Checklist pour organiser une sortie à vélo sans voitures

Une sortie à vélo sans voitures demande une préparation plus précise qu’une simple balade de groupe. Il faut verrouiller le parcours et la date, obtenir les autorisations, organiser la circulation et prévoir une solution rapide en cas de panne. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre, des premières démarches jusqu’à l’accueil des participants. Elle couvre aussi les inscriptions, les bénévoles, la météo et le matériel à contrôler avant le départ.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer l'itinéraire et la date
2 personnes
Demander une autorisation
Soumettre le plan de circulation
Vérifier l'itinéraire
2 personnes
Réserver le lieu de départ
Réserver le lieu d’arrivée
Réserver des agents de circulation
Réserver une assistance dépannage vélo
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier le formulaire d'inscription
Publier la carte du parcours
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Répartir les bénévoles
2 personnes
Répartir les postes de circulation
2 personnes
Former les groupes cyclistes
2 personnes
Vérifier les prévisions météo
Envoyer les informations aux participants
Communiquer les changements d’itinéraire
Faire les courses
3 personnes
Vérifier le matériel
3 personnes
Vérifier les vélos d’assistance en cas de panne
2 personnes
Recharger les batteries
2 personnes
Trier les bracelets
2 personnes
Préparer des kits pour les bénévoles
2 personnes
Préparer les panneaux de direction
2 personnes

Événement

Balisage de la zone de départ
6 personnes
Balisser la zone d’arrivée
4 personnes
Installer les tentes de fête
6 personnes
Installer les tables et les chaises
5 personnes
Installer le bureau d'inscription
2 personnes
Mettre en place le poste de dépannage
2 personnes
Installer le poste de premiers secours
2 personnes
Installer les panneaux de parcours
6 personnes
Installer des barrières de circulation
6 personnes
Briefer les signaleurs
2 personnes
Briefing des bénévoles
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Tenir le comptoir d’inscription
3 personnes
Enregistrer les participants
4 personnes
Distribuer les bracelets
2 personnes
Vérifier l’éclairage des vélos
2 personnes
Donner les consignes de départ
2 personnes
Laisser partir les groupes de cyclistes
5 personnes
Occuper les postes de circulation
10 personnes
Vérifier les flèches d’itinéraire
3 personnes
Accompagner le dernier coureur
2 personnes
Fournir une assistance en cas de panne sur la route
3 personnes
Gérer les demandes de premiers secours
2 personnes
Tenir les points d’eau
4 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Passer de la musique
Accueillir les cyclistes arrivant
3 personnes
Enregistrer l’arrivée
2 personnes
Vérifier les bracelets
2 personnes
Accompagner le parking à vélos
2 personnes
Faire l'annonce de clôture
Démonter les postes de circulation
6 personnes
Retirer les panneaux de signalisation
4 personnes
Dégager le parking à vélos
2 personnes

Suivi

Faire la vaisselle
3 personnes
Rassembler les déchets
4 personnes
Ranger les tables et les chaises
5 personnes
Démonter les tentes de fête
6 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Trier les matériaux
3 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Retourner le matériel de circulation
2 personnes
Ranger les courses restantes
2 personnes
Remercier les participants
Enregistrer les objets trouvés
Signaler la fin du permis

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables pliantesqté 10
Chaises pliantesqté 40
Tables de bièreqté 4
Râteliers à vélosqté 12
Poubellesqté 8

Matériel de circulation

Barrières de circulationqté 24
Cônes de signalisationqté 40
Ruban de balisageqté 6
Flèches de directionqté 35
Panneaux d'avertissementqté 12
Banderole de départ
Panneau d’arrivée
Gilets réfléchissantsqté 30
Lampes de pocheqté 12
Panneaux de signalisation pour les agents de circulationqté 10

Matériel de sport

Vélos de dépannageqté 2
Pompes à véloqté 4
Kits d'outilsqté 4
Chambres à air de rechangeqté 20
Démonte-pneusqté 8
Supports à vélosqté 4
Ensembles d’éclairage véloqté 20
Sangles d'arrimageqté 8

Équipement

Talkies-walkiesqté 12
Stations de rechargeqté 3
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Haut-parleur portable
Microphone
Batteries externesqté 6

Éclairage

Lampes LEDqté 12
Guirlandes lumineusesqté 6
Lampes à pilesqté 8

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 250
Assiettes réutilisablesqté 180
Couverts réutilisablesqté 200
Tasses à caféqté 100
Carafes d’eauqté 12
Louchesqté 8

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 6
Thermosqté 6
Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 4
Plateaux de serviceqté 8
Pincesqté 6
Pichets de serviceqté 8

Catering

Courses
Caisses de boissonsqté 12
Distributeurs d'eauqté 4
Saladiers de serviceqté 12
Corbeilles à painqté 8
Pains de glaceqté 30
Robinet à limonadeqté 3
Filtres à caféqté 200
Boîtes de théqté 8

Inscription

Nappes pour table d’inscriptionqté 2
Presse-papiersqté 8
Dossiers d’inscriptionqté 6
Pots à stylosqté 4
Cartes d'itinéraireqté 250
Listes de participantsqté 12
Badge pour bénévolesqté 30

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Couvertures de survieqté 10
Gants en nitrileqté 100
Packs de froidqté 12
Couvertures thermiquesqté 4

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 8
Ruban de départ
Ballonsqté 100
Bannières fléchéesqté 6

Nettoyage

Pinces à déchetsqté 4
Sets de balaiqté 3
Conteneurs à déchetsqté 6
Seauxqté 6
Sets de serpillièreqté 3
Chiffons microfibresqté 20

Conseils

Commencez par le parcours, la date et les autorisations : prévoyez plusieurs semaines pour soumettre le plan de circulation et obtenir les accords nécessaires. Vérifiez ensuite l’itinéraire sur place avant de publier la carte.
Fixez une date limite d’inscription et demandez les besoins alimentaires au même moment. Vous aurez ainsi le temps de former les groupes, de répartir les bénévoles et d’adapter l’accueil au nombre réel de participants.
Réservez séparément le lieu de départ, le lieu d’arrivée, les agents de circulation et l’assistance dépannage. Une panne ou un poste non couvert peut ralentir tout le groupe, surtout sur un parcours comportant plusieurs intersections.
Contrôlez le balisage la veille : barrières, cônes, flèches, panneaux d’avertissement et gilets réfléchissants doivent être regroupés par poste. Préparez aussi un kit par bénévole avec les consignes, un moyen de communication et le matériel utile.
Faites un dernier point météo et envoyez les informations aux participants avant le départ. Indiquez clairement l’horaire, les points de rendez-vous, la carte du parcours et la procédure à suivre en cas de changement d’itinéraire.

Questions fréquentes

Combien de temps à l’avance faut-il organiser une sortie à vélo sans voitures ?: Commencez idéalement 8 à 12 semaines avant la date prévue. Ce délai laisse le temps de demander l’autorisation, de soumettre le plan de circulation, de réserver les lieux et de recruter les bénévoles.
Quand envoyer les informations aux participants ?: Envoyez les informations pratiques 7 à 10 jours avant le départ, puis un rappel 24 à 48 heures avant. Communiquez immédiatement tout changement d’itinéraire ou de point de rendez-vous.
Combien de vélos de dépannage faut-il prévoir ?: Prévoyez au minimum un vélo de dépannage ou une équipe d’assistance par groupe important, selon la longueur et la difficulté du parcours. Ajoutez des pompes, des chambres à air de rechange et des kits d’outils pour traiter les pannes courantes sur place.
Quand vérifier le matériel et recharger les batteries ?: Faites un contrôle complet 24 heures avant le départ, puis un contrôle rapide le matin même. Rechargez les talkies-walkies, les équipements d’éclairage et les autres appareils au plus tard la veille.

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