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Audaxrit organisieren: die vollständige Checkliste

Bei einer Audaxrit entscheidet nicht nur die Strecke über einen reibungslosen Ablauf. Startort, GPX-Datei, Kontrollpunkte, Genehmigungen und Helfer müssen rechtzeitig feststehen. Kurz vor dem Start kommen Startnummern, Kontrollkarten, Wetterhinweise und die Pakete für jeden Kontrollpunkt dazu. Plane außerdem Verpflegung, Fahrradservice und die Kommunikation mit den Teilnehmenden so, dass auch bei Pannen oder Verspätungen jemand erreichbar bleibt.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Route festlegen

    2 Personen

  • Startort bestätigen

  • Route auf Verkehrsrisiken prüfen

    2 Personen

  • Kontrollpunkte festlegen

    2 Personen

  • Wegbeschreibung erstellen

  • GPX-Datei erstellen

  • Genehmigungen prüfen

  • Versicherungsdaten prüfen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldeformular öffnen

  • Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Freiwillige rekrutieren

    2 Personen

  • Kontrollposten besetzen

    2 Personen

  • Reservierungen vornehmen

  • Route vor Ort erkunden

    2 Personen

  • Startliste schließen

  • Teilnehmerinformationen versenden

  • Wettervorhersage prüfen

  • Routenhinweise aktualisieren

  • Startnummern vorbereiten

    2 Personen

  • Kontrollkarten vorbereiten

    2 Personen

  • Pakete pro Kontrollpunkt zusammenstellen

    2 Personen

  • Fahrräder und Auto prüfen

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Kühlboxen füllen

    2 Personen

  • Routenunterlagen bereitstellen

  • Startgelände inspizieren

    2 Personen

  • Tische und Stühle aufstellen

    3 Personen

  • Partyzelte aufbauen

    4 Personen

  • Start- und Zielfahne aufstellen

    2 Personen

  • Wegweiser aufstellen

    4 Personen

  • Kontrollpunkte einrichten

    6 Personen

  • Beleuchtung und Strom testen

    2 Personen

  • Registrierungstisch einrichten

    2 Personen

  • Kaffee und Tee zubereiten

    2 Personen

Event

  • Teilnehmende empfangen

    4 Personen

  • Startnummern ausgeben

    3 Personen

  • Fahrrad- und Sicherheitscheck durchführen

    2 Personen

  • Streckenbriefing geben

    2 Personen

  • Start registrieren

    3 Personen

  • Kontrollposten besetzen

    6 Personen

  • Kontrollkarten abstempeln

    6 Personen

  • Wasser und Sportgetränke verteilen

    4 Personen

  • Snacks servieren

    3 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Wegweiser prüfen

    2 Personen

  • Teilnehmer telefonisch unterstützen

    2 Personen

  • Zieleinläufe erfassen

    3 Personen

  • Finisher begrüßen

    2 Personen

  • Finisher-Abzeichen ausgeben

    2 Personen

  • Abweichungen und Vorfälle notieren

  • Letzte Teilnehmende rückmelden

    2 Personen

Nachbereitung

  • Wegweiser entfernen

    4 Personen

  • Kontrollposten abbauen

    6 Personen

  • Startgelände abbauen

    4 Personen

  • Abfall sammeln

    3 Personen

  • Gelände reinigen

    3 Personen

  • Geschirr und Materialien reinigen

    3 Personen

  • Bestände zählen

    2 Personen

  • Materialien trocken lagern

    2 Personen

  • Geliehene Materialien zurückgeben

    2 Personen

  • Routenunterlagen archivieren

  • Teilnehmerdaten sicher wegräumen

  • Dankesnachricht versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • PartyzelteAnz. 2
  • KlappischeAnz. 8
  • KlappstühleAnz. 20
  • AbfallbehälterAnz. 6
  • TischdeckenAnz. 8

Ausstattung

  • KühlboxenAnz. 6
  • WasserkocherAnz. 2
  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • PowerbanksAnz. 6
  • MobiltelefoneAnz. 4
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • FahrradpumpenAnz. 4
  • Basis-FahrradwerkzeugAnz. 4

Sportmaterial

  • WegweiserAnz. 120
  • KegelAnz. 24
  • WarnwestenAnz. 20
  • StartnummernAnz. 180
  • StartnummernhalterAnz. 180
  • KontrollkartenAnz. 180
  • StempelAnz. 8
  • ZielmarkierungenAnz. 180
  • FahrradständerAnz. 12
  • ErsatzschläucheAnz. 20
  • Fahrrad-BeleuchtungssetsAnz. 10
  • BatterienAnz. 24

Geschirr

  • Wiederverwendbare BecherAnz. 220
  • TassenAnz. 80
  • TellerAnz. 100
  • BestecksetsAnz. 100

Küche

  • KaraffeAnz. 8
  • ThermoskannenAnz. 6
  • SchneidebretterAnz. 4
  • KüchenmesserAnz. 4
  • ServierschalenAnz. 12
  • ServierlöffelAnz. 8
  • Thermobehälter für SpeisenAnz. 4

Beleuchtung

  • LED-LampenAnz. 8
  • BatterielaternenAnz. 6

Reinigung

  • PutzeimerAnz. 4
  • SchwämmeAnz. 12
  • MikrofasertücherAnz. 20
  • BesensetsAnz. 3
  • Handfeger und KehrblechAnz. 3

Sicherheit

  • Erste-Hilfe-KofferAnz. 3
  • RettungsdeckenAnz. 20
  • SicherheitswestenAnz. 12
  • AbsperrbandAnz. 6
  • TaschenlampenAnz. 8

Papierwaren

  • RoutenpläneAnz. 200
  • StifteAnz. 30
  • StifteAnz. 12
  • KlebebandAnz. 8
  • KabelbinderAnz. 300
  • KlemmbretterAnz. 12

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Lege Strecke und Kontrollpunkte zuerst fest und prüfe die Route anschließend vor Ort. So erkennst du Verkehrsrisiken, unklare Abzweigungen und Stellen, an denen zusätzliche Wegweiser oder Warnwesten nötig sind.
  • Schließe die Startliste nicht erst am Veranstaltungstag. Verschicke Teilnehmerinformationen und aktualisierte Routenhinweise spätestens einige Tage vorher, einschließlich Startort, GPX-Datei und Kontaktmöglichkeit.
  • Packe für jeden Kontrollpunkt ein eigenes Set. Kontrollkarten, Stempel, Wasser, Becher, Mobiltelefon, Powerbank und gegebenenfalls Fahrradpumpe sowie Ersatzschläuche sollten getrennt bereitliegen.
  • Besetze die Kontrollposten mit ausreichend Helfern und gib ihnen eine klare Zeitplanung. Kontrollkarten und Startnummern lassen sich schneller ausgeben, wenn sie nach Startgruppe oder Teilnehmernummer sortiert sind.
  • Prüfe Fahrräder und Begleitfahrzeug vor dem Start und lege Basis-Fahrradwerkzeug, Ersatzschläuche und Beleuchtungssets bereit. Bei einer langen Fahrt werden Batterien, Verlängerungskabel und geladene Mobiltelefone leicht vergessen.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Audaxrit organisieren?
Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Route, Startort und Genehmigungen. Freiwillige, Reservierungen und Anmeldungen solltest du spätestens 3 bis 4 Wochen vor dem Start verbindlich planen.
Was muss eine Audaxrit-Checkliste enthalten?
Neben Strecke und GPX-Datei gehören Kontrollpunkte, Genehmigungen, Versicherung, Anmeldung, Helfer, Startunterlagen und Wetterkommunikation dazu. Für die Durchführung brauchst du außerdem Kontrollkarten, Stempel, Wegweiser, Fahrradwerkzeug und Verpflegungsausrüstung.
Wann sollte die Startliste für eine Audaxrit geschlossen werden?
Schließe die Startliste idealerweise 3 bis 5 Tage vor der Veranstaltung. Danach kannst du Startnummern, Kontrollkarten und die Pakete für die einzelnen Kontrollpunkte passend vorbereiten.
Wie viele Helfer braucht man für eine Audaxrit?
Plane mindestens eine verantwortliche Person pro Kontrollpunkt und zusätzlich eine Person für Start oder Ziel ein. Bei stark besetzten Kontrollen sind zwei Helfer pro Posten sinnvoll, damit Ausgabe, Stempel und Rückfragen gleichzeitig erledigt werden können.

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