Bollenveldentocht organiseren: checklist en planning
Een bollenveldentocht vraagt meer voorbereiding dan alleen een mooie route uitzetten. Je regelt vooraf toestemming, verkeersbegeleiding, rustpunten, routeaanduiding en een plan voor slecht weer of afgesloten wegen. Ook catering en betaling lopen snel achter als je aantallen niet op tijd vastlegt. Gebruik deze checklist om de tocht stap voor stap voor te bereiden, van datum en aanmeldingen tot de briefing en het sorteren van de routekaarten.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Datum en route vastleggen
2 personen
Startlocatie reserveren
Vergunningen controleren
Route-eigenaren informeren
2 personen
Verzekering controleren
Aanmeldformulier publiceren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Routebeschrijving publiceren
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Vrijwilligers benaderen
2 personen
Verkeersbegeleiders indelen
EHBO-contact vastleggen
Route volledig voorlopen
3 personen
Rustpunten bepalen
2 personen
Alternatieve route vastleggen
2 personen
Deelnemerslijst bijwerken
Routekaarten laten drukken
Pijlen en bordjes maken
3 personen
Vrijwilligersbriefing voorbereiden
Cateringhoeveelheden berekenen
2 personen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Materialen ophalen
2 personen
Routekaarten sorteren
2 personen
Startpakketten samenstellen
4 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Weersverwachting controleren
Deelnemers weerbericht sturen
Event
Startlocatie openen
2 personen
Route uitzetten
5 personen
Rustpunten inrichten
4 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Ontvangstbalie opbouwen
2 personen
Catering klaarzetten
3 personen
Verlichting en stroom testen
2 personen
Vrijwilligers instrueren
2 personen
Aanmeldbalie bemannen
3 personen
Deelnemers ontvangen
4 personen
Startbriefing geven
2 personen
Wandelaars laten vertrekken
3 personen
Routepost bemannen
6 personen
Verkeerspunten bewaken
4 personen
Waterpunten aanvullen
3 personen
Koffie en thee serveren
3 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Achterblijvers controleren
2 personen
Routebordjes verwijderen
4 personen
Finish registreren
2 personen
Afsluitende ontvangst verzorgen
3 personen
Deelnemers uitzwaaien
2 personen
Nazorg
Locatie leegruimen
5 personen
Servies afwassen
3 personen
Afval verzamelen
3 personen
Startlocatie schoonmaken
3 personen
Materialen terugbrengen
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Route nalopen op afval
3 personen
Route-eigenaren informeren
Gevonden voorwerpen verwerken
Deelnemers bedanken
Aanmeldgegevens archiveren
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Partytentenaantal 2
- Klaptafelsaantal 8
- Klapstoelenaantal 30
- Biertafelsaantal 4
- Tafelkleedrekkenaantal 2
Route en veiligheid
- Routepijlenaantal 80
- Routebordjesaantal 30
- Afzetlintaantal 6
- Verkeershesjesaantal 12
- Zaklampenaantal 8
- EHBO-koffersaantal 2
- Nooddekensaantal 6
- Walkietalkiesaantal 8
- Powerbanksaantal 6
Apparatuur
- Mobiele pinautomatenaantal 2
- Verlengkabelsaantal 4
- Stekkerdozenaantal 4
- Kabelhaspelsaantal 2
Verlichting
- Ledlampenaantal 8
- Lichtslangenaantal 4
Servies
- Herbruikbare bekersaantal 150
- Koffiekopjesaantal 80
- Bordenaantal 120
- Messenaantal 120
- Vorkenaantal 120
- Lepelsaantal 100
- Opscheplepelsaantal 8
Keuken
- Koelboxenaantal 8
- Thermoskannenaantal 8
- Koffiezetapparatenaantal 3
- Waterkokersaantal 2
- Snijplankenaantal 4
- Koksmesaantal 4
- Serveerschalenaantal 12
- Serveerbladenaantal 6
- IJscontainersaantal 4
Decoratie
- Vlaggenlijnenaantal 6
- Welkomstbannersaantal 2
- Tafeldecoratieaantal 8
Registratie
- Klembordenaantal 6
- Pennenaantal 30
- Nummerstickersaantal 150
- Routekaartenaantal 150
- Polsbandjesaantal 150
- Bewegwijzerhoudersaantal 30
- Geldkist
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 10
- Handvegersaantal 3
- Vuilnisgrijpersaantal 4
- Emmersaantal 4
- Dweilenaantal 3
- Schoonmaakdoekenaantal 20
- Handzeepdispensersaantal 4
Catering
- Boodschappen
Tips
- Loop de volledige route uiterlijk twee weken voor de tocht voor. Controleer dan niet alleen de afstand, maar ook kruisingen, tijdelijke afsluitingen, bereikbaarheid van rustpunten en plekken waar extra routepijlen nodig zijn.
- Leg een alternatieve route vast voordat je de routebeschrijving publiceert. Noteer per omleiding wie de bordjes verplaatst en zorg dat vrijwilligers tijdens de tocht contact kunnen houden met walkietalkies.
- Verwerk dieetwensen zodra de aanmeldingen binnenkomen en bereken de catering op basis van het actuele deelnemersaantal. Zet koffie en andere drankvoorziening niet pas op de laatste dag klaar: controleer vooraf ook thermoskannen, koelboxen en stroomaansluitingen.
- Plan de vrijwilligersbriefing vóór de start en geef verkeersbegeleiders een duidelijke plek, taak en aankomsttijd. Laat routekaarten, hesjes, EHBO-koffers en zaklampen per post sorteren, zodat niemand op locatie hoeft te zoeken.
- Controleer minimaal één week vooraf de vergunningen, verzekering en toestemming van route-eigenaren. Test mobiele pinautomaten, verlengkabels, stekkerdozen en kabelhaspels voordat je materialen naar de startlocatie brengt.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een bollenveldentocht organiseren?
- Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf met datum, route, startlocatie en vergunningen. Plan de volledige routevoorloop en de vrijwilligersindeling uiterlijk 2 weken voor de tocht.
- Wanneer moet ik de route van een bollenveldentocht publiceren?
- Publiceer de routebeschrijving zodra de route-eigenaren en vergunningen zijn gecontroleerd, bij voorkeur 3 tot 4 weken vooraf. Vermeld ook een alternatieve route als delen van het traject kunnen wijzigen.
- Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een bollenveldentocht?
- Dat hangt af van het aantal kruisingen, rustpunten en deelnemers. Maak per verkeerspunt en rustpunt een bezetting en plan daarnaast minimaal 2 personen voor algemene ondersteuning en onverwachte uitval.
- Hoeveel catering moet ik inkopen voor een bollenveldentocht?
- Gebruik het definitieve deelnemersaantal als basis en tel dieetwensen apart mee. Controleer de hoeveelheden uiterlijk 5 tot 7 dagen vooraf, zodat je nog kunt bijbestellen en materiaal zoals bekers, borden en opscheplepels kunt aanvullen.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Gebruik dit planGratis te starten — geen creditcard nodig.