Vier Abende lang: So planst du Ablauf und Organisation

Bei vier aufeinanderfolgenden Abenden entscheidet die Reihenfolge der Vorbereitung über einen ruhigen Ablauf. Lege zuerst Start, Ziel und Routen fest, kläre Genehmigungen und öffne danach die Anmeldung. Erst wenn die Teilnehmerzahlen und Ernährungswünsche vorliegen, lassen sich Helfer, Reservierungen, Getränke und Routenpakete zuverlässig planen. Die letzten Tage gehören dem Druck, dem Einkauf und dem Aufbau vor Ort.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Routen-Genehmigungen beantragen
2
Start- und Zielort festlegen
2 Personen
3
Routen festlegen
3 Personen
4
Routenpläne überprüfen
2 Personen
5
Teilnehmerregistrierung öffnen
2 Personen
6
Einladungen verschicken
2 Personen
7
Freiwillige rekrutieren
2 Personen
8
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
9
Ernährungswünsche erfassen
10
Reservierungen bestätigen
11
Volunteer-Einteilung erstellen
2 Personen
12
Routenposten einteilen
2 Personen
13
Ersthelfer-Besetzung festlegen
14
Startzeiten veröffentlichen
15
Armbänder und Startkarten erstellen
3 Personen
16
Routenschilder vorbereiten
3 Personen
17
Teilnehmerlisten ausdrucken
2 Personen
18
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
19
Einkaufen gehen
3 Personen
20
Materialien abholen
3 Personen
21
Routenpakete zusammenstellen
4 Personen
22
Getränke kühlen
2 Personen
23
Start- und Zielbereich aufbauen
8 Personen
24
Dekoration aufhängen
3 Personen
25
Anmeldetische aufstellen
3 Personen
26
Wegweiser aufstellen
6 Personen
27
Wasserstellen vorbereiten
4 Personen
28
Freiwillige einweisen
3 Personen
29
Wettervorhersage prüfen

Event

30
Route und Stationen überprüfen
6 Personen
31
Freiwillige anmelden
2 Personen
32
Anmeldetische besetzen
4 Personen
33
Startkarten austeilen
3 Personen
34
Startgruppen begleiten
4 Personen
35
Wasserstellen besetzen
6 Personen
36
Streckenposten besetzen
12 Personen
37
Endregistrierung führen
3 Personen
38
Getränke nachfüllen
2 Personen
39
Erste Hilfe leisten
2 Personen
40
Zielbereich absperren
4 Personen
41
Route kontrollieren und ausbessern
6 Personen
42
Anmeldetische besetzen
4 Personen
43
Startgruppen begleiten
4 Personen
44
Wasserstellen besetzen
6 Personen
45
Streckenposten besetzen
12 Personen
46
Endregistrierung führen
3 Personen
47
Getränke nachfüllen
2 Personen
48
Erste Hilfe leisten
2 Personen
49
Zielbereich absperren
4 Personen
50
Route kontrollieren und ausbessern
6 Personen
51
Anmeldetische besetzen
4 Personen
52
Startgruppen begleiten
4 Personen
53
Wasserstellen besetzen
6 Personen
54
Streckenposten besetzen
12 Personen
55
Endregistrierung führen
3 Personen
56
Getränke nachfüllen
2 Personen
57
Erste Hilfe leisten
2 Personen
58
Zielbereich absperren
4 Personen
59
Route kontrollieren und ausbessern
6 Personen
60
Anmeldetische besetzen
4 Personen
61
Startgruppen begleiten
4 Personen
62
Wasserstellen besetzen
6 Personen
63
Streckenposten besetzen
12 Personen
64
Medaillenverleihung durchführen
4 Personen
65
Endregistrierung führen
3 Personen
66
Getränke nachfüllen
2 Personen
67
Erste Hilfe leisten
2 Personen

Nachbereitung

68
Wegweiser entfernen
6 Personen
69
Gelände aufräumen
8 Personen
70
Abfall sammeln
4 Personen
71
Materialien reinigen
4 Personen
72
Geschirr abwaschen
3 Personen
73
Teilnehmerdaten archivieren
74
Verbliebenen Bestand zählen
2 Personen
75
Gemietete Materialien zurückgeben
3 Personen
76
Ort sauber übergeben
4 Personen
77
Nicht verwendete Einkäufe aufräumen
2 Personen
78
Dankesnachricht versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 4
KlappischeAnz. 12
KlappstühleAnz. 40
StehtischeAnz. 6
AbsperrgitterAnz. 20
KleiderständerAnz. 2

Ausstattung

KühlboxenAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 6
FunkgeräteAnz. 16
MegafonAnz. 2
LaptopsAnz. 2
Etikettendrucker

Beleuchtung

BaustrahlerAnz. 6
LichterkettenAnz. 4

Organisation

WegweiserAnz. 80
WegweiserAnz. 180
StartkartenAnz. 500
KontrollkartenAnz. 2000
ArmbänderAnz. 500
StempelAnz. 12
StempelkissenAnz. 12
KlemmbretterAnz. 25
StifteAnz. 80
Wasserfeste StifteAnz. 24
DruckpapierAnz. 1000
MedaillenbänderAnz. 500
MedaillenboxenAnz. 500
Einweg-RegenponchosAnz. 100

Sportmaterial

MarkierungsflaggenAnz. 30
KegelAnz. 40
AbsperrkordelAnz. 200

Sicherheit

Erste-Hilfe-KofferAnz. 4
SicherheitswestenAnz. 30
TaschenlampenAnz. 20
BatterienAnz. 60

Catering

Wiederverwendbare BecherAnz. 600
KaffeekannenAnz. 8
ThermoskannenAnz. 8
WasserkannenAnz. 20
ServierplattenAnz. 8
ZangenAnz. 8
ServierschalenAnz. 16
Einkäufe

Geschirr

Mehrweg-TellerAnz. 500
BestecksetsAnz. 500
TeegläserAnz. 300

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 12
BesensetsAnz. 4
WischmopsAnz. 4
EimerAnz. 6

Tipps

Beantrage die Routengenehmigungen möglichst mehrere Wochen vor dem ersten Abend. Prüfe danach jede Route und veröffentliche Startzeiten erst, wenn Start- und Zielort sowie alle Streckenposten feststehen.
Öffne die Teilnehmerregistrierung früh und erfasse Ernährungswünsche bis spätestens eine Woche vor Beginn. Bestätige Reservierungen erst anhand der tatsächlichen Anmeldungen, statt mit Schätzungen zu arbeiten.
Plane pro Abend eine eigene Helfereinteilung mit Routenposten und Ersthelfern. Verschicke die Einsatzzeiten mindestens 3 Tage vorher und halte Funkgeräte oder ein Megafon für kurzfristige Änderungen bereit.
Drucke Teilnehmerlisten, Startkarten, Kontrollkarten und Armbänder nicht erst am Veranstaltungstag. Bereite die Routenpakete am Vortag vor und lagere Stempel, Stempelkissen, Klemmbretter und wasserfeste Stifte gemeinsam.
Baue den Start- und Zielbereich vor dem ersten Abend mit Tischen, Zelten, Absperrgittern und Anmeldetischen auf. Kühle Getränke rechtzeitig, teste Verlängerungskabel und Baustrahler und stelle bei wechselhaftem Wetter Einweg-Regenponchos griffbereit.

Häufige Fragen

Wie früh muss man vier Abende anmelden und planen?: Beginne mindestens 6 bis 8 Wochen vorher mit Genehmigungen, Start- und Zielort sowie den Routen. Die Teilnehmeranmeldung kann danach geöffnet werden; Helfer und Reservierungen solltest du spätestens 3 Wochen vor dem ersten Abend koordinieren.
Wann sollte man die Teilnehmerlisten für vier Abende drucken?: Drucke die Listen und Startkarten am Vortag oder am Morgen des jeweiligen Abends, sobald die Anmeldungen geschlossen sind. Lege zusätzlich einige leere Formulare für Nachmeldungen am Anmeldetisch bereit.
Wie viele Helfer braucht man für vier Abende?: Die Zahl hängt von Route und Teilnehmerzahl ab, aber plane jede Position pro Abend einzeln: Anmeldetisch, Routenposten, Ersthilfe, Startbereich und Zielbereich. Erstelle die Einteilung mindestens 3 Tage vorher und halte pro Schicht eine Ersatzperson bereit.
Wann soll man Getränke und Materialien vorbereiten?: Hole Materialien und Drucksachen spätestens am Vortag ab und stelle die Routenpakete dann zusammen. Getränke kommen einige Stunden vor dem Aufbau in Kühlboxen, damit sie zum Start gekühlt verfügbar sind.

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