Cómo organizar una Avondvierdaagse sin perder el control

Una Avondvierdaagse combina cuatro recorridos, cientos de pequeños detalles y muchas personas que deben saber dónde estar y cuándo. Empieza por los permisos y las rutas; después abre las inscripciones y asigna responsables. En la última semana, céntrate en las listas, las señales, los paquetes de ruta y la distribución de voluntarios. La salida y la meta deben estar montadas antes de que llegue el primer participante, con comunicación y primeros auxilios previstos.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Solicitar permisos de ruta
2
Fijar la ubicación de salida y llegada
2 personas
3
Trazar las rutas
3 personas
4
Revisar mapas de ruta
2 personas
5
Abrir la inscripción de participantes
2 personas
6
Enviar invitaciones
2 personas
7
Reclutar voluntarios
2 personas
8
Gestionar inscripciones
2 personas
9
Recoger preferencias dietéticas
10
Confirmar las reservas
11
Hacer la distribución de voluntarios
2 personas
12
Asignar puestos de ruta
2 personas
13
Asignar personal de primeros auxilios
14
Publicar horarios de inicio
15
Hacer pulseras y tarjetas de salida
3 personas
16
Preparar señales de ruta
3 personas
17
Imprimir listas de participantes
2 personas
18
Comprobar la lista de la compra
2 personas
19
Hacer la compra
3 personas
20
Recoger los materiales
3 personas
21
Preparar paquetes de ruta
4 personas
22
Enfriar bebidas
2 personas
23
Montar la zona de salida y meta
8 personas
24
Colgar la decoración
3 personas
25
Preparar las mesas de inscripción
3 personas
26
Colocar flechas de ruta
6 personas
27
Preparar puntos de agua
4 personas
28
Instruir a los voluntarios
3 personas
29
Comprobar el pronóstico del tiempo

Evento

30
Revisar la ruta y los puestos
6 personas
31
Inscribir voluntarios
2 personas
32
Atender las mesas de inscripción
4 personas
33
Repartir las tarjetas de salida
3 personas
34
Guiar a los grupos de salida
4 personas
35
Atender los puntos de agua
6 personas
36
Cubrir los puestos de la ruta
12 personas
37
Llevar el registro final
3 personas
38
Rellenar las bebidas
2 personas
39
Prestar primeros auxilios
2 personas
40
Cerrar la zona de meta
4 personas
41
Comprobar y corregir la ruta
6 personas
42
Atender las mesas de inscripción
4 personas
43
Guiar a los grupos de salida
4 personas
44
Atender los puntos de agua
6 personas
45
Cubrir los puestos de la ruta
12 personas
46
Llevar el registro final
3 personas
47
Rellenar las bebidas
2 personas
48
Prestar primeros auxilios
2 personas
49
Cerrar la zona de meta
4 personas
50
Comprobar y corregir la ruta
6 personas
51
Atender las mesas de inscripción
4 personas
52
Guiar a los grupos de salida
4 personas
53
Atender los puntos de agua
6 personas
54
Cubrir los puestos de la ruta
12 personas
55
Llevar el registro final
3 personas
56
Rellenar las bebidas
2 personas
57
Prestar primeros auxilios
2 personas
58
Cerrar la zona de meta
4 personas
59
Comprobar y corregir la ruta
6 personas
60
Atender las mesas de inscripción
4 personas
61
Guiar a los grupos de salida
4 personas
62
Atender los puntos de agua
6 personas
63
Cubrir los puestos de la ruta
12 personas
64
Organizar la entrega de medallas
4 personas
65
Llevar el registro final
3 personas
66
Rellenar las bebidas
2 personas
67
Prestar primeros auxilios
2 personas

Seguimiento

68
Retirar las flechas de ruta
6 personas
69
Limpiar el recinto
8 personas
70
Recoger la basura
4 personas
71
Limpiar los materiales
4 personas
72
Lavar la vajilla
3 personas
73
Archivar los datos de los participantes
74
Contar el stock restante
2 personas
75
Devolver el material alquilado
3 personas
76
Dejar el recinto limpio
4 personas
77
Retirar los productos no utilizados
2 personas
78
Enviar mensaje de agradecimiento

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 4
Mesas plegablescant. 12
Sillas plegablescant. 40
Mesas altascant. 6
Vallas de separacióncant. 20
Percheroscant. 2

Equipo

Neveras portátilescant. 8
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6
Walkie-talkiescant. 16
Megáfonocant. 2
Portátilescant. 2
Impresora de etiquetas

Iluminación

Lámparas de obracant. 6
Guirnaldas de lucescant. 4

Organización

Señales de rutacant. 80
Flechas de rutacant. 180
Tarjetas de salidacant. 500
Tarjetas de controlcant. 2000
Pulserascant. 500
Selloscant. 12
Tampones para sellarcant. 12
Portapapelescant. 25
Bolígrafoscant. 80
Rotuladores permanentescant. 24
Papel de impresióncant. 1000
Cintas de medallacant. 500
Cajas para medallascant. 500
Impermeables desechablescant. 100

Material deportivo

Banderines de marcajecant. 30
Conoscant. 40
Vallas de cuerdacant. 200

Seguridad

Botiquines de primeros auxilioscant. 4
Chalecos reflectantescant. 30
Linternascant. 20
Bateríascant. 60

Catering

Vasos reutilizablescant. 600
Jarras de cafécant. 8
Termoscant. 8
Jarras de aguacant. 20
Bandejas de serviciocant. 8
Pinzascant. 8
Bandejas de servircant. 16
Compras

Vajilla

Platos reutilizablescant. 500
Cubiertoscant. 500
Vasos de técant. 300

Limpieza

Papeleracant. 12
Sets de escobacant. 4
Fregonascant. 4
Cuboscant. 6

Consejos

Solicita los permisos de las rutas antes de publicar la inscripción. Necesitas tener fijadas las ubicaciones de salida y llegada y revisar cada mapa antes de anunciar horarios.
Cierra las inscripciones con varios días de margen para imprimir las listas, preparar las tarjetas y pulseras de salida y ajustar los paquetes de ruta al número real de participantes.
Asigna cada puesto de ruta a una persona concreta y prepara un cuadrante de voluntarios con sustitutos. Incluye también un responsable de primeros auxilios por cada jornada.
Prepara las señales, flechas, tarjetas de control y sellos por recorrido, no todo mezclado. Guarda cada paquete en una caja identificada para que pueda salir rápidamente cada tarde.
Monta la zona de salida y meta con tiempo para probar la megafonía, los walkie-talkies y la iluminación. Enfría las bebidas el mismo día y deja libres las mesas de inscripción para evitar colas.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una Avondvierdaagse?: Empieza al menos 8 semanas antes. Ese margen permite solicitar permisos, trazar y revisar las rutas, abrir las inscripciones y reclutar voluntarios antes de entrar en la semana final.
¿Cuándo hay que cerrar las inscripciones?: Ciérralas entre 5 y 7 días antes del primer recorrido. Así puedes imprimir las listas, preparar las tarjetas de salida, organizar las pulseras y comprar las cantidades necesarias.
¿Cuántos voluntarios hacen falta para una Avondvierdaagse?: Calcula como mínimo una persona por puesto de ruta y añade un sustituto por cada 5 puestos. Reserva además personal específico para inscripción, salida y meta, y primeros auxilios.
¿Cuándo se deben colocar las señales de la ruta?: Colócalas y revísalas el mismo día, entre 2 y 3 horas antes de la salida. Comprueba especialmente los cruces, las flechas y los puntos donde una señal pueda moverse o quedar oculta.

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