Zo organiseer je een atletiekwedstrijd

Begin met de wedstrijdonderdelen, het reglement en de beschikbare atletiekbaan. Leg daarna wedstrijdleiding, jury en EHBO vast voordat je uitnodigingen verstuurt en aanmeldingen opent. Zodra de inschrijvingen binnenkomen, maak je startlijsten en wijs je startnummers toe. In de laatste week draait alles om materiaal, vrijwilligers, wedstrijdmappen en een getest tijdmetingssysteem. Zo voorkom je dat een ontbrekende official, onduidelijke planning of vergeten werp- en springmateriaal de wedstrijddag vertraagt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Wedstrijdonderdelen vaststellen
2 personen
2
Wedstrijdreglement controleren
2 personen
3
Atletiekbaan reserveren
4
Kleedkamers reserveren
5
Wedstrijdleiding vastleggen
2 personen
6
Juryleden vastleggen
2 personen
7
EHBO-bezetting vastleggen
8
Uitnodigingen versturen
2 personen
9
Aanmeldingen openen
10
Vrijwilligers werven
2 personen
11
Parkeerinformatie versturen
12
Dieetwensen verzamelen
13
Aanmeldingen verwerken
2 personen
14
Startlijsten opstellen
2 personen
15
Startnummers toewijzen
2 personen
16
Medaillebestelling plaatsen
17
Catering bestellen
2 personen
18
Prijzen controleren
19
Vrijwilligersindeling maken
2 personen
20
Weersverwachting controleren
21
Boodschappen doen
3 personen
22
Wedstrijdmappen samenstellen
2 personen
23
Startnummers sorteren
2 personen
24
Sportmateriaal controleren
3 personen
25
Elektronische tijdmeting testen
2 personen
26
Baan en veld inspecteren
2 personen
27
Terrein bewegwijzeren
3 personen
28
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
29
Jurytent inrichten
3 personen
30
Inschrijftafel inrichten
2 personen
31
Cateringpunt inrichten
3 personen
32
Dranken koud zetten
2 personen
33
Startblokken plaatsen
2 personen
34
Horden uitzetten
3 personen
35
Springbakken voorbereiden
3 personen
36
Werpcirkels controleren
2 personen
37
Omroepinstallatie testen
2 personen
38
Jurybriefing geven
3 personen
39
Vrijwilligersbriefing geven
2 personen

Event

40
Deelnemers ontvangen
4 personen
41
Startnummers uitgeven
3 personen
42
Publiek ontvangen
3 personen
43
Openingsomroep verzorgen
44
Wedstrijdonderdelen begeleiden
8 personen
45
Startlijsten uitdelen
2 personen
46
Tijden registreren
3 personen
47
Pogingen registreren
4 personen
48
Deelnemers oproepen
2 personen
49
Dranken bijvullen
2 personen
50
Koffie en thee serveren
2 personen
51
Broodjes en fruit serveren
3 personen
52
Terrein schoon en veilig houden
2 personen
53
EHBO aanspreekpunt bemannen
2 personen
54
Uitslagen controleren
2 personen
55
Medailleceremonie uitvoeren
4 personen
56
Sluitingsomroep verzorgen
57
Deelnemers uitzwaaien
3 personen

Nazorg

58
Sportmateriaal verzamelen
4 personen
59
Horden en startblokken opruimen
3 personen
60
Jurytafels afbreken
3 personen
61
Cateringpunt afbreken
3 personen
62
Afval verzamelen
3 personen
63
Servies afwassen
2 personen
64
Kleedkamers schoonmaken
2 personen
65
Terrein schoonmaken
4 personen
66
Uitslagen publiceren
67
Deelnemers bedanken
2 personen
68
Ingeleende materialen retourneren
2 personen
69
Overgebleven catering opslaan
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Sportmateriaal

Startblokkenaantal 8
Hordenaantal 20
Estafettestokkenaantal 12
Kogelsaantal 6
Werpsperenaantal 6
Discussenaantal 6
Hoogspringlattenaantal 4
Hoogspringstandaardsaantal 2
Afzetplankenaantal 3
Meetlintenaantal 6
Meetstokkenaantal 3
Pylonenaantal 40
Markeerschijvenaantal 30
Startpistool
Reservepistool
Startvlaggenaantal 4
Wedstrijdhamersaantal 2
Windmetersaantal 2
Juryklemplankenaantal 12
Stopwatchesaantal 8
Fluitjesaantal 8
Startnummersaantal 180
Veiligheidsspeldenaantal 400
Medaillepakkettenaantal 30
Uitslagenbordenaantal 4

Meubilair

Klaptafelsaantal 12
Klapstoelenaantal 40
Jurytent
Partytentenaantal 3
Afzethekkenaantal 20
Kledingrekkenaantal 4

Apparatuur

Elektronische tijdmeting
Laptopaantal 2
Printer
Mobiele speakersaantal 2
Microfoonsaantal 2
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Powerbanksaantal 4

Servies

Herbruikbare bekersaantal 250
Koffiekopjesaantal 100
Bordenaantal 180
Besteksetsaantal 180
Serveerschalenaantal 12
Koffiekannenaantal 4
Thermoskannenaantal 6
Waterkannenaantal 8

Catering

Koelboxenaantal 6
Drankdispensersaantal 4
Warmhoudbakkenaantal 4
Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 4
Serveertangenaantal 8
Kurkentrekkersaantal 2
Boodschappen

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
IJscompressenaantal 20
Veiligheidshesjesaantal 20
Zaklampenaantal 6

Verlichting

Ledlampenaantal 8
Batterijenaantal 24

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Bezemsetsaantal 4
Stofblikkenaantal 4
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Schoonmaakhandschoenenaantal 12
Microvezeldoekenaantal 24
Handzeepdispensersaantal 6

Tips

Reserveer de atletiekbaan en kleedkamers vroeg en leg de exacte gebruikstijden schriftelijk vast. Plan bovendien tijd voor opbouw, controle en opruimen; een wedstrijd begint niet pas bij het eerste startschot.
Open de aanmeldingen pas nadat onderdelen, reglement en uiterste inschrijfdatum zijn vastgesteld. Verwerk dieetwensen en parkeerinformatie meteen, zodat je uiterlijk een week vooraf een compleet bericht aan deelnemers kunt sturen.
Maak de vrijwilligersindeling per onderdeel en per tijdsblok. Voorzie bij een lange wedstrijddag minimaal één aflossingsmoment per vrijwilliger en geef juryleden vooraf hun plek, taak en benodigde materialen door.
Controleer al het sportmateriaal per onderdeel: startblokken en horden voor de sprint, afzetplanken voor ver- en hink-stap-springen en meetmateriaal voor werpnummers. Leg reserveonderdelen, een reservepistool en extra veiligheidsspelden apart vóór de eerste deelnemers arriveren.
Test elektronische tijdmeting niet voor het eerst op de wedstrijddag. Doe minstens één volledige proef met startpistool, startvlaggen, stopwatches en uitslagenborden; sorteer startnummers en stel wedstrijdmappen daarna per onderdeel samen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een atletiekwedstrijd organiseren?: Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf met baanreservering, wedstrijdleiding, jury en EHBO. Open de aanmeldingen meestal 4 tot 6 weken voor de wedstrijd en sluit ze uiterlijk 7 dagen vooraf, zodat je startlijsten en nummers kunt maken.
Hoeveel juryleden heb je nodig voor een atletiekwedstrijd?: Dat hangt af van het aantal gelijktijdige onderdelen, maar plan per onderdeel minimaal 2 juryleden en bij technische nummers extra ondersteuning voor meten en veiligheid. Maak de definitieve indeling 5 tot 7 dagen vooraf, inclusief vervangers.
Wanneer moet je startlijsten en startnummers maken?: Verwerk de aanmeldingen direct en maak de voorlopige startlijsten 5 tot 7 dagen voor de wedstrijd. Controleer namen, onderdelen en series nog één keer 24 uur vooraf en sorteer de startnummers per onderdeel.
Wanneer moet je het materiaal en de elektronische tijdmeting controleren?: Doe de volledige materiaalcontrole uiterlijk 2 dagen vooraf en herhaal een korte controle bij de opbouw. Test elektronische tijdmeting minstens één keer volledig vóór de wedstrijddag en leg een reservepistool, stopwatches en startvlaggen klaar.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.