Checklist para organizar una competición de atletismo

Una competición de atletismo necesita mucho más que reservar una pista y reunir participantes. Antes del día señalado tendrás que cerrar el programa, gestionar las inscripciones, coordinar al jurado y asignar funciones concretas a los voluntarios. También conviene revisar con tiempo el material de cada prueba, preparar dorsales y documentación, y comprobar permisos y previsión meteorológica. Esta checklist reúne el orden de trabajo para llegar al montaje con todo preparado y evitar decisiones improvisadas durante la jornada.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Establecer el programa de la competición
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Abrir inscripciones
Procesar las inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Confirmar las pruebas de competición
2 personas
Contactar a los miembros del jurado
2 personas
Asignar voluntarios
2 personas
Hacer reservas
Comprobar permisos
Seguir la previsión del tiempo
Crear la lista final de participantes
2 personas
Preparar las listas de salida
2 personas
Imprimir instrucciones del jurado
Informar a los participantes
Hacer la compra
3 personas
Ordenar los dorsales
2 personas
Preparar los lotes de medallas
2 personas
Preparar los formularios de competición
2 personas
Comprobar el material
3 personas
Cargar las baterías
Llenar las neveras portátiles
2 personas
Inspeccionar el recinto
3 personas
Montar la mesa de inscripción
3 personas
Montar las mesas del jurado
4 personas
Colocar las sillas del público
4 personas
Marcar la zona de salida y meta
4 personas
Delimitar las zonas de salto y lanzamiento
5 personas
Colocar vallas y esterillas
4 personas
Probar el sistema de megafonía
2 personas
Probar los relojes de competición
2 personas
Colgar señalización
2 personas
Preparar el catering
3 personas
Abastecer las mesas del jurado
2 personas
Montar el mostrador de inscripción
2 personas
Preparar el material de primeros auxilios
2 personas
Instruir a los voluntarios
2 personas
Recibir a los miembros del jurado
2 personas

Evento

Registrar a los participantes
4 personas
Repartir dorsales
3 personas
Realizar la última revisión del recorrido
3 personas
Preparar los anuncios de apertura
2 personas
Reunir a los grupos de salida
3 personas
Supervisar las competiciones
8 personas
Registrar horarios
3 personas
Anotar los intentos y las distancias
5 personas
Dar las órdenes de salida
2 personas
Supervisar los puestos del recorrido
6 personas
Informar al público
Servir las bebidas
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Servir fruta y snacks
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Trasladar el material de competición
4 personas
Comprobar los resultados
2 personas
Preparar los premios
2 personas
Gestionar la entrega de premios
3 personas
Hacer los anuncios finales
Despedir a los participantes
2 personas
Recoger los formularios de la competición
2 personas

Seguimiento

Despejar el recinto
5 personas
Recoger las vallas y los colchones
4 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Separar y desechar los residuos
3 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Recoger el catering
3 personas
Limpiar el recinto
4 personas
Publicar los resultados
2 personas
Clasificar los objetos perdidos
Limpiar el material
3 personas
Guardar el material
3 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Enviar los resultados por correo a los participantes

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 3
Mesas de inscripcióncant. 2
Mesas del juradocant. 8
Mesas de cateringcant. 4
Sillas plegablescant. 80
Taburetes de barcant. 4
Mantelescant. 12
Percheroscant. 2

Material deportivo

Bloques de salidacant. 8
Vallascant. 20
Barras de salto de alturacant. 2
Listones de salto de alturacant. 4
Colchonetas de salto de alturacant. 2
Tablas de saltocant. 2
Cintas métricascant. 6
Barras de medicióncant. 4
Balascant. 4
Lanzamiento de discocant. 4
Lanzascant. 6
Testigos de relevocant. 12
Conoscant. 40
Discos de marcajecant. 50
Cinta de balizamientocant. 6
Pistola de salida
Cartuchos para pistola de salidacant. 2
Cintas de metacant. 6
Banderas de la competicióncant. 12
Cinturones para dorsalescant. 180
Portapapeles del juradocant. 20
Portapapelescant. 10
Chalecos del juradocant. 20
Chalecos para voluntarioscant. 15
Cintas de medallacant. 60
Portamedallascant. 60
Trofeoscant. 12
Botiquines de primeros auxilioscant. 2
Compresas de hielocant. 12
Mantas térmicascant. 10
Sombrillascant. 4

Equipo

Cronómetros electrónicoscant. 3
Cronómetroscant. 8
Sistema de megafonía
Altavocescant. 2
Micrófonoscant. 2
Enrollacablescant. 4
Regletascant. 6
Portátilescant. 3
Impresorascant. 2
Impresoras de etiquetas

Iluminación

Lámparas de obracant. 4
Faroles LEDcant. 8

Decoración

Paneles de señalizacióncant. 14
Banners de salida y llegadacant. 4
Carteles direccionalescant. 12

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 250
Tazas de cafécant. 80
Platoscant. 180
Cubiertoscant. 180
Jarras de servircant. 8

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Neveras portátilescant. 6
Termoscant. 6
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de cocinacant. 4
Bandejas de servircant. 12
Cucharones de servircant. 12
Botellas térmicascant. 8

Limpieza

Papeleracant. 10
Cubos de limpiezacant. 4
Sets de escobacant. 4
Fregonascant. 4
Escobas de manocant. 4
Fregaderoscant. 4

Catering

Compras

Consejos

Cierra el programa y las pruebas antes de abrir las inscripciones. Así podrás publicar horarios realistas y preparar las listas de salida sin rehacerlas varias veces.
Asigna a cada voluntario una función y un horario concretos. Para una jornada con varias pruebas, confirma también quién sustituye a cada persona si falta el día de la competición.
Revisa permisos, reservas y seguro con varias semanas de margen. La previsión meteorológica se puede seguir más adelante, pero cualquier autorización pendiente puede bloquear todo el evento.
Comprueba el material de cada disciplina por separado: bloques de salida, vallas, tablas, cintas métricas, barras, balas, discos, lanzas y testigos. Carga las baterías de los cronómetros electrónicos y prueba el sistema de megafonía antes del montaje.
Prepara el recinto el día anterior o con varias horas de antelación. Monta la mesa de inscripción y las mesas del jurado, coloca la señalización y deja listas las neveras, dorsales, formularios y lotes de medallas.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que abrir las inscripciones para una competición de atletismo?: Ábrelas al menos 3 o 4 semanas antes de la competición. Reserva los últimos 5-7 días para revisar pagos o datos, recoger preferencias dietéticas y cerrar la lista final de participantes.
¿Cuándo hay que preparar las listas de salida?: Prepáralas después de cerrar las inscripciones y confirmar las pruebas, idealmente entre 3 y 5 días antes. Imprímelas de nuevo si hay cambios importantes durante las últimas 24 horas.
¿Cuántos voluntarios hacen falta para una competición de atletismo?: Calcula como mínimo 1 persona para la inscripción, 2 o más por zona de pruebas y personal específico para apoyar al jurado, la megafonía y los resultados. En una competición con varias disciplinas, confirma la distribución al menos 7 días antes.
¿Cuándo se debe revisar el material deportivo?: Haz una primera comprobación 7 días antes para detectar material que falte o esté dañado. Repite la revisión el día anterior y deja cargadas las baterías, preparados los cartuchos y ordenado el material por prueba.

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