Checklist voor een goed georganiseerde atletiekwedstrijd

Een atletiekwedstrijd organiseren vraagt meer dan startlijsten en sportmateriaal klaarzetten. Je regelt tegelijk inschrijvingen, wedstrijdonderdelen, jury, vrijwilligers, vergunningen en de inrichting van het terrein. Begin enkele weken vooraf met het programma en de aanmeldingen, zodat je tijd houdt voor controles en wijzigingen. In de laatste week draait alles om definitieve deelnemerslijsten, startnummers, formulieren en materiaal. Deze checklist helpt je de voorbereiding in een logische volgorde af te werken.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Wedstrijdprogramma vaststellen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen openen
Inschrijvingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Wedstrijdonderdelen bevestigen
2 personen
Juryleden benaderen
2 personen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Reserveringen maken
Vergunningen controleren
Weersverwachting volgen
Definitieve deelnemerslijst maken
2 personen
Startlijsten opstellen
2 personen
Jury-instructies printen
Deelnemers informeren
Boodschappen doen
3 personen
Startnummers sorteren
2 personen
Medaillepakketten samenstellen
2 personen
Wedstrijdformulieren voorbereiden
2 personen
Materiaal controleren
3 personen
Batterijen opladen
Koelboxen vullen
2 personen
Terrein inspecteren
3 personen
Inschrijftafel opbouwen
3 personen
Jurytafels opstellen
4 personen
Publieksstoelen plaatsen
4 personen
Start- en finishzone markeren
4 personen
Spring- en werpvelden uitzetten
5 personen
Horden en matten plaatsen
4 personen
Omroepinstallatie testen
2 personen
Wedstrijdklokken testen
2 personen
Bewegwijzering ophangen
2 personen
Catering klaarmaken
3 personen
Jurytafels bevoorraden
2 personen
Inschrijfbalie inrichten
2 personen
EHBO-materiaal klaarleggen
2 personen
Vrijwilligers instrueren
2 personen
Juryleden ontvangen
2 personen

Event

Deelnemers registreren
4 personen
Startnummers uitdelen
3 personen
Laatste parcourscontrole uitvoeren
3 personen
Openingsmededelingen verzorgen
2 personen
Startgroepen verzamelen
3 personen
Wedstrijden begeleiden
8 personen
Tijden registreren
3 personen
Pogingen en afstanden noteren
5 personen
Startcommando's geven
2 personen
Parcoursposten bemannen
6 personen
Publiek informeren
Dranken serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Fruit en snacks uitserveren
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Wedstrijdmateriaal verplaatsen
4 personen
Uitslagen controleren
2 personen
Prijzen klaarzetten
2 personen
Prijsuitreiking verzorgen
3 personen
Eindmededelingen doen
Deelnemers uitgeleide doen
2 personen
Wedstrijdformulieren verzamelen
2 personen

Nazorg

Terrein vrijmaken
5 personen
Horden en matten opruimen
4 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Afval scheiden en afvoeren
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Catering opruimen
3 personen
Terrein schoonmaken
4 personen
Uitslagen publiceren
2 personen
Gevonden voorwerpen sorteren
Materiaal reinigen
3 personen
Materiaal opslaan
3 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Uitslagen naar deelnemers mailen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Inschrijftafelsaantal 2
Jurytafelsaantal 8
Cateringtafelsaantal 4
Klapstoelenaantal 80
Barkrukkenaantal 4
Tafelkledenaantal 12
Kledingrekkenaantal 2

Sportmateriaal

Startblokkenaantal 8
Hordenaantal 20
Hoogspringstaandersaantal 2
Hoogspringlattenaantal 4
Hoogspringmattenaantal 2
Verspringplankenaantal 2
Meetlintenaantal 6
Meetstokkenaantal 4
Kogelsaantal 4
Discuswerpenaantal 4
Sperenaantal 6
Estafettestokjesaantal 12
Pionnenaantal 40
Markeerschijvenaantal 50
Afzetlintaantal 6
Startpistool
Startpistoolpatronenaantal 2
Finishlintenaantal 6
Wedstrijdvlaggenaantal 12
Startnummerriemenaantal 180
Juryclipboardsaantal 20
Schrijfplankenaantal 10
Juryhesjesaantal 20
Vrijwilligershesjesaantal 15
Medaillelintenaantal 60
Medaillehoudersaantal 60
Trofeeënaantal 12
EHBO-koffersaantal 2
IJscompressenaantal 12
Reddingsdekensaantal 10
Zonparasolsaantal 4

Apparatuur

Elektronische tijdklokkenaantal 3
Stopwatchesaantal 8
Omroepinstallatie
Luidsprekersaantal 2
Microfoonsaantal 2
Verlenghaspelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 6
Laptopsaantal 3
Printersaantal 2
Labelprinters

Verlichting

Bouwlampenaantal 4
LED-lantaarnsaantal 8

Decoratie

Bewegwijzerbordenaantal 14
Start- en finishbannersaantal 4
Pijlbordenaantal 12

Servies

Herbruikbare bekersaantal 250
Koffiekopjesaantal 80
Bordenaantal 180
Besteksetsaantal 180
Schenkkannenaantal 8

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 6
Thermoskannenaantal 6
Snijplankenaantal 4
Keukenmessenaantal 4
Serveerschalenaantal 12
Serveerlepelsaantal 12
Thermosflessenaantal 8

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 10
Schoonmaakemmersaantal 4
Bezemsetsaantal 4
Dweilenaantal 4
Handvegersaantal 4
Wasbakkenaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Stel het wedstrijdprogramma en de onderdelen uiterlijk vier weken vooraf vast. Zo kunnen deelnemers zich gericht inschrijven en kun je juryleden, vrijwilligers en materiaal per onderdeel indelen.
Open de inschrijvingen zodra het programma definitief is en verwerk aanmeldingen wekelijks. Verzamel dieetwensen uiterlijk één week voor de wedstrijd, zodat catering niet op de wedstrijddag hoeft te worden aangepast.
Maak in de laatste week een definitieve deelnemerslijst en startlijsten. Sorteer startnummers per onderdeel en leg wedstrijdformulieren, jury-instructies en medaillepakketten apart per tafel klaar.
Controleer sportmateriaal en apparatuur minimaal twee dagen vooraf. Test elektronische tijdklokken, stopwatches en de omroepinstallatie, laad batterijen op en tel startpistoolpatronen, estafettestokjes en meetmaterialen na.
Inspecteer het terrein op de wedstrijddag vóór de eerste deelnemers arriveren. Bouw de inschrijftafel, jurytafels en cateringtafels op, plaats afzetlint en controleer of startblokken, horden, matten en werponderdelen veilig liggen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een atletiekwedstrijd organiseren?: Begin ongeveer zes tot acht weken vooraf met het programma, reserveringen, vergunningen en juryleden. Open de inschrijvingen zodra de wedstrijdonderdelen zijn bevestigd en plan de laatste materiaalcontrole twee dagen voor de wedstrijd.
Wanneer maak je de startlijsten voor een atletiekwedstrijd?: Maak de definitieve deelnemerslijst bij voorkeur vijf tot zeven dagen vooraf. Stel daarna de startlijsten op en informeer deelnemers over onderdelen, tijden, startnummers en eventuele wijzigingen.
Hoeveel juryleden en vrijwilligers heb je nodig bij een atletiekwedstrijd?: Plan per actief onderdeel minimaal één verantwoordelijke juryfunctionaris en wijs daarnaast vrijwilligers aan voor inschrijving, begeleiding en terreinbeheer. Maak de indeling uiterlijk één week vooraf, zodat uitval nog kan worden opgevangen.
Wanneer controleer je het materiaal voor een atletiekwedstrijd?: Doe een volledige telling en test minimaal twee dagen vooraf. Controleer op de wedstrijddag nog één keer startblokken, horden, hoogspringmateriaal, werpmateriaal, meetmiddelen, tijdklokken en de omroepinstallatie.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.