Cómo organizar una ruta en coche sin perder el control

Una ruta en coche necesita más preparación que elegir un punto de salida y una carretera bonita. Primero se fijan la fecha, el recorrido y los lugares de salida y llegada; después se comprueban la seguridad vial, los permisos y el seguro. Cuando el grupo ya está inscrito, se prepara la guía de ruta, la señalización y el sistema de comunicación. El último paso es dejar resueltas las averías, las emergencias y la logística de llegada.

Organiza este evento gratis con Lizzt

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Fijar fecha y ruta
2 personas
2
Confirmar el lugar de salida y llegada
2 personas
3
Comprobar la ruta por seguridad vial
3 personas
4
Fijar una ruta alternativa
2 personas
5
Presentar permisos y notificaciones
6
Comprobar la cobertura del seguro
7
Abrir el registro de participantes
2 personas
8
Enviar invitaciones
2 personas
9
Gestionar inscripciones
2 personas
10
Recoger preferencias dietéticas
11
Reclutar voluntarios
2 personas
12
Confirmar los permisos de ruta
13
Reservar el catering
2 personas
14
Reservar los servicios del recinto
15
Actualizar la lista de participantes
2 personas
16
Asignar números de dorsal
2 personas
17
Preparar el libro de ruta
2 personas
18
Revisar el libro de ruta
2 personas
19
Mandar imprimir la guía de ruta
20
Hacer flechas y carteles de ruta
3 personas
21
Comprobar los materiales de tráfico
2 personas
22
Elaborar el protocolo para averías de coche
2 personas
23
Recopilar números de emergencia
24
Probar los medios de comunicación
2 personas
25
Preparar las tarjetas de salida
2 personas
26
Clasificar las pulseras y las acreditaciones
2 personas
27
Comprar premios y recuerdos
28
Comprobar la lista de la compra
2 personas
29
Clasificar la impresión por grupo de salida
2 personas
30
Recorrer de nuevo la ruta
2 personas
31
Comprobar el pronóstico del tiempo
32
Hacer la compra
3 personas
33
Enfriar bebidas
2 personas
34
Preparar el catering
3 personas
35
Llevar el material al lugar
3 personas
36
Delimitar la zona de salida y meta
3 personas
37
Colocar mesas y sillas
4 personas
38
Montar las carpas
4 personas
39
Montar las mesas de registro
2 personas
40
Colocar señales de ruta
4 personas
41
Colocar conos de tráfico
3 personas
42
Colocar los números de dorsal
3 personas
43
Dejar listos los roadbooks
2 personas
44
Decorar la zona de recepción
2 personas
45
Montar el punto de café y bebidas
2 personas
46
Preparar el botiquín de primeros auxilios y averías
2 personas

Evento

47
Recepción de participantes
4 personas
48
Registrar la asistencia
3 personas
49
Repartir dorsales
3 personas
50
Repartir libros de ruta
2 personas
51
Servir café y té
2 personas
52
Dar instrucciones de ruta
2 personas
53
Hacer salir los coches en grupos
4 personas
54
Llevar el registro de salidas
2 personas
55
Atender el puesto de ruta
4 personas
56
Mantener disponible la asistencia en carretera
2 personas
57
Recibir a los participantes que llegan a la meta
3 personas
58
Llevar el registro de llegada a meta
2 personas
59
Rellenar las bebidas
2 personas
60
Servir aperitivos
3 personas
61
Recoger la vajilla
2 personas
62
Retirar la basura de vez en cuando
2 personas
63
Presentar los resultados y los premios
2 personas
64
Despedir a los participantes
2 personas

Seguimiento

65
Recoger los carteles de ruta
4 personas
66
Recoger conos de tráfico
3 personas
67
Despejar el recinto
4 personas
68
Recoger mesas y sillas
4 personas
69
Desmontar las carpas
4 personas
70
Lavar la vajilla
3 personas
71
Recoger y separar la basura
3 personas
72
Limpiar el lugar
3 personas
73
Guardar los materiales en seco
2 personas
74
Devolver el material prestado
2 personas
75
Comprobar y limpiar los paneles de ruta
2 personas
76
Inventariar el stock restante
2 personas
77
Archivar los datos de los participantes
78
Registrar objetos perdidos
79
Enviar mensaje de agradecimiento
80
Archivar facturas y recibos

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 2
Mesas plegablescant. 6
Sillascant. 50
Taburetes de barcant. 4
Papeleracant. 6
Mantelescant. 6

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 100
Tazas de cafécant. 50
Platoscant. 60
Cubiertoscant. 60
Bandejas de servircant. 8
Jarras de cafécant. 3

Equipo

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Neveras portátilescant. 4
Enrollacablescant. 3
Cables alargadorescant. 4
Walkie-talkiescant. 8
Cargadores de teléfono móvilcant. 4
Megáfono de mano

Iluminación

Focos LED de obracant. 4
Guirnaldas de lucescant. 4
Linternascant. 8

Ruta y seguridad

Flechas de rutacant. 40
Señales de rutacant. 20
Conos de tráficocant. 30
Cinta de balizamientocant. 6
Chalecos reflectantescant. 12
Triángulos de emergenciacant. 4
Martillos de seguridadcant. 2
Botiquines de primeros auxilioscant. 2
Mantas de emergenciacant. 6
Extintorescant. 2
Banderas de salidacant. 2
Topes de aparcamientocant. 12

Registro

Dorsalescant. 50
Libros de rutacant. 55
Tarjetas de salidacant. 55
Credenciales de participantescant. 60
Pulserascant. 60
Juego de bolígrafoscant. 10
Portapapelescant. 6
Cajas de almacenamientocant. 8
Cintas de premiocant. 6
Premioscant. 6

Decoración

Guirnaldascant. 6
Globoscant. 100
Pesos para globoscant. 6
Cartel de bienvenida
Diana de flechas finish

Cocina

Cubiterascant. 4
Tablas de cortarcant. 3
Cuchillos de chef y de pancant. 4
Pinzas de servircant. 6
Termoscant. 4
Jarras medidorascant. 2
Papel de aluminiocant. 2
Recipientes herméticoscant. 10

Limpieza

Fregaderoscant. 3
Cubetas para lavarcant. 2
Esponjascant. 10
Paños de limpiezacant. 12
Sets de escobacant. 2
Limpiacristalescant. 2

Catering

Compras

Consejos

Cierra la ruta con varias semanas de margen y recórrela antes de abrir las inscripciones. Comprueba cruces peligrosos, zonas sin cobertura y una alternativa completa por si un tramo queda cortado.
No dejes los permisos y las notificaciones para la última semana: confirma los requisitos con la suficiente antelación y vuelve a verificar la autorización de la ruta antes del día del evento.
Abre el registro solo cuando estén claros la ruta, los horarios y el punto de llegada. Recoge las preferencias dietéticas desde el principio y actualiza la lista de participantes hasta pocos días antes.
Prepara el libro de ruta con indicaciones, teléfonos de emergencia y puntos de referencia, y revísalo con otra persona. Imprime copias y prepara también flechas, carteles, conos, cinta de balizamiento y chalecos reflectantes.
Prueba los walkie-talkies y los cargadores de móvil antes de la salida. Entrega a los voluntarios un protocolo breve para averías, triángulos de emergencia y números de contacto; si la ruta termina al anochecer, añade linternas y focos LED.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una ruta en coche?: Empieza al menos entre 6 y 8 semanas antes. Ese margen permite cerrar la ruta, comprobar el seguro, tramitar permisos, abrir las inscripciones y reservar el catering o los servicios del recinto.
¿Qué debe incluir el libro de ruta de una ruta en coche?: Incluye el recorrido paso a paso, horarios, puntos de control, indicaciones para cruces, teléfonos de emergencia y la ruta alternativa. Imprime una copia para cada coche o para cada equipo y revísala durante la semana anterior.
¿Cómo se prepara un plan para averías durante una ruta en coche?: Define quién recibe el aviso, cómo se identifica la posición del coche y cuándo se contacta con asistencia o emergencias. Prueba los medios de comunicación antes de la salida y lleva triángulos de emergencia, chalecos reflectantes y los números de contacto en papel.
¿Cuándo hay que confirmar el número final de participantes?: Haz una primera actualización una semana antes y una confirmación final entre 48 y 72 horas antes. Así puedes ajustar dorsales, tarjetas de salida, catering, sillas, vasos y otros materiales de llegada.

Empieza este plan en Lizzt

Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.