Organiser une compétition d’athlétisme étape par étape

Commencez par fixer les épreuves et vérifier le règlement avant de réserver la piste. L’organisation repose ensuite sur trois volets à mener en parallèle : les inscriptions, l’encadrement sportif et la logistique sur place. Prévoyez du temps pour tester le chronométrage électronique, préparer les listes de départ et répartir les bénévoles. Les oublis les plus coûteux concernent souvent les secours, les vestiaires, les dossiers du jury et le matériel de rechange.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Définir les épreuves
2 personnes
2
Vérifier le règlement de la compétition
2 personnes
3
Réserver la piste d’athlétisme
4
Réserver les vestiaires
5
Définir l'encadrement de la compétition
2 personnes
6
Définir les membres du jury
2 personnes
7
Assurer la présence des secours
8
Envoyer les invitations
2 personnes
9
Ouvrir les inscriptions
10
Recruter des bénévoles
2 personnes
11
Envoyer les infos de parking
12
Recueillir les besoins alimentaires
13
Traiter les inscriptions
2 personnes
14
Établir les listes de départ
2 personnes
15
Attribuer les numéros de départ
2 personnes
16
Passer la commande des médailles
17
Commander le catering
2 personnes
18
Vérifier les prix
19
Établir la répartition des bénévoles
2 personnes
20
Vérifier les prévisions météo
21
Faire les courses
3 personnes
22
Composer les dossiers de concours
2 personnes
23
Trier les dossards
2 personnes
24
Vérifier le matériel sportif
3 personnes
25
Tester le chronométrage électronique
2 personnes
26
Inspecter la piste et le terrain
2 personnes
27
Balisage du site
3 personnes
28
Installer les tables et les chaises
4 personnes
29
Aménager la tente du jury
3 personnes
30
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
31
Aménager le point de restauration
3 personnes
32
Mettre les boissons au frais
2 personnes
33
Installer les starting-blocks
2 personnes
34
Installer les haies
3 personnes
35
Préparer les bacs de saut
3 personnes
36
Vérifier les cercles de lancer
2 personnes
37
Tester le système de sonorisation
2 personnes
38
Briefing du jury
3 personnes
39
Faire le briefing des bénévoles
2 personnes

Événement

40
Accueillir les participants
4 personnes
41
Distribuer les numéros de départ
3 personnes
42
Accueillir le public
3 personnes
43
Assurer l'annonce d'ouverture
44
Accompagner les épreuves
8 personnes
45
Distribuer les listes de départ
2 personnes
46
Enregistrement des horaires
3 personnes
47
Enregistrer les essais
4 personnes
48
Appeler les participants
2 personnes
49
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
50
Servir le café et le thé
2 personnes
51
Servir des sandwichs et des fruits
3 personnes
52
Maintenir le site propre et sûr
2 personnes
53
Tenir le point de contact des premiers secours
2 personnes
54
Vérifier les résultats
2 personnes
55
Organiser la cérémonie des médailles
4 personnes
56
Assurer l’annonce de clôture
57
Saluer les participants à leur départ
3 personnes

Suivi

58
Rassembler le matériel sportif
4 personnes
59
Ranger les haies et les starting-blocks
3 personnes
60
Démonter les tables du jury
3 personnes
61
Démonter le point de restauration
3 personnes
62
Rassembler les déchets
3 personnes
63
Faire la vaisselle
2 personnes
64
Nettoyer les vestiaires
2 personnes
65
Nettoyer le site
4 personnes
66
Publier les résultats
67
Remercier les participants
2 personnes
68
Retourner le matériel emprunté
2 personnes
69
Stocker la restauration restante
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Matériel de sport

Blocs de départqté 8
Haiesqté 20
Témoins de relaisqté 12
Ballesqté 6
Javelotsqté 6
Disquesqté 6
Barres de saut en hauteurqté 4
Poteaux de saut en hauteurqté 2
Panneaux de séparationqté 3
Mètres rubansqté 6
Piquets de mesureqté 3
Cônesqté 40
Disques de marquageqté 30
Pistolet de départ
Pistolet de réserve
Drapeaux de départqté 4
Marteaux de compétitionqté 2
Anémomètresqté 2
Planches à pince pour le juryqté 12
Chronomètresqté 8
Siffletsqté 8
Numéros de départqté 180
Épingles de sûretéqté 400
Pochettes de médaillesqté 30
Panneaux des résultatsqté 4

Mobilier

Tables pliantesqté 12
Chaises pliantesqté 40
Tente du jury
Tentes de réceptionqté 3
Barrières de sécuritéqté 20
Portants à vêtementsqté 4

Équipement

Chronométrage électronique
Ordinateur portableqté 2
Imprimante
Enceintes mobilesqté 2
Microphonesqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Batteries externesqté 4

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 250
Tasses à caféqté 100
Assiettesqté 180
Couvertsqté 180
Plateaux de serviceqté 12
Pichets à caféqté 4
Thermosqté 6
Carafes d’eauqté 8

Catering

Glacièresqté 6
Distributeurs de boissonsqté 4
Bacs de maintien au chaudqté 4
Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 4
Pinces de serviceqté 8
Tire-bouchonsqté 2
Courses

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Poches de glaceqté 20
Gilets de sécuritéqté 20
Lampes de pocheqté 6

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Pilesqté 24

Nettoyage

Poubellesqté 12
Sets de balaiqté 4
Pelles à poussièreqté 4
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Gants de nettoyageqté 12
Chiffons microfibresqté 24
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6

Conseils

Définissez les épreuves et vérifiez le règlement avant d’ouvrir les inscriptions : ces choix déterminent les horaires, les séries, le jury et le matériel nécessaire.
Réservez la piste, les vestiaires et les espaces d’accueil dès que la date est fixée. Prévoyez aussi les tentes du jury et de réception, surtout si la météo peut changer.
Traitez les inscriptions avant de composer les listes de départ. Attribuez ensuite les numéros, triez les dossards et préparez un dossier de concours pour chaque responsable.
Testez le chronométrage électronique avant le jour de la compétition et gardez des chronomètres, un pistolet de départ de réserve et des sifflets disponibles. Un essai sur place permet de repérer les câbles, batteries ou réglages manquants.
Répartissez les bénévoles par poste et confirmez la présence des secours au plus tard la semaine précédente. Vérifiez aussi les prévisions météo et adaptez les zones d’attente, les barrières et le ravitaillement.

Questions fréquentes

Quand ouvrir les inscriptions pour une compétition d’athlétisme ?: Ouvrez-les dès que les épreuves, le règlement et les horaires prévisionnels sont validés, idéalement 4 à 6 semaines avant la compétition. Fixez une date de clôture au moins 7 jours avant pour établir les listes de départ.
Combien de bénévoles faut-il pour une compétition d’athlétisme ?: Le nombre dépend des épreuves et du programme, mais répartissez les bénévoles par zones : départ, arrivées, concours, accueil, résultats et ravitaillement. Établissez la répartition définitive au moins 3 jours avant afin de remplacer les absences.
Quand tester le chronométrage électronique ?: Faites un premier test plusieurs jours avant l’événement, puis un second sur la piste la veille ou le matin même. Vérifiez également les chronomètres de secours, l’alimentation électrique et l’affichage des résultats.
Que faut-il préparer pour le jury le jour de la compétition ?: Préparez les dossiers de concours, les planches à pince, les feuilles nécessaires, les instruments de mesure et un espace couvert. Installez la tente du jury au moins 1 heure avant le début de la première épreuve.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.