Checklist d’organisation d’une randonnée Audax

Une randonnée Audax se prépare longtemps avant l’arrivée des premiers cyclistes. Il faut verrouiller la date, le parcours et le lieu de départ, puis organiser les contrôles, les inscriptions et les équipes sur le terrain. Les détails souvent oubliés sont le repérage réel de l’itinéraire, les autorisations, les informations d’assurance et les colis destinés à chaque point de contrôle. Cette checklist regroupe les étapes et le matériel à prévoir, dans l’ordre où vous en aurez besoin.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et l’itinéraire
2 personnes
Confirmer le lieu de départ
Vérifier les risques de circulation sur le parcours
2 personnes
Définir les points de contrôle
2 personnes
Établir l’itinéraire
Créer un fichier GPX
Vérifier les autorisations
Vérifier les informations d'assurance
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir le formulaire d’inscription
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Recruter des bénévoles
2 personnes
Affecter du personnel aux points de contrôle
2 personnes
Faire les réservations
Reconnaître le parcours sur place
2 personnes
Clôturer la liste de départ
Envoyer les informations aux participants
Vérifier les prévisions météo
Mettre à jour les avertissements du parcours
Préparer les dossards
2 personnes
Préparer les cartes de contrôle
2 personnes
Préparer des colis par point de contrôle
2 personnes
Vérifier les vélos et la voiture
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Remplir les glacières
2 personnes
Préparer les fichiers d'itinéraire
Inspecter la zone de départ
2 personnes
Installer les tables et les chaises
3 personnes
Monter les tentes de réception
4 personnes
Installer le panneau de départ et d’arrivée
2 personnes
Installer les flèches d'orientation
4 personnes
Installer les postes de contrôle
6 personnes
Tester l’éclairage et l’alimentation électrique
2 personnes
Installer la table d'inscription
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes

Événement

Accueillir les participants
4 personnes
Distribuer les dossards
3 personnes
Effectuer le contrôle des vélos et de sécurité
2 personnes
Faire le briefing du parcours
2 personnes
Enregistrer le début
3 personnes
Affecter du personnel aux points de contrôle
6 personnes
Tamponner les cartes de contrôle
6 personnes
Distribuer de l’eau et des boissons énergétiques
4 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Vérifier les flèches d’itinéraire
2 personnes
Assister les participants par téléphone
2 personnes
Enregistrer les arrivants
3 personnes
Accueillir les finishers
2 personnes
Distribuer les médailles de finisher
2 personnes
Noter les écarts et les incidents
Relancer les derniers participants
2 personnes

Suivi

Retirer les flèches d’itinéraire
4 personnes
Démonter les postes de contrôle
6 personnes
Démonter la zone de départ
4 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Nettoyer le site
3 personnes
Nettoyer la vaisselle et le matériel
3 personnes
Compter le stock
2 personnes
Stocker le matériel au sec
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Archiver les fichiers du parcours
Classer les données des participants en toute sécurité
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tables pliantesqté 8
Chaises pliantesqté 20
Poubellesqté 6
Nappesqté 8

Équipement

Glacièresqté 6
Bouilloiresqté 2
Machines à caféqté 2
Batteries externesqté 6
Téléphones portablesqté 4
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Pompes à véloqté 4
Outillage vélo de baseqté 4

Matériel de sport

Flèches de directionqté 120
Cônesqté 24
Gilets réfléchissantsqté 20
Numéros de départqté 180
Porte-dossardsqté 180
Cartes de contrôleqté 180
Tamponsqté 8
Marquages de finisherqté 180
Supports à vélosqté 12
Chambres à air de rechangeqté 20
Kits d’éclairage pour véloqté 10
Pilesqté 24

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 220
Tassesqté 80
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100

Cuisine

Carafeqté 8
Thermosqté 6
Planches à découperqté 4
Couteaux de cuisineqté 4
Plateaux de serviceqté 12
Louchesqté 8
Bacs alimentaires thermiquesqté 4

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Lampes à pilesqté 6

Nettoyage

Seaux de nettoyageqté 4
Épongesqté 12
Chiffons microfibresqté 20
Sets de balaiqté 3
Balayette et pelleqté 3

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 3
Couvertures de survieqté 20
Gilets de sécuritéqté 12
Ruban de balisageqté 6
Lampes de pocheqté 8

Papeterie

Cartes d'itinéraireqté 200
Stylosqté 30
Marqueursqté 12
Ruban adhésifqté 8
Attaches-câblesqté 300
Presse-papiersqté 12

Catering

Courses

Conseils

Commencez par le parcours : fixez la date, établissez l’itinéraire, créez le fichier GPX et vérifiez les risques de circulation. Faites un repérage sur place avant d’envoyer les informations définitives aux participants.
Prévoyez les points de contrôle comme de petits postes autonomes. Préparez un colis par point avec les cartes de contrôle, les tampons, les gobelets, les boissons, les rallonges et une batterie externe si l’alimentation électrique n’est pas garantie.
Ne fermez pas les inscriptions au dernier moment : clôturez la liste de départ assez tôt pour préparer les numéros, les porte-dossards, les besoins alimentaires et la répartition des bénévoles sur chaque contrôle.
Contrôlez la logistique du départ et de l’arrivée la veille : tables, chaises, tentes, poubelles, glacières, machines à café et bouilloires doivent être regroupées par zone, avec les multiprises et rallonges correspondantes.
Envoyez les consignes finales après la vérification météo, idéalement 24 à 48 heures avant le départ. Ajoutez le GPX, les horaires, les avertissements du parcours, les points de contrôle et le rappel du matériel de sécurité à emporter.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une randonnée Audax ?: Prévoyez au moins 6 à 8 semaines pour une randonnée Audax avec inscriptions, bénévoles et points de contrôle. Commencez encore plus tôt si le parcours nécessite des autorisations ou plusieurs réservations.
Quand faut-il envoyer les informations aux participants ?: Envoyez les informations générales dès l’ouverture des inscriptions, puis la version définitive 24 à 48 heures avant le départ. Cette dernière doit tenir compte de la météo et des éventuelles modifications du parcours.
Que faut-il préparer pour chaque point de contrôle Audax ?: Préparez un colis distinct par point de contrôle, avec les cartes de contrôle, les tampons, les boissons, les gobelets et le matériel prévu pour le service. Ajoutez les coordonnées du bénévole responsable et vérifiez le contenu au moins la veille.
Quand faut-il clôturer les inscriptions à une randonnée Audax ?: Clôturez les inscriptions 3 à 7 jours avant le départ si vous devez préparer des numéros, des repas ou des colis en quantité précise. Vous aurez ainsi le temps de traiter les besoins alimentaires et d’affecter les bénévoles.

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