Cómo organizar una competición de atletismo sin dejar cabos sueltos

Una competición de atletismo se organiza en este orden: define las pruebas y el reglamento, reserva la pista y los vestuarios, y fija quién dirige cada área. Después abre las inscripciones, prepara las listas de salida y asigna jueces, primeros auxilios y voluntarios. El día del torneo, el cronometraje, el material de cada prueba y la información para participantes deben estar comprobados antes de la primera salida. Este plan reúne 69 tareas y 69 elementos para seguir el evento de principio a fin.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Definir las pruebas de la competición
2 personas
2
Comprobar el reglamento del concurso
2 personas
3
Reservar la pista de atletismo
4
Reservar vestuarios
5
Fijar la dirección del torneo
2 personas
6
Definir el jurado
2 personas
7
Asignar personal de primeros auxilios
8
Enviar invitaciones
2 personas
9
Abrir inscripciones
10
Reclutar voluntarios
2 personas
11
Enviar la información de aparcamiento
12
Recoger preferencias dietéticas
13
Gestionar inscripciones
2 personas
14
Preparar las listas de salida
2 personas
15
Asignar números de dorsal
2 personas
16
Realizar el pedido de medallas
17
Pedir el catering
2 personas
18
Comprobar los premios
19
Hacer la distribución de voluntarios
2 personas
20
Comprobar el pronóstico del tiempo
21
Hacer la compra
3 personas
22
Preparar carpetas de competición
2 personas
23
Ordenar los dorsales
2 personas
24
Comprobar el material deportivo
3 personas
25
Probar el cronometraje electrónico
2 personas
26
Inspeccionar la pista y el campo
2 personas
27
Señalizar el recinto
3 personas
28
Colocar mesas y sillas
4 personas
29
Montar la carpa del jurado
3 personas
30
Montar la mesa de inscripciones
2 personas
31
Montar el punto de catering
3 personas
32
Enfriar las bebidas
2 personas
33
Colocar los tacos de salida
2 personas
34
Colocar vallas
3 personas
35
Preparar las cajas de salto
3 personas
36
Comprobar los círculos de lanzamiento
2 personas
37
Probar el sistema de megafonía
2 personas
38
Dar la sesión informativa al jurado
3 personas
39
Dar la charla a los voluntarios
2 personas

Evento

40
Recepción de participantes
4 personas
41
Entregar los dorsales
3 personas
42
Recibir al público
3 personas
43
Encargarse del anuncio de apertura
44
Coordinar los componentes de la competición
8 personas
45
Repartir listas de salida
2 personas
46
Registrar horarios
3 personas
47
Registrar intentos
4 personas
48
Convocar a los participantes
2 personas
49
Rellenar las bebidas
2 personas
50
Servir café y té
2 personas
51
Servir bocadillos y fruta
3 personas
52
Mantener el recinto limpio y seguro
2 personas
53
Atender el punto de primeros auxilios
2 personas
54
Comprobar los resultados
2 personas
55
Realizar la ceremonia de medallas
4 personas
56
Encargarse del anuncio de cierre
57
Despedir a los participantes
3 personas

Seguimiento

58
Reunir material deportivo
4 personas
59
Retirar vallas y tacos de salida
3 personas
60
Desmontar las mesas del jurado
3 personas
61
Desmontar el punto de catering
3 personas
62
Recoger la basura
3 personas
63
Lavar la vajilla
2 personas
64
Limpiar los vestuarios
2 personas
65
Limpiar el recinto
4 personas
66
Publicar los resultados
67
Agradecer a los participantes
2 personas
68
Devolver los materiales prestados
2 personas
69
Guardar la catering sobrante
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Material deportivo

Bloques de salidacant. 8
Vallascant. 20
Testigos de relevocant. 12
Balascant. 6
Jabalinascant. 6
Discoscant. 6
Listones de salto de alturacant. 4
Soportes de salto de alturacant. 2
Tablas de proteccióncant. 3
Cintas métricascant. 6
Barras de medicióncant. 3
Conoscant. 40
Discos de marcajecant. 30
Pistola de salida
Pistola de reserva
Banderas de salidacant. 4
Mazos de competicióncant. 2
Anemómetroscant. 2
Portapapeles del juradocant. 12
Cronómetroscant. 8
Silbatoscant. 8
Dorsalescant. 180
Imperdiblescant. 400
Paquetes de medallascant. 30
Tableros de resultadoscant. 4

Mobiliario

Mesas plegablescant. 12
Sillas plegablescant. 40
Carpa del jurado
Carpas de fiestacant. 3
Vallas de separacióncant. 20
Percheroscant. 4

Equipo

Cronometraje electrónico
Portátilcant. 2
Impresora
Altavoces móvilescant. 2
Micrófonoscant. 2
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6
Baterías externascant. 4

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 250
Tazas de cafécant. 100
Platoscant. 180
Cubiertoscant. 180
Bandejas de servircant. 12
Jarras de cafécant. 4
Termoscant. 6
Jarras de aguacant. 8

Catering

Neveras portátilescant. 6
Dispensadores de bebidascant. 4
Bandejas para mantener calientecant. 4
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de pancant. 4
Pinzas de servircant. 8
Sacacorchoscant. 2
Compras

Seguridad

Botiquines de primeros auxilioscant. 2
Compresas de hielocant. 20
Chalecos reflectantescant. 20
Linternascant. 6

Iluminación

Lámparas LEDcant. 8
Bateríascant. 24

Limpieza

Papeleracant. 12
Sets de escobacant. 4
Recogedores de polvocant. 4
Fregonascant. 4
Cuboscant. 4
Guantes de limpiezacant. 12
Paños de microfibracant. 24
Dispensadores de jabón de manoscant. 6

Consejos

Cierra primero las pruebas y el reglamento: de ello dependen los horarios, las listas de salida, el jurado y el material necesario para cada disciplina.
Reserva la pista y los vestuarios con antelación y confirma por escrito los horarios de acceso. También debes enviar la información de aparcamiento antes de abrir las inscripciones.
Haz una prueba completa del cronometraje electrónico antes del torneo y prepara una alternativa con cronómetros. Comprueba también la pistola de salida, la de reserva y las banderas.
No esperes a la última semana para repartir funciones: asigna jueces, primeros auxilios y voluntarios por zonas, incluidos salida, llegadas, concursos y atención a participantes.
Encarga las medallas, premios y catering después de cerrar las inscripciones. Recoge las preferencias dietéticas y revisa la previsión meteorológica para decidir la distribución de carpas y mesas.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una competición de atletismo?: Empieza al menos 8 semanas antes para reservar la pista, definir el reglamento y abrir las inscripciones. Deja los últimos 7 días para cerrar listas de salida, probar el cronometraje y confirmar voluntarios.
¿Cuándo se preparan las listas de salida?: Prepáralas cuando las inscripciones estén cerradas y revisadas, normalmente entre 3 y 5 días antes de la competición. Asigna entonces los dorsales y entrega al jurado las carpetas actualizadas.
¿Cuántos voluntarios hacen falta para una competición de atletismo?: El número depende de las pruebas y del tamaño del grupo, pero planifica al menos un responsable por cada zona activa y una persona de reserva por turno. Define los puestos entre 7 y 10 días antes para poder cubrir ausencias.
¿Qué se debe comprobar el día anterior a una competición de atletismo?: Revisa la pista, los vestuarios, los dorsales, las medallas y todo el material deportivo, desde las vallas y testigos hasta las cintas métricas y los anemómetros. Haz una prueba final del cronometraje y confirma la llegada del jurado, los primeros auxilios y el catering.

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