Checklist pour organiser une compétition d’athlétisme

Une compétition d’athlétisme demande une coordination précise entre les inscriptions, les épreuves, le jury et l’installation du site. Cette checklist de 73 tâches et 75 éléments vous aide à avancer dans le bon ordre, du programme initial aux derniers contrôles avant le départ. Elle couvre aussi les listes de départ, les dossards, les médailles, la sonorisation et le matériel de mesure. Vous évitez ainsi les oublis qui ralentissent les épreuves le jour J.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Établir le programme de la compétition
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir les inscriptions
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Valider les épreuves du concours
2 personnes
Contacter les membres du jury
2 personnes
Répartir les bénévoles
2 personnes
Faire les réservations
Vérifier les autorisations
Suivre les prévisions météo
Établir la liste définitive des participants
2 personnes
Établir les listes de départ
2 personnes
Imprimer les instructions du jury
Informer les participants
Faire les courses
3 personnes
Trier les dossards
2 personnes
Composer les packs de médailles
2 personnes
Préparer les formulaires de concours
2 personnes
Vérifier le matériel
3 personnes
Recharger les batteries
Remplir les glacières
2 personnes
Inspecter le site
3 personnes
Installer la table d’inscription
3 personnes
Installer les tables du jury
4 personnes
Installer les sièges du public
4 personnes
Marquer la zone de départ et d'arrivée
4 personnes
Délimiter les zones de saut et de lancer
5 personnes
Installer les haies et les tapis
4 personnes
Tester le système de sonorisation
2 personnes
Tester les horloges de course
2 personnes
Installer la signalétique
2 personnes
Préparer le catering
3 personnes
Approvisionner les tables du jury
2 personnes
Installer le bureau d'inscription
2 personnes
Préparer le matériel de premiers secours
2 personnes
Briefer les bénévoles
2 personnes
Accueillir les membres du jury
2 personnes

Événement

Enregistrer les participants
4 personnes
Distribuer les dossards
3 personnes
Effectuer le dernier contrôle du parcours
3 personnes
Annonces d’ouverture
2 personnes
Rassembler les groupes de départ
3 personnes
Encadrer les matchs
8 personnes
Enregistrement des horaires
3 personnes
Noter les essais et les distances
5 personnes
Donner les consignes de départ
2 personnes
Tenir les postes du parcours
6 personnes
Informer le public
Servir les boissons
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir des fruits et des snacks
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Déplacer le matériel de compétition
4 personnes
Vérifier les résultats
2 personnes
Préparer les prix
2 personnes
Assurer la remise des prix
3 personnes
Faire les annonces de fin
Accompagner les participants à la sortie
2 personnes
Rassembler les formulaires de compétition
2 personnes

Suivi

Dégager le site
5 personnes
Ranger les haies et les tapis
4 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Trier et évacuer les déchets
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Ranger le service traiteur
3 personnes
Nettoyer le site
4 personnes
Publier les résultats
2 personnes
Trier les objets trouvés
Nettoyer le matériel
3 personnes
Stocker le matériel
3 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Envoyer les résultats par e-mail aux participants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables d’inscriptionqté 2
Tables du juryqté 8
Tables de cateringqté 4
Chaises pliantesqté 80
Tabourets de barqté 4
Nappesqté 12
Portants à vêtementsqté 2

Matériel de sport

Blocs de départqté 8
Haiesqté 20
Montants de saut en hauteurqté 2
Barres de saut en hauteurqté 4
Tapis de saut en hauteurqté 2
Planches de saut en longueurqté 2
Mètres rubansqté 6
Piquets de mesureqté 4
Ballesqté 4
Lancer du disqueqté 4
Lancesqté 6
Témoins de relaisqté 12
Cônesqté 40
Disques de marquageqté 50
Ruban de balisageqté 6
Pistolet de départ
Cartouches pour pistolet de départqté 2
Rubans d’arrivéeqté 6
Drapeaux de matchqté 12
Ceintures de dossardqté 180
Presse-papiers pour le juryqté 20
Porte-blocsqté 10
Gilets de juryqté 20
Gilets de bénévolesqté 15
Rubans de médailleqté 60
Porte-médaillesqté 60
Trophéesqté 12
Trousses de premiers secoursqté 2
Poches de glaceqté 12
Couvertures de survieqté 10
Parasolsqté 4

Équipement

Chronomètres électroniquesqté 3
Chronomètresqté 8
Système de sonorisation
Haut-parleursqté 2
Microphonesqté 2
Rallonges électriquesqté 4
Multiprisesqté 6
Ordinateurs portablesqté 3
Imprimantesqté 2
Imprimantes d’étiquettes

Éclairage

Projecteurs de chantierqté 4
Lanternes LEDqté 8

Décoration

Panneaux de signalisationqté 14
Bannières de départ et d’arrivéeqté 4
Panneaux indicateursqté 12

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 250
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 180
Couvertsqté 180
Carafesqté 8

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 6
Thermosqté 6
Planches à découperqté 4
Couteaux de cuisineqté 4
Plateaux de serviceqté 12
Cuillères de serviceqté 12
Bouteilles isothermesqté 8

Nettoyage

Poubellesqté 10
Seaux de nettoyageqté 4
Sets de balaiqté 4
Serpillièresqté 4
Balais à mainqté 4
Lavabosqté 4

Catering

Courses

Conseils

Fixez le programme et validez les épreuves avant d’ouvrir les inscriptions : les participants doivent connaître les disciplines, les horaires et les conditions de participation dès le départ.
Prévoyez une date limite d’inscription au moins 7 jours avant la compétition. Il vous restera du temps pour traiter les demandes alimentaires, établir la liste définitive et préparer les listes de départ.
Répartissez les bénévoles par zone, avec au moins une personne responsable de l’inscription, du jury, du chronométrage et de chaque aire d’épreuve. Communiquez les consignes écrites avant l’arrivée des participants.
Contrôlez le matériel la veille et rechargez les batteries des chronomètres électroniques et du système de sonorisation. Vérifiez notamment les blocs de départ, les haies, les tapis, les mètres rubans et les témoins de relais.
Installez la table d’inscription et les tables du jury avant l’ouverture du site, puis triez les dossards et composez les packs de médailles par catégorie. Une préparation par groupes réduit les files d’attente le matin.

Questions fréquentes

Quand ouvrir les inscriptions pour une compétition d’athlétisme ?: Ouvrez-les dès que le programme et les épreuves sont validés, idéalement 4 à 6 semaines avant la compétition. Fermez les inscriptions au moins 7 jours avant afin de préparer les listes de départ et le matériel nominatif.
Combien de bénévoles faut-il pour organiser une compétition d’athlétisme ?: Prévoyez au minimum 1 responsable pour l’inscription, 1 coordinateur, 2 personnes au jury et 1 à 2 personnes par aire d’épreuve. Pour une compétition avec plusieurs disciplines simultanées, comptez généralement 10 à 15 bénévoles.
Que vérifier la veille d’une compétition d’athlétisme ?: Inspectez le site, contrôlez chaque équipement, rechargez les batteries et vérifiez les prévisions météo. Préparez aussi les dossards, les formulaires du jury, les médailles et les glacières au plus tard la veille au soir.
Quand préparer les listes de départ et les dossards ?: Préparez la liste définitive des participants dès la clôture des inscriptions, puis établissez les listes de départ 3 à 5 jours avant l’événement. Triez les dossards après cette validation pour éviter les corrections de dernière minute.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.