4
Bandejas de servircant. 12
Pinzascant. 8
Bidonescant. 12

Seguridad

Botiquines de primeros auxilioscant. 4
Mantas térmicascant. 12
Linternascant. 12
Walkie-talkiescant. 12

Decoración

Guirnaldascant. 12
Banderas del pueblocant. 8
Lona de salida y meta

Limpieza

Papeleracant. 12
Sets de escobacant. 4
Recogedores de basuracant. 4

Catering

Compras

Consejos

Recorre cada ruta completa y anota cruces, puntos oscuros y lugares donde se acumula la gente. Hazlo antes de imprimir mapas o encargar señales, porque un desvío de última hora afecta a todo el recorrido.
Solicita los permisos y reserva la salida y la meta con varias semanas de margen. El plan de tráfico debe indicar quién coloca conos, vallas, carteles y lámparas baliza, y a qué hora se retiran.
Cierra las inscripciones antes de formar los grupos de salida. Comprueba las listas, recoge las preferencias dietéticas y prepara las pulseras, dorsales y paquetes de ruta separados por día.
Asigna los voluntarios por puesto, no solo por jornada: cruces, salida, meta, avituallamiento y apoyo médico necesitan responsables identificables. Envía la sesión informativa y la información a participantes antes del primer día.
Prepara cada tarde el material del día siguiente. Llena las neveras portátiles, repón el material médico, revisa las flechas y carteles de ruta y deja listos los kits de inicio para evitar compras o impresiones urgentes.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una Avondvierdaagse?: Empieza al menos 8 semanas antes. Reserva primero la salida y la meta, solicita los permisos y recorre las rutas; deja las últimas 2 semanas para cerrar grupos, voluntarios y materiales.
¿Cuándo se deben cerrar las inscripciones?: Ciérralas entre 7 y 10 días antes del inicio. Así puedes comprobar las listas, clasificar pulseras y dorsales, dividir las salidas y preparar los paquetes de ruta para los cuatro días.
¿Cuántos voluntarios hacen falta para una marcha de cuatro días?: Calcula como mínimo un responsable por cada cruce o punto de control, además de equipos para salida, meta, avituallamiento y apoyo médico. Confirma los turnos 7 días antes y prepara sustitutos para cada jornada.
¿Qué hay que preparar el día anterior?: Deja listos los mapas, señales, conos, chalecos, megáfono, altavoces y material médico. Llena las neveras portátiles y separa los paquetes de ruta; una revisión final de 60 minutos evita buscar materiales durante la salida.

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